FAQ – Najczęściej Zadawane Pytania

Tematy dotyczące branży fiskalnej nie są łatwe – nie tylko odnoszą się do urządzeń, z którymi początkujący przedsiębiorca zazwyczaj nie ma doświadczenia, ale także wielokrotnie dotykają obszaru prawnego. Przepisy prawne natomiast lubią się zmieniać i czasami trudno się w nich orientować na bieżąco.Jako wykwalifikowany serwis urządzeń fiskalnych wiemy, jakie pytania nurtują naszych Klientów, dlatego postanowiliśmy zgromadzić odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania w jednym miejscu. Polecamy zapoznać się z poniższymi informacjami.

Skontaktuj się z nami!

Po co kasa fiskalna?

Kasy fiskalne stworzono by ewidencjonować sprzedaż na rzecz osób prywatnych i prawidłowo rozliczać podatki. Paragon fiskalny stanowi kluczowy dowód zakupu produktu w transakcjach pomiędzy prywatnym klientem, a firmą. Pomiędzy przedsiębiorstwami taką rolę pełni faktura VAT. Dzięki istnieniu kas fiskalnych finanse przedsiębiorstw są uporządkowane i transparentne, a prawa konsumentów chronione.

Kto musi mieć kasę fiskalną?

Najbardziej podstawowa zasada wynikająca z Ustawy o VAT mówi, że każda sprzedaż na rzecz osoby fizycznej lub rolnika ryczałtowego musi zostać zarejestrowana na kasie fiskalnej. W rzeczywistości obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej w Polsce są objęte określone grupy przedsiębiorców. Listę branż objętych bezwzględnym obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej od pierwszego dnia sprzedaży (§ 4. 1 i 2) zawiera Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Jest to dokument aktualizowany co rok lub dwa lata, z którym trzeba być na bieżąco.

W Rozporządzeniu przewidziano też ustawowe zwolnienia ze względu na limit obrotu (20 000 zł w danym roku podatkowym) oraz rodzaj wykonywaj działalności (Załącznik do Rozporządzenia). Zobacz, czy obejmuje Cię zwolnienie z kasy fiskalnej 2025 roku.

Jakie dokumenty wziąć za sobą na pierwsze spotkanie w Mico?

MICO nie potrzebuje żadnych dokumentów, aby móc zainstalować Twoją kasę fiskalną. Warto jednak przygotować sobie kilka niezbędnych informacji, które wykorzystamy do późniejszego przygotowania urządzenia. Pełną listę tych informacji znajdziesz tutaj: Jakie dane są potrzebne do zaprogramowania kasy fiskalnej?

Co to jest kasa fiskalna online?

Cechą wyróżniającą urządzenia online jest komunikacja z CRK (Centralne Repozytorium Kas). By spełniać to zadanie, urządzenie fiskalne musi być stale podłączone do internetu. Połączenie z internetem można osiągnąć poprzez: Ethernet, WiFi, Bluetooth, sieć GSM. To Twój obowiązek, by zapewnić urządzeniu stabilne połączenie z CRK. Od Ciebie zależy, jaką formę komunikacji wybierzesz – jeśli nie będziesz wiedział na jakiej podstawie podjąć decyzję, krótki wywiad wystarczy byśmy Ci pomogli.

Czym jest Centralne Repozytorium Kas?

Informatyczny, centralny system, który gromadzi zdarzenia rejestrowane przez kasy fiskalne online. Zarządza nim Szef Krajowej Administracji Skarbowej. CRK działa w dwie strony – nie tylko odbiera dane, ale także przekazuje polecenia do urządzeń. CRK wysyła zdarzenia takie jak: wykonanie przeglądu technicznego, wystawione paragony, raporty fiskalne, informacje o fiskalizacji. Repozytorium nie wysyła do KAS danych dotyczących konsumentów, jedynie dane o sprzedaży!

Kiedy wybrać kasę, a kiedy drukarkę fiskalną?

W skrócie można napisać, że kasy fiskalne są samodzielnymi urządzeniami, polecanymi dla niewielkich przedsiębiorstw, które nie posiadają bardzo rozbudowanej oferty towarów i usług. Rozchód towaru jest rejestrowany po pobraniu informacji o sprzedaży przez program magazynowy.

Drukarki fiskalne natomiast wymagają podłączenia do komputera i specjalnego oprogramowania, ale posiadają za to dużo więcej możliwości – możemy dostosować je do konkretnej branży, tworzyć szczegółowe raporty i analizy. Poleca się je dla firm z dużą ilością produktów i usług, świetnie sprawdzają się w dużych sklepach czy gastronomii. Rejestrowanie rozchodu towaru odbywa się w sposób automatyczny, przy wystawianiu paragonu, dlatego drukarki fiskalne dają nam większą kontrolę dotyczącą stanów magazynowych. Jak można się domyślić, posiadają także szersze możliwości wydruku niż kasy fiskalne.

Czy przysługuje mi ulga 90 % na zakup urządzenia fiskalnego?

Kupując urządzenia fiskalne podatnik może otrzymać 90% ulgi liczonej od ceny zakupu urządzenia, jednak ulga ta wyniesie nie więcej niż 700 zł. Prawo, o którym mowa, dotyczy wszystkich podatników rozpoczynających prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Należy jednak podkreślić, że jednocześnie:

• ulga przysługuje w tym momencie tylko podatnikom, nabywającym urządzenia online – zarówno tym, którzy sami zdecydowali o rejestrowaniu sprzedaży za pomocą urządzenia online i nie prowadzili wcześniej sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej, jak i tym, których zobowiązano do wymiany urządzenia,
• ulga dotyczy zarówno czynnych, jak i biernych podatników VAT,
• ulga przysługuje tylko na pierwsze zakupione urządzenia / urządzenie, każdy kolejny zakup np. w przypadku wymiany urządzeń, dokupowania urządzeń lub zakupu kasy rezerwowej nie podlega uldze.

O tym, które branże objęte zostały obowiązkiem przejścia na kasy online pisaliśmy tutaj: Kasy online – dla kogo? Pamiętaj, że jeśli przepisy zobowiązują Cię do przejścia na kasę online, choć uprzednio używałeś kasy z kopią elektroniczną i chcesz otrzymać na nią ulgę, musisz uprzednio dokonać odczytu pamięci fiskalnej ze starej kasy! Szczegóły dotyczące odczytu znajdują się tutaj: wymiana pamięci fiskalnej.

Jak rozliczyć ulgę na zakup kasy?

Jeśli jesteś czynnym płatnikiem VAT, by rozliczyć kwotę za zakup urządzenia fiskalnego online:

• przy rozliczeniu miesięcznym wykorzystaj deklarację VAT-7,
• przy rozliczeniu kwartalnym wykorzystaj deklarację VAT-7K.

Jeśli jesteś biernym płatnikiem VAT, złóż do naczelnika Urzędu Skarbowego wniosek zawierający:

• dane: imię, nazwisko (nazwę), adres, NIP, nr. rachunku bankowego,
• kopię faktury za zakup urządzenia, kopię dowodu zapłaty całej należności za kasę oraz kopię raportu fiskalnego miesięcznego, jako potwierdzenie prowadzenia sprzedaży na danym urządzeniu.

Szczegółowe informacje w temacie rozliczania zwrotów znajdziesz tutaj: Jak uzyskać zwrot za kasę fiskalną?

Czy ulga na zakup kasy może zostać odebrana?

Tak, zwrot pieniędzy za zakup urządzenia fiskalnego może być odebrany. Taka sytuacja ma miejsce, jeśli:

• w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania przestaniesz używać urządzenia on-line,
• nie zapewniasz połączenia umożliwiającego komunikację z CRK w sposób systematyczny i nie ustaliłeś z naczelnikiem Urzędu Skarbowego innego harmonogramu,
• nie zgłosisz kasy fiskalnej do obowiązkowego przeglądu technicznego, co najmniej raz na 2 lata (od dnia fiskalizacji lub ostatniego przeglądu technicznego).

Co to jest fiskalizacja?

Fiskalizacja jest jednorazową i nieodwracalną operacją polegającą na trwałym zapisie numeru NIP podatnika do modułu fiskalnego. Powoduje przełączenie kasy w tryb fiskalny, w którym raporty dobowe zawierające sprzedaż dzienną i zapisywane są na pamięci fiskalnej. Fiskalizacji może dokonać jedynie uprawniony serwisant na wniosek użytkownika kasy. Zakończenie procesu fiskalizacji dokonuje się poprzez zgłoszenie instalacji i serwisu w Urzędzie Skarbowym, właściwym podatnikowi. Więcej informacji o procesie fiskalizacji znajdziesz tutaj: Co to jest fiskalizacja?

Jakie są moje obowiązki jako użytkownika urządzenia fiskalnego?

Jako użytkownik urządzenia fiskalnego powinieneś:

• rejestrować na nim każdą sprzedaż na rzecz osoby prywatnej, wydawać paragon,
• poddawać urządzenie obowiązkowemu przeglądowi technicznemu,
• drukować raport fiskalny dobowy (jeśli danego dnia była sprzedaż) i raporty fiskalne miesięczne,
• przechowywać książkę kasy,
• zapewniać urządzeniu połączenie z CRK (jeśli jest online),
• zapoznać swoich pracowników z zasadami używania urządzenia.

Czym są raporty fiskalne?

Raporty fiskalne – dobowy i miesięczny – to podsumowania transakcji sprzedażowych zarejestrowanych na kasie fiskalnej w określonym czasie. Raport dobowy wykonujemy raz dziennie, po zakończeniu sprzedaży, ale przed rozpoczęciem sprzedaży dnia kolejnego. Raport miesięczny drukujemy po zakończeniu miesiąca.

Główna różnica między raportem dobowym a miesięcznym polega na tym, że raport dobowy jest raportem zerującym. Oznacza to, że po jego wydrukowaniu licznik obrotu dziennego w kasie fiskalnej jest zerowany, a dane dotyczące sprzedaży z danego dnia zostają zapisane w pamięci fiskalnej kasy i są niedostępne do ponownego odczytu. Raport miesięczny jest podsumowaniem wszystkich raportów dobowych z danego miesiąca, ale nie resetuje licznika kasy.

Ile razy dziennie powinien być wykonywany raport dobowy?

Jeden raz, na koniec dnia pracy, jeśli w danym dniu była realizowana sprzedaż, nie później jednak niż następnego dnia przed rozpoczęciem sprzedaży – jest to określone w przepisach prawa. W praktyce generowany jest jeden, maksymalnie dwa raporty dobowe, choć teoretycznie można wykonywać go nawet po każdej zarejestrowanej sprzedaży (paragonie).

Co zrobić gdy zgubiłem książkę serwisową?

Zagubienie lub kradzież książki serwisowej należy niezwłocznie zgłosić na piśmie do właściwego Urzędu Skarbowego. Kolejnym krokiem jest wystąpienie do serwisu o wydanie duplikatu – pamiętaj o załączeniu kopii pisma, złożonego w Urzędzie Skarbowym!

Co to jest obowiązkowy przegląd techniczny?

Obowiązkowy przegląd techniczny kasy fiskalnej to okresowa kontrola urządzenia przeprowadzana przez uprawniony serwis. Ma na celu weryfikację jej prawidłowego działania technicznego, nienaruszalności plomb oraz poprawności zapisu danych. Taki przegląd jest wymogiem prawnym, który należy wykonać co najmniej raz na 24 miesiące od daty fiskalizacji lub poprzedniego przeglądu. Więcej informacji o przeglądach technicznych znajdziesz tutaj: Kasa fiskalna – przegląd techniczny

Co grozi za niewypełnianie obowiązków użytkownika urządzenia fiskalnego?

Za niewypełnianie obowiązków użytkownika urządzenie fiskalnego grożą kary skarbowe, w postaci mandatów lub grzywien. Więcej na ten temat w artykule: Kary za nieposiadanie kasy fiskalnej.

Czy nie mogę nic sprzedawać w przypadku awarii kasy?

Tak, w takiej sytuacji należy zaprzestać sprzedaży. Raz rozpoczęta sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej, pociąga za sobą brak możliwości prowadzenia sprzedaży niefiskalnej. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by w takiej sytuacji sprzedawać z użyciem kasy rezerwowej. Więcej informacji o postępowaniu w przypadku awarii znajdziesz tutaj: Awaria kasy fiskalnej – co zrobić? W przypadku niewielkiej awarii być może wystarczy kontakt wideo-WhatsApp z naszymi specjalistami.

Czy mogę używać kasy lub drukarki ze starą homologacją?

Tak, dopóki stan urządzenia na to pozwala. Homologacja stanowi potwierdzenie, że dane urządzenia spełnia wszelkie normy i jest zgodne z przepisami – to sygnał dla producentów i serwisów, że można je dystrybuować i sprzedawać. Jeśli dane urządzenie lub typ urządzeń traci homologację, nie możemy ich sprzedawać ani wymieniać ich pamięci fiskalnych, ale użytkownik może korzystać z takiej kasy fiskalnej lub drukarki.

Jak zarejestrować na kasie sytuację, w której klient posiadając paragon potwierdzający transakcje zakupu, chce zwrócić zakupiony wcześniej towar?

W przypadku zwrotu towaru z oryginałem paragonu należy dokonać korekty ręcznej w dokumentacji księgowej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, działanie kasy fiskalnej nie przewiduje zwrotów, czy też anulowania zakończonego paragonu

Co zrobić, gdy pamięć fiskalna ulegnie zapełnieniu lub uszkodzeniu?

W takiej sytuacji możesz kupić nowe urządzenie fiskalne, lub wymienić pamięć w dotychczas używanym, wzywając w tym celu serwisanta. Więcej informacji o wymianie pamięci fiskalnej znajdziesz tutaj: Wymiana pamięci fiskalnej.

Czy mogę wystawić klientowi fakturę na podstawie paragonu?

Tak, ale tylko w przypadku, jeśli na paragon uprzednio został naniesiony numer NIP kupującego. Od 1 stycznia 2020r, zgodnie z nowelizacją ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, paragon bez numeru NIP nie stanowi podstawy do wydania faktury VAT. Za niezastosowanie się do tego wymogu, sankcja zostanie nałożona na sprzedawcę, który wystawił fakturę VAT niezgodnie z prawem.

Czy mogę zmienić swój serwis kas fiskalnych?

Tak. Jeśli z jakiegoś powodu współpraca z serwisem kas fiskalnych nie przebiega po Twojej myśli, powinieneś skontaktować się z wybranym przez siebie serwisem, ustalić zasady serwisowania oraz poinformować o zmianie swój serwis główny. Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj: Zmiana serwisu kas fiskalnych.

Nabyłem kasę online, chociaż nie jestem objęty takim obowiązkiem. Czy nadal muszę zapewnić jej dostęp do internetu?

Tak. Poprawne funkcjonowanie kasy online wymaga przesyłania danych do Centralnego Repozytorium Kas i w tym celu trzeba zapewnić jej dostęp do internetu.

Jestem objęty obowiązkiem posiadania kasy online i chciałbym zakupić kasę rezerwową. Czy kasa rezerwowa też musi być online?

Tak. Jeśli jesteś objęty obowiązkiem prowadzenia ewidencji za pomocą kasy online, Twoja kasa rezerwowa też musi spełnić ten wymóg. Jeśli natomiast prowadzisz sprzedaż na kasie online, ale nie jesteś objęty takim obowiązkiem, kasa rezerwowa może być urządzeniem tradycyjnym.

Używam kasy/drukarki z kopią elektroniczną. Czy 1 stycznia 2023 roku będę musiał posiadać urządzenie online?

Nie. Jeśli prawo wcześniej nie objęło Cię obowiązkiem posiadania kasy online, także po 1 stycznia 2023 będziesz mógł używać swojego urządzenia z kopią elektroniczną, tak długo jak pozwoli na to stan urządzenia. Wraz z dniem 31 grudnia 2022 urządzenia z kopią elektroniczną tracą swoją homologację, co oznacza, że nie będzie można ich sprzedawać, ani wymieniać w nich pamięci fiskalnych. Zapewni to stopniowe przejście wszystkich podatników na urządzenia online.

Co to jest system POS?

System POS (Point of Sale) to cyfrowy pomocnik w sklepie czy usługach – to taka inteligentna kasa, która pozwala szybko nabić produkty, przyjąć płatność, śledzić, co się sprzedało, i ogarnąć stan magazynu. Najczęściej takie rozwiązanie opieramy na dotykowym terminalu POS, drukarce fiskalnej, wybranym oprogramowaniu oraz akcesoriach – skanerach, wagach czy terminalach płatniczych. Dzięki POS  sprzedaż jest szybka, a zarządzanie biznesem dużo prostsze w oparciu o aktualne dane.

Co to jest e-paragon?

E-paragon to pełnoprawny dokument fiskalny, cyfrowy odpowiednik papierowej wersji. Stanowi zbiór danych wygenerowanych przez urządzenie fiskalne. W żadnym wypadku nie jest grafiką, obrazkiem, dokumentem tekstowym! E-paragon jest w pełni automatyczny, nie wymaga od klienta aplikacji, rejestracji, trzeba podać jedynie mail. Usługę uruchomisz tylko na wybranych modelach drukarek fiskalnych online (warunek niezbędny). Rozwiązanie szczególnie polecane dla branży e-commerce. Więcej w temacie: E-paragon w kasie fiskalnej online – co trzeba wiedzieć?

Skontaktuj się z nami!