Kasy fiskalne online – od kiedy i dla kogo?

Od 2016 roku wielu przedsiębiorców zadawało sobie pytania dotyczące kas online. Kiedy się pojawią? Czym różnią się od tradycyjnych kas […]

Kasy fiskalne online - od kiedy i dla kogo?

Od 2016 roku wielu przedsiębiorców zadawało sobie pytania dotyczące kas online. Kiedy się pojawią? Czym różnią się od tradycyjnych kas fiskalnych? Czy będą od nich droższe? Jak działają kasy w wersji online? Jakie branże jako pierwsze będą musiały zadbać o ich posiadanie? 

Wybierz kasy online z naszej oferty!

Ostateczna decyzja w sprawie kas online zapadła dopiero po 3 latach, od rozpoczęcia dyskusji. Dnia 3.04.2019 Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej podpisał nowelizację ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy Prawo o miarach, która określa, kto musi posiadać kasy online. Od kiedy pojawił się taki obowiązek? Ustawa zaczęła obowiązywać od 1.05.2019 roku. Jakie zmiany wprowadziła? Jak wygląda sytuacja aktualnie, skoro po drodze pojawił się koronawirus i zamieszał w planach wszystkich przedsiębiorców?

Centralne Repozytorium Kas, czyli ciągły przepływ informacji sprzedażowych

Czym właściwie jest kasa online? Jej głównym zadaniem jest łączenie się przez internet z serwerami Ministerstwa Finansów, czyli z tzw. Centralnym Repozytorium Kas. Celem tego działania jest zdanie relacji ze sprzedaży: paragonów, paragonów anulowanych, czy raportów dobowych. Repozytorium Kas gromadzi także dodatkowe informacje, np. o obowiązkowych przeglądach technicznych. Proces ten odbywa się według określonego harmonogramu.

Kasa fiskalna online jak sama nazwa wskazuje, wymaga dostępu do internetu, a po stronie podatnika leży obowiązek spełnienia tego warunku. Załóżmy, że w miejscu, w którym prowadzisz swoją działalność gospodarczą, pojawiają się problemy z dostępem do tego medium. Wtedy powinieneś wystąpić do Naczelnika Urzędu Skarbowego o zmianę harmonogramu łączenia się kasy z internetem. W wyniku ustaleń będziesz miał obowiązek zapewnić dostęp do internetu z określoną częstotliwością. Oznacza to, że przenosisz kasę w miejsce z dostępem np. raz na dwa tygodnie i umożliwiasz jej komunikację z Centralnym Repozytorium Kas

Zaznaczamy, że urządzenia spełniające wymogi prawne, to nie tylko kasy – wśród nich znajdziemy także drukarki online. Jeśli więc to drukarka online lepiej wpisuje się w potrzeby Twojego biznesu, zdecyduj się na jej kupno!

Kasa fiskalna online – dla kogo i od kiedy?

Tylko niektórzy podatnicy muszą posiadać kasy fiskalne online. Rozporządzenie z dnia 3.04.2019 precyzowało, kto powinien zaopatrzyć się w kasę online:

  • 1.01.2020 rok – usługi związane z naprawą pojazdów mechanicznych oraz opon, a także sprzedażą paliwa,
  • 01.07.2020 rok – branża gastronomiczna, hotelarska oraz sprzedaż węgla (w tym wszystkich paliw stałych pozyskiwanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu),
  • 01.01.2021 – lekarze (w tym dentyści), prawnicy, fryzjerzy, kosmetyczki, usługi budowlane, usługi fitness.

Sytuację zmieniło jednak pojawienie się w Polsce pandemii koronawirusa. Trudna sytuacja gospodarcza skłoniła Ministerstwo Finansów do odroczenia terminów wprowadzenia kas online odpowiednio o pół roku. W efekcie, w roku 2020, tylko mechanicy, wulkanizatorzy oraz osoby sprzedające paliwo, zakupiły zgodnie z terminem kasy fiskalne online. Zatem kto musi mieć kasę fiskalną online w roku 2020? Co z pozostałymi branżami? Od kiedy kasy online obowiązują znaczną część sektora usług?

Poniżej rozwiewamy wszelkie wątpliwości:

  • 1.01.2021 –  branża gastronomiczna, hotelarska oraz sprzedaż węgla (w tym wszystkich paliw stałych pozyskiwanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu),
  • 1.07.2021 – lekarze (w tym dentyści), prawnicy, fryzjerzy, kosmetyczki, usługi budowlane, usługi fitness.

Kasy tradycyjne, a kasy fiskalne online

Znaczną zmianą jest całkowite wyeliminowanie kopii papierowej paragonów. Przez pewien czas funkcjonować będzie jedynie kopia elektroniczna, aby ostatecznie przekształcić się w tzw. pamięć chronioną. Do dnia 31.08.2019 roku ważność zachowały homologacje kas fiskalnych z papierową kopią. Od tego czasu nie można sprzedawać takich urządzeń, ani wymieniać w nich pamięci fiskalnych. Dnia 31.12.2022 roku podobny los spotka kasy z kopią elektroniczną. Czym różni się pamięć chroniona od kopii elektronicznej? Użytkownik nie będzie miał do niej swobodnego dostępu – straci możliwość kopiowania danych na komputer z karty SD. 

W ustawie określono, że każda kasa online musi współpracować z terminalem płatniczym, w sposób automatyczny. Oznacza to, że komunikacja pomiędzy kasą a terminalem odbywa się za pomocą podłączenia do siebie urządzeń. Wyeliminuje to błędy przy ręcznym wpisywaniu kwot zapłaty do terminala. 

Różnice w porównaniu z tradycyjnymi kasami fiskalnymi zauważyć można także w przebiegu procesu fiskalizacji. Uruchomienie kasy równa się przekazaniu informacji o urządzeniu oraz właścicielu kasy do Repozytorium. W wyniku tego działania kasy fiskalne otrzymują numer ewidencyjny. Tą samą drogą są przekazywane wszelkie informacje dotyczące sprzedaży. 

Kasy online – cena i ulgi na zakup

Skoro wiesz już kto i od kiedy musi wyposażyć się w kasy fiskalne online, warto wspomnieć o ich cenach i procesie zakupu. Urządzenia online przeważnie nie są droższe w porównaniu ze znanymi nam tradycyjnymi kasami i drukarkami fiskalnymi. W pewnych przypadkach ich cena może być jednak o 100 – 200 zł wyższa. Wszystko zależy od danego producenta oraz modelu urządzenia. Minimalnie musimy się przygotować na kwotę około 1200 zł netto, za kasy online fiskalne. Cena wzrasta wraz z możliwościami oferowanymi przez dane urządzenie, osiągając kwoty rzędu 3 tysięcy złotych netto za drukarki online.

Należy tu również poruszyć temat ulgi na zakup kasy online. Według ustawy podatnicy mogą odliczyć od podatku kwotę w wysokości 90% ceny kasy netto, jednak nie może być to kwota wyższa niż 700 zł netto. Ulga dotyczy podatników, którzy pierwszy raz stoją przed koniecznością zakupienia kasy i z własnego wyboru decydują się na zakup kasy online oraz tych, których do zakupu zmuszają warunki zapisane w ustawie. Wszystkie informacje określające, co należy zrobić, by uzyskać ulgę, znajdują się TUTAJ.

Odwiedź nasz sklep!

wróć do bazy wiedzy