Kasa fiskalna online – jak działa?

Kasy fiskalne online pojawiły się w sprzedaży w 2019 roku i stopniowo stają się powszechnie używanymi urządzeniami. Na wielu podatników wręcz nałożono obowiązek posiadania urządzenia online. Dlaczego stały się one koniecznie? Czym różni się od zwykłego urządzenia kasa fiskalna online? Jak działa? Poniżej odpowiadamy na wszystkie pytania, skupiając się szczególnie na funkcjonalnościach nowych urządzeń.

Odwiedź nasz sklep!

Jak działają kasy fiskalne?

Na samym wstępie pochylmy się nad sposobem funkcjonowania klasycznych kas z kopią elektroniczną. Pozwala to lepiej zrozumieć, jak działa kasa fiskalna online. Podstawową funkcją każdego urządzenia fiskalnego jest rejestrowania obrotu oraz podatku dochodowego i podatku VAT, pochodzących ze sprzedaży detalicznej. Stąd poprawną i najczęściej stosowaną w aktach prawnych nazwą jest „kasa rejestrująca” lub „urządzenie rejestrujące”. 

Wszystkie informacje zapisywane są w pamięci fiskalnej, oraz podsumowane z końcem każdego dnia sprzedaży, podczas wykonywania raportu dobowego. W wykonanym raporcie dobowym nie można wprowadzić żadnych zmian. W związku z tym informacje o danym dniu sprzedaży zostają na stałe zapisane w pamięci wewnętrznej urządzenia. Ponadto jest to dokument przedkładany pracownikowi Urzędu Skarbowego podczas kontroli.

Jeśli chcesz kupić kasę fiskalną online, ale nie wiesz jaki model wybrać zajrzyj do poniższego poradnika Ekipy Mico na naszym kanale na YouTube:

Kasy fiskalne online – dlaczego są potrzebne?

Tak jak zostało napisane, ewidencja prowadzona na klasycznym urządzeniu z kopią elektroniczną jest kontrolowana między innymi przez wykonywanie raportów dobowych i miesięcznych. Każda kontrola wymaga więc fizycznej obecności pracownika Urzędu Skarbowego, co wpływa negatywnie na częstotliwość ich wykonywania. Prowadzi również prostą drogą do nadużyć i przestępstw podatkowych, a także bujnego rozwoju szarej strefy.

I tutaj właśnie wkracza kasa fiskalna online. Jak działa to urządzenie? Dlaczego pomaga ograniczyć szarą strefę? Czym różni się od tradycyjnych urządzeń z kopią elektroniczną?

Kasa fiskalna online – jak działa?

Podstawową różnicą pomiędzy tradycyjną kasą fiskalną a kasą online jest to, że urządzenie online komunikuje się z podmiotami nadzorczymi zdalnie. Odbywa się to bez udziału użytkownika kasy. Kasa rejestruje na bieżąco wszelkie dane dotyczące sprzedaży, takie jak paragony fiskalne, wydruki niefiskalne, raporty dobowe lub informacje o przeglądach i przekazuje je bezpośrednio odpowiednim organom.

Wszelkie informacje trafiają do CRK, czyli Centralnego Repozytorium Kas, którym zarządza Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Pochodzą one od podatników posiadających kasy online i pozwalają w związku z tym na zdalne wykrycie nieprawidłowości, sprawne ograniczanie szarej strefy, a także gromadzenie danych do późniejszych analiz. 

Sposób komunikacji z CRK jest jedną z najważniejszych cech, jakie posiada kasa fiskalna online. Jak działa taka komunikacja? Do jej przeprowadzenia konieczne jest łącze internetowe, przez które dokonuje się transfer danych, zgodnie z określony harmonogramem (zazwyczaj co 2 godziny). Dlatego na rynku istnieją urządzenia wykorzystujące w tym celu WiFi, Ethernet, GPRS lub rozwiązanie NetShare, gdzie kasa online jest na stałe podłączona do komputera. Wszystkie zalety i wady powyższych rozwiązań opisaliśmy tutaj: Typy połączeń urządzenia fiskalnego z CRK.

Kasy tradycyjne, a kasy online – szczegóły

Ze zdalnej komunikacji z CRK i podłączenia do internetu wynikają również inne zmiany. Kasy online aktualizują swoje oprogramowanie automatycznie, pozyskując je ze strony producenta. Nieco inaczej wygląda też proces potwierdzenia fiskalizacji, gdy podlega jej kasa fiskalna online. Jak działa w takim przypadku serwisant? Generuje pierwszy raport dobowy, ale nie ma on postaci papierowej a elektroniczną. Dokument kieruje się automatycznie do CRK i jest wystarczającym potwierdzeniem fiskalizacji. Oznacza to, że nie wymaga przedkładania w Urzędzie Skarbowym żadnych dodatkowych pism i zaświadczeń, jak w przypadku urządzeń tradycyjnych. 

Poza wymienionymi wyżej zmianami kasa fiskalna online działa jak urządzenie tradycyjne, ponieważ jej obsługa jest niemalże identyczna. W związku z tym największe zmiany zaszły w dodaniu kasie pewnej automatycznej samodzielności, która nie wymaga uwagi użytkownika i uczenia się całkiem nowego systemu pracy. 

Wybierz kasy online z naszej oferty!