Kasy fiskalne online – od kiedy, dla kogo i co to jest?

Od 2016 roku wielu przedsiębiorców zadawało sobie pytania dotyczące kas online. Kiedy się pojawią? Czym różnią się od tradycyjnych kas fiskalnych? Czy będą od nich droższe? Jak działają kasy w wersji online? Jakie branże jako pierwsze będą musiały zadbać o ich posiadanie? 

Wybierz kasy online z naszej oferty!

Ostateczna decyzja w sprawie kas online zapadła dopiero po 3 latach, od rozpoczęcia dyskusji. Dnia 3.04.2019 Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej podpisał nowelizację ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy Prawo o miarach, która określa, kto musi posiadać kasy online. Ustawa zaczęła obowiązywać od 1.05.2019 roku. Jakie zmiany wprowadziła? Czym są kasy online? Co różni je od kas tradycyjnych? Kto musi je posiadać? W tym artykule odpowiadamy na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące kas online.

Sprawdź ważne informacje o kasach online:

Kto musi posiadać kasę online?

Tylko niektórzy podatnicy muszą posiadać kasy fiskalne online. Pierwotne terminy zostały w większości zmienione przez Ministerstwo Finansów z powodu pandemii koronawirusa. Poniżej przedstawiamy aktualną, uproszczoną listę branż, które przeszły na kasy online:

• 1.01.2020 rok – usługi związane z naprawą pojazdów mechanicznych oraz opon, a także sprzedażą paliwa,
• 1.01.2021 –  branża gastronomiczna, hotelarska oraz sprzedaż węgla (w tym wszystkich paliw stałych pozyskiwanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu),,
• 1.07.2021 – lekarze (w tym dentyści), prawnicy, fryzjerzy, kosmetyczki, usługi budowlane, usługi fitness.

Nie wiesz jaką kasę online wybrać? Sprawdź poradnik Mico na kanale Youtube!

Jaka jest podstawa prawna obowiązku posiadania kasy online?

1. USTAWA z dnia 15 03 2019 o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach | Art. 145b. niniejszego dokumentu określa pierwotne terminy przejścia na kasy online dla wymienionych branż.
2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 10 czerwca 2020 | § 1. niniejszego dokumentu określa aktualne terminy przejścia na kasy online dla wymienionych branż. Przesunięcie terminów było spowodowane pandemią koronawirusa i problemami finansowymi firm.

Co to jest kasa online?

Kasa online umożliwia automatyczną i stałą komunikację z serwerami Ministerstwa Finansów, nazywanymi Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Z tego powodu wymaga podłączenia do Internetu.

Korzystam z drukarki fiskalnej. Czy w takim razie muszę kupić drukarkę online?

Tak, jeśli ustawa Cię do tego zobowiązuje. Sformułowanie „Kasy online” to jedynie uproszczenie, które w rzeczywistości dotyczy urządzeń fiskalnych online. Urządzeniem fiskalnym jest również drukarka.

Co to jest CRK?

CRK to baza danych, którą zarządza Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Twoja kasa online wysyła do tej bazy informacje dotyczące: paragonów, paragonów anulowanych, wydruków niefiskalnych, raportów dobowych, czy obowiązkowych przeglądów technicznych.  Słowem: CRK gromadzi dane sprzedażowe. Proces ten odbywa się według określonego harmonogramu.

Jak wygląda harmonogram łączenia się kasy online z CRK?

Harmonogram zakłada, że kasa online musi posiadać stałe, nieprzerwane połączenie z Repozytorium. Jesteś odpowiedzialny za umożliwienie tej komunikacji, czyli zapewnienie urządzeniu stabilnego dostępu do Internetu.

Czy można zmienić harmonogram łączenia się kasy online z CRK?

Tak, szczególnie jeśli w Twoim miejscu sprzedaży pojawiają się problemy z dostępem do Internetu. W tym celu musisz wystąpić o zmianę harmonogramu do Naczelnika Urzędu Skarbowego. Właściwy wniosek znajdziesz w Załączniku 2 (strona 22) Rozporządzenia_MF_z dnia_29_04_2019_w_sprawie_kas_rejestrujących.

Jakie istnieją typy połączeń z CRK?

Kasy online, tak jak inne urządzenia elektroniczne, uzyskują dostęp do Internetu na kilka sposobów. Istnieją 4 podstawowe sposoby komunikacji z CRK, wykorzystujące łącze internetowe:

1. LAN/Ethernet – przez kabel sieciowy,
2. NetShare – specyficzne dla urządzeń online firmy Posnet – podłączenie kasy do komputera przez złącze USB (wymagany wyspecjalizowany kabel USB A-A),
3. WiFi (często WiFi/Bluetooth) – z wykorzystaniem routera,
4. GSM/GPRS – przez wbudowaną kartę SIM lub specjalny moduł.

W tym artykule przeczytasz więcej o rodzajach komunikacji z CRK: Typy połączeń urządzenia fiskalnego online z CRK – ranking.

Jakie połączenie z CRK wybrać?

Najbardziej niezawodnym sposobem komunikacji jest połączenie GSM/GPRS. Zapewnia stałe połączenie, niezależne od lokalnej infrastruktury informatycznej (routerów, komputerów itd.). Doskonale sprawdza się zarówno w stacjonarnej, jak i mobilnej sprzedaży. Połączenie GSM/GPRS jest wygodne, nie wymaga od Ciebie wiedzy specjalistycznej, nie naraża Cię na koszty ponownych konfiguracji. Wszystkie nasze argumenty opisaliśmy w tym artykule: GSM/GPRS – najlepsze połączenie z Centralnym Repozytorium Kas.

Czy jeśli zakupiłem kasę online choć nie mam takiego obowiązku, nadal muszę zapewnić jej połączenie z CRK?

Tak. Tylko w ten sposób kasa online może wypełniać swoją podstawową funkcję.

Czym różnią się kasy online od tradycyjnych?

Najważniejszą różnicą jest to, że kasy online komunikują się zdalnie z Centralnym Repozytorium Kas. W tym celu zostały stworzone, dlatego tak ważny jest wybór stabilnego typu połączenia z Repozytorium. Poza tym są to urządzenia bardziej nowoczesne, oferujące więcej funkcji, złącz komunikacyjnych i usprawnień. Proces fiskalizacji dla kasy online różni się nieznacznie od fiskalizacji kasy tradycyjnej.

Czy będę miał problemy z obsługą urządzenia online?

Nie. Tym bardziej jeśli zmienisz dotychczasowy model urządzenia na jego wersję online. Obsługa będzie taka sama. Warto także wiedzieć, że ze specjalistami Ekipy Mico skontaktujesz się przez WhatsApp! Wideo to stanowczo najszybszy sposób kontaktu, jeśli chodzi o udzielenie zdalnej pomocy.

Czy kasy online są droższe od tradycyjnych?

Tak, choć nieznacznie. Różnica w cenie pomiędzy tym samym modelem kasy tradycyjnej i kasy online zazwyczaj wynosi 200 zł. Na cenę wpływa również wybrany sposób komunikacji z CRK. W standardzie jest to zazwyczaj komunikacja Ethernet/NetShare. Komunikacja WiFi to dodatkowe 75 – 100 zł. Najdroższe są urządzenia z niezawodnym GSM/GPRS – kosztują 200 – 300 zł więcej od standardowych modeli.

Czy otrzymam zwrot 700 zł za kasę online?

Tak. Ulga dotyczy podatników, którzy pierwszy raz stoją przed koniecznością zakupienia kasy i z własnego wyboru decydują się na zakup kasy online oraz tych, których do zakupu zmuszają warunki zapisane w ustawie. W tym momencie zwrot za urządzenia fiskalne obejmuje jedynie urządzenia fiskalne online. Zwrot otrzymują zarówno czynni jak i bierni płatnicy VAT. Podkreślmy, że ważność przysługiwania ulgi to 6 miesięcy, licząc od daty powstania obowiązku.

Jak otrzymać zwrot za kasę online?

Musisz kupić urządzenie online oraz mieć na to dowód zakupu w postaci faktury (nie może być to leasing!). Jeśli jesteś czynnym płatnikiem VAT, rozliczasz kwotę za zakup kasy w deklaracji VAT-7 lub VAT-7K. Bierny podatnik VAT musi złożyć wniosek o ulgę na zakup kasy do Naczelnika Urzędu Skarbowego, w którym urządzenie było rejestrowane. Wszelkie szczegóły znajdziesz tutaj: Zwrot za kasę fiskalną.

Chcę kupić kasę rezerwową – czy też musi być online?

Tak, jeśli jesteś objęty obowiązkiem posiadania kasy online.

Czy mogę uczynić ze swojej kasy z kopią elektroniczną kasę rezerwową?

Nie, jeśli jesteś objęty obowiązkiem posiadania kasy online.

Tak, jeśli kupiłeś kasę online, choć nie masz takiego obowiązku, a Twoje dotychczasowe urządzenie z kopią elektroniczną nadal działa. Wtedy możesz używać go jako kasy rezerwowej.

Czym kierować się przy wyborze kasy online?

Najlepiej zwrócić uwagę na kilka podstawowych kwestii:

1. sposób połączenia z CRK – wybierz taki, który zapewni Ci codzienny komfort pracy (najlepiej GSM/GPRS lub WiFi),
2. praca stacjonarna lub w terenie – zdecyduj czy potrzebujesz kasy mobilnej czy raczej będziesz pracować w jednym miejscu,
3. wielkość bazy towarowej – dla sklepu zazwyczaj potrzebna jest większa baza towarowa, a dla usług mniejsza,
4. możliwości komunikacji – przemyśl, jakie urządzenia dodatkowe są Ci potrzebne (np. terminal, waga, czytnik kodów kreskowych, monitoring, komputer…) i sprawdź przed zakupem, czy dana kasa posiada odpowiednie złącza.

Wszystkie te dane znajdują się zarówno w opisach naszych produktów jak i w sekcji „Dane techniczne”. Warto również korzystać z filtrów w naszym sklepie i od razu wyszukać urządzenia pasujące do Twojej branży. Zobacz: kasy online w Mico.

Czy od 1 stycznia 2023 będę musiał posiadać kasę online?

Nie. W powyższym terminie homologacje tracą kasy fiskalne z kopią elektroniczną – nie będzie można ich sprzedawać, ani wymieniać w nich pamięci fiskalnych. Oznacza to , że będziesz mógł pracować na kasie z kopią elektroniczną, dopóki pozwoli na to jej stan techniczny, o ile wcześniej nie zostałeś objęty obowiązkiem posiadania kasy online. W ten sposób kasy z kopią elektroniczną stopniowo ustąpią kasom online.

Po co komu urządzenia online?

Urządzenie online komunikuje się z podmiotami nadzorczymi zdalnie, przesyłając dane sprzedażowe podatników. Pozwala to na sprawne wykrycie nieprawidłowości, ograniczanie szarej strefy, a także gromadzenie danych do późniejszych analiz. Z pewnością wpływa to na zmniejszenie ilości kontroli skarbowych. 🙂

Odwiedź nasz sklep!