FAQ – Najczęściej Zadawane Pytania

Tematy dotyczące branży fiskalnej nie są łatwe – nie tylko odnoszą się do urządzeń, z którymi początkujący przedsiębiorca zazwyczaj nie ma doświadczenia, ale także wielokrotnie dotykają obszaru prawnego. Przepisy prawne natomiast lubią się zmieniać i czasami trudno się w nich orientować na bieżąco.

Skontaktuj się z nami!

Jako wykwalifikowany serwis urządzeń fiskalnych wiemy, jakie pytania nurtują naszych klientów, dlatego postanowiliśmy zgromadzić odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania w jednym miejscu. Polecamy zapoznać się z poniższymi informacjami.

Jakich dokumentów potrzebuję przy zakupie kasy fiskalnej?

MICO nie potrzebuje żadnych dokumentów, aby móc zainstalować Twoją kasę fiskalną. Warto jednak przygotować sobie kilka niezbędnych informacji, które wykorzystamy do późniejszego przygotowania urządzenia. Pełną listę tych informacji znajdziesz tutaj: Jakie dane są potrzebne do zaprogramowania kast fiskalnej?

Kiedy powinienem wybrać kasę, a kiedy drukarkę fiskalną?

W skrócie można napisać, że kasy fiskalne są samodzielnymi urządzeniami, polecanymi dla niewielkich przedsiębiorstw, które nie posiadają bardzo rozbudowanej oferty towarów i usług. Rozchód towaru jest rejestrowany po pobraniu informacji o sprzedaży przez program magazynowy.

Drukarki fiskalne natomiast wymagają podłączenia do komputera i specjalnego oprogramowania, ale posiadają za to dużo więcej możliwości – możemy dostosować je do konkretnej branży, tworzyć szczegółowe raporty i analizy. Poleca się je dla firm z dużą ilością produktów i usług, świetnie sprawdzają się w dużych sklepach czy gastronomii. Rejestrowanie rozchodu towaru odbywa się w sposób automatyczny, przy wystawianiu paragonu, dlatego drukarki fiskalne dają nam większą kontrolę dotyczącą stanów magazynowych. Jak można się domyślić, posiadają także szersze możliwości wydruku niż kasy fiskalne.

Komu przysługuje zwrot 90% za zakup urządzenia fiskalnego?

Kupując urządzenia fiskalne podatnik może otrzymać 90% ulgi liczonej od ceny zakupu urządzenia, jednak ulga ta wyniesie nie więcej niż 700 zł. Prawo, o którym mowa, dotyczy wszystkich podatników rozpoczynających prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Należy jednak podkreślić, że jednocześnie:

• ulga przysługuje w tym momencie tylko podatnikom, nabywającym urządzenia online – zarówno tym, którzy sami zdecydowali o rejestrowaniu sprzedaży za pomocą urządzenia online i nie prowadzili wcześniej sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej, jak i tym, których zobowiązano do wymiany urządzenia,
• ulga dotyczy zarówno czynnych, jak i biernych podatników VAT,
• ulga przysługuje tylko na pierwsze zakupione urządzenia / urządzenie, każdy kolejny zakup np. w przypadku wymiany urządzeń, dokupowania urządzeń lub zakupu kasy rezerwowej nie podlega uldze.

O tym, które branże objęte zostały obowiązkiem przejścia na kasy online pisaliśmy tutaj: Kasy online – dla kogo? Pamiętaj, że jeśli przepisy zobowiązują Cię do przejścia na kasę online, choć uprzednio używałeś kasy z kopią elektroniczną i chcesz otrzymać na nią ulgę, musisz uprzednio dokonać odczytu pamięci fiskalnej ze starej kasy! Szczegóły dotyczące odczytu znajdują się tutaj: wymiana pamięci fiskalnej.

Jakie kroki podjąć, by uzyskać zwrot 90% od ceny zakupu urządzenia fiskalnego online?

Jeśli jesteś czynnym płatnikiem VAT, by rozliczyć kwotę za zakup urządzenia fiskalnego online:

• przy rozliczeniu miesięcznym wykorzystaj deklarację VAT-7,
• przy rozliczeniu kwartalnym wykorzystaj deklarację VAT-7K.

Jeśli jesteś biernym płatnikiem VAT, złóż do naczelnika Urzędu Skarbowego wniosek zawierający:

• dane: imię, nazwisko (nazwę), adres, NIP, nr. rachunku bankowego,
• kopię faktury za zakup urządzenia, kopię dowodu zapłaty całej należności za kasę oraz kopię raportu fiskalnego miesięcznego, jako potwierdzenie prowadzenia sprzedaży na danym urządzeniu.

Szczegółowe informacje w temacie rozliczania zwrotów znajdziesz tutaj: Jak uzyskać zwrot za kasę fiskalną?

Czy zwrot za zakup urządzenia fiskalnego może być odebrany?

Tak, zwrot pieniędzy za zakup urządzenia fiskalnego może być odebrany. Taka sytuacja ma miejsce, jeśli:

• w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania przestaniesz używać urządzenia on-line,
• nie zapewniasz połączenia umożliwiającego komunikację z CRK w sposób systematyczny i nie ustaliłeś z naczelnikiem Urzędu Skarbowego innego harmonogramu,
• nie zgłosisz kasy fiskalnej do obowiązkowego przeglądu technicznego, co najmniej raz na 2 lata (od dnia fiskalizacji lub ostatniego przeglądu technicznego).

Co to jest fiskalizacja urządzenia?

Fiskalizacja jest jednorazową i nieodwracalną operacją polegającą na trwałym zapisie numeru NIP podatnika do modułu fiskalnego. Powoduje przełączenie kasy w tryb fiskalny, w którym raporty dobowe zawierające sprzedaż dzienną i zapisywane są na pamięci fiskalnej. Fiskalizacji może dokonać jedynie uprawniony serwisant na wniosek użytkownika kasy. Zakończenie procesu fiskalizacji dokonuje się poprzez zgłoszenie instalacji i serwisu w Urzędzie Skarbowym, właściwym podatnikowi. Więcej informacji o procesie fiskalizacji znajdziesz tutaj: Co to jest fiskalizacja?

Co zrobić w przypadku zgubienia książki serwisowej?

Zagubienie lub kradzież książki serwisowej należy niezwłocznie zgłosić na piśmie do właściwego Urzędu Skarbowego. Kolejnym krokiem jest wystąpienie do serwisu o wydanie duplikatu – pamiętaj o załączeniu kopii pisma, złożonego w Urzędzie Skarbowym!

Czy w przypadku awarii kasy, nie mogę nic sprzedawać?

Tak, w takiej sytuacji należy zaprzestać sprzedaży. Raz rozpoczęta sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej, pociąga za sobą brak możliwości prowadzenia sprzedaży niefiskalnej. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by w takiej sytuacji sprzedawać z użyciem kasy rezerwowej. Więcej informacji o postępowaniu w przypadku awarii znajdziesz tutaj: Awaria kasy fiskalnej – co zrobić? W przypadku niewielkiej awarii być może wystarczy kontakt wideo-WhatsApp z naszymi specjalistami.

Kiedy wykonywać dobowe raporty fiskalne?

Wydruki raportów fiskalnych dobowych, muszą być wykonane w ściśle określonych odcinkach czasu, zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Mogą być:

• wykonywane z inicjatywy użytkownika (sprzedającego) po zakończeniu pracy w danym dniu – taki sposób jest najbardziej pożądany i naturalny,
• wymuszane przez samo urządzenie w sytuacji, gdy od rozpoczęcia sprzedaży upływa pełna doba, rozumiana jako określona data, nie upływ 24 godzin. Moduł fiskalny nie dopuści sprzedaży w dobie następującej po dwóch kolejnych dobach kalendarzowych sprzedaży, licząc okres sprzedaży od momentu wystawienia pierwszego paragonu fiskalnego po ostatnim raporcie dobowym.

PRZYKŁAD: Ostatni raport dobowy został wykonany dn. 11.04 o godz. 17.00. Pierwszy następny paragon został wystawiony dn. 14.04 o godz. 7.00. Sprzedaż będzie możliwa aż do północy z dn. 15.04 na dn. 16.04 – wtedy nastąpi żądanie wykonania wydruku raportu dobowego fiskalnego. Jeżeli sprzedaż rozpocznie się dn. 14.04 nie o 7.00 a o 23.00, to żądanie wykonania raportu nastąpi również o północy z dn. 15.04 na dn. 16.04. Natomiast, gdy sprzedaż rozpocznie się dn. 15.04 o godz. 00.05, to żądanie wykonania wydruku raportu dobowego fiskalnego nastąpi dopiero o północy z dn. 16.04 na dn. 17.04.

Ile razy dziennie powinien być wykonywany raport dobowy?

Jeden raz, na koniec dnia pracy, jeśli w danym dniu była realizowana sprzedaż, nie później jednak niż następnego dnia przed rozpoczęciem sprzedaży – jest to określone w przepisach prawa. W praktyce generowany jest jeden, maksymalnie dwa raporty dobowe, choć teoretycznie można wykonywać go nawet po każdej zarejestrowanej sprzedaży (paragonie).

Czy mogę używać kasy lub drukarki ze starą homologacją?

Tak, dopóki stan urządzenia na to pozwala. Homologacja stanowi potwierdzenie, że dane urządzenia spełnia wszelkie normy i jest zgodne z przepisami – to sygnał dla producentów i serwisów, że można je dystrybuować i sprzedawać. Jeśli dane urządzenie lub typ urządzeń traci homologację, nie możemy ich sprzedawać ani wymieniać ich pamięci fiskalnych, ale użytkownik może korzystać z takiej kasy fiskalnej lub drukarki.

Jak zarejestrować na kasie sytuację, w której klient posiadając paragon potwierdzający transakcje zakupu, chce zwrócić zakupiony wcześniej towar?

W przypadku zwrotu towaru z oryginałem paragonu należy dokonać korekty ręcznej w dokumentacji księgowej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, działanie kasy fiskalnej nie przewiduje zwrotów, czy też anulowania zakończonego paragonu.

Jak często powinienem poddać urządzenie fiskalne przeglądowi technicznemu?

Nie rzadziej niż co 2 lata i jest to przegląd absolutnie obowiązkowy, wynikający z przepisów polskiego prawa. Więcej informacji o przeglądach technicznych znajdziesz tutaj: Kasa fiskalna – przegląd techniczny.

Co zrobić, gdy pamięć fiskalna ulegnie zapełnieniu lub uszkodzeniu?

W takiej sytuacji możesz kupić nowe urządzenie fiskalne, lub wymienić pamięć w dotychczas używanym, wzywając w tym celu serwisanta. Więcej informacji o wymianie pamięci fiskalnej znajdziesz tutaj: Wymiana pamięci fiskalnej.

Czy mogę wystawić klientowi fakturę na podstawie paragonu?

Tak, ale tylko w przypadku, jeśli na paragon uprzednio został naniesiony numer NIP kupującego. Od 1 stycznia 2020r, zgodnie z nowelizacją ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, paragon bez numeru NIP nie stanowi podstawy do wydania faktury VAT. Za niezastosowanie się do tego wymogu, sankcja zostanie nałożona na sprzedawcę, który wystawił fakturę VAT niezgodnie z prawem.

Czy mogę zmienić swój serwis kas fiskalnych?

Tak. Jeśli z jakiegoś powodu współpraca z serwisem kas fiskalnych nie przebiega po Twojej myśli, powinieneś skontaktować się z wybranym przez siebie serwisem, ustalić zasady serwisowania oraz poinformować o zmianie swój serwis główny. Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj: Zmiana serwisu kas fiskalnych.

Nabyłem kasę online, chociaż nie jestem objęty takim obowiązkiem. Czy nadal muszę zapewnić jej dostęp do internetu?

Tak. Poprawne funkcjonowanie kasy online wymaga przesyłania danych do Centralnego Repozytorium Kas i w tym celu trzeba zapewnić jej dostęp do internetu.

Jestem objęty obowiązkiem posiadania kasy online i chciałbym zakupić kasę rezerwową. Czy kasa rezerwowa też musi być online?

Tak. Jeśli jesteś objęty obowiązkiem prowadzenia ewidencji za pomocą kasy online, Twoja kasa rezerwowa też musi spełnić ten wymóg. Jeśli natomiast prowadzisz sprzedaż na kasie online, ale nie jesteś objęty takim obowiązkiem, kasa rezerwowa może być urządzeniem tradycyjnym.

Używam kasy/drukarki z kopią elektroniczną. Czy 1 stycznia 2023 roku będę musiał posiadać urządzenie online?

Nie. Jeśli prawo wcześniej nie objęło Cię obowiązkiem posiadania kasy online, także po 1 stycznia 2023 będziesz mógł używać swojego urządzenia z kopią elektroniczną, tak długo jak pozwoli na to stan urządzenia. Wraz z dniem 31 grudnia 2022 urządzenia z kopią elektroniczną tracą swoją homologację, co oznacza, że nie będzie można ich sprzedawać, ani wymieniać w nich pamięci fiskalnych. Zapewni to stopniowe przejście wszystkich podatników na urządzenia online.

Skontaktuj się z nami!