Przegląd kasy fiskalnej po terminie – ile wynosi kara?

Nabycie kasy fiskalnej jest dla każdego przedsiębiorcy sporym wydarzeniem. Wszyscy czujemy ten ciężar powagi i odpowiedzialności, który wiąże się z urządzeniem fiskalnym. Nie jest to bowiem zwykły sprzęt elektroniczny, który może być używany według własnego uznania. Kasa fiskalna pełni ważną rolę kontrolną i podatkową, którą trzeba realizować w sposób zapisany w rozporządzeniach i ustawach. Z tego względu istnieje również obowiązek przeprowadzania regularnego przeglądu technicznego. Co jednak zrobić, gdy zdarzy nam się przegląd kasy fiskalnej po terminie? Czy grozi za to kara?

Brak przeglądu kasy fiskalnej – podstawy

Zanim zobaczymy, jaka kara za brak przeglądu kasy fiskalnej grozi przedsiębiorcy, przypomnijmy podstawy. O tym, że przegląd kasy fiskalnej jest obowiązkowy, informuje nas Ustawa o VAT. Konkretnie jest to Art.111 ust. 3a pkt. 4: 

3a. Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani: (…)

4) poddawać kasy rejestrujące w terminach określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 4 obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących; 

Z kolei o tym, jak często powinniśmy wykonywać serwis, by kara za brak przeglądu kasy fiskalnej nas nie dotknęła, mówi § 54 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Określono w nim, że podatnik musi zgłaszać kasę do przeglądu nie rzadziej niż co dwa lata. Oznacza to, że powinna ona zostać poddana takiej procedurze pierwszy raz dokładnie dwa lata po dacie fiskalizacji. Terminy kolejnych przeglądów będą wyznaczane cyklicznie. 

Istnieje oczywiście możliwość dokonywania przeglądów częściej niż co dwa lata. Pierwszy serwis jest często wykonywany po roku od daty fiskalizacji. Jest to tzw. przegląd gwarancyjny, przedłużający gwarancję na pamięć fiskalną aż do 5 lat. Nie jest jednak obowiązkowy.

Jeśli mielibyśmy dokonać przeglądu kasy fiskalnej po terminie, lepiej jest wykonać go przed upływem terminu, niż po nim. Zdarzają się planowane nieobecności lub niedyspozycje w dniu przeglądu np. wakacje czy pilne sprawy osobiste. Zalecamy wtedy wykonanie go wcześniej – nawet jeśli nie upłynęły jeszcze pełne dwa lata. Pamiętajmy, że dopilnowanie tej sprawy jest obowiązkiem przedsiębiorcy, a przegląd kasy fiskalnej po terminie nie przejdzie bez konsekwencji.

Przegląd kasy fiskalnej po terminie – dlaczego nie warto?

Jako, że przegląd techniczny urządzenia fiskalnego jest prawnie wymagany, przedsiębiorcy bywają nastawieni do niego negatywnie. Nie dość, że trzeba kupić kasę fiskalną, to jeszcze należy dopłacać do niej w trakcie eksploatacji! Warto jednak zauważyć, że brak przeglądu kasy fiskalnej może wiązać się nie tylko z mało przyjemną wizytą urzędników skarbowych, ale także skróceniem żywotności urządzenia.

Przegląd kasy fiskalnej to czynność w dużej mierze konserwacyjna, wykonywana przez wykwalifikowanych serwisantów. Brak przeglądu kasy fiskalnej skutkuje jej większą podatnością na nieprzewidziane awarie, po których wystąpieniu i tak należy oddać urządzenie fiskalne do serwisu – na uszkodzonym urządzeniu nie można bowiem nic sprzedawać. Często zdarza się, że przegląd techniczny jest dużo tańszy niż serwis kas fiskalnych przy pojawieniu się usterki. Dodatkowo pojawia się nieplanowany przestój w sprzedaży. O przeglądzie technicznym można poczytać w tym artykule: Jak długo trwa obowiązkowy serwis kasy fiskalnej i ile kosztuje?

Tym sposobem docieramy do tematu ustawowych sankcji. Jaka kara za brak przeglądu w 2024 roku grozi przedsiębiorcom? Informacje poniżej.

Czy jest kara za przegląd po terminie?

O tym, jaka kara za brak przeglądu w 2024 roku obowiązuje, mówi nam Ustawa o VAT, a konkretnie Art. 111. ust. 6ka. Znajduje się ta zapis mówiący: gdy podatnik nie podda kasy rejestrującej w terminach określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 4 obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis, naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości 300 zł. Z pozoru może się wydawać, że brak przeglądu kasy fiskalnej będzie nam się opłaca bardziej, niż wykonanie rzeczywistego serwisu. W końcu obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej potrafi kosztować nawet 400 zł, a więc więcej niż wynosi ustawowa kara.

Warto jednak wiedzieć, że kara za brak przeglądu kasy fiskalnej będzie nakładana przez Urząd Skarbowy nie jednorazowo, a do skutku, co miesiąc – aż nie wykonamy przeglądu. Suma 300 zł może w szybkim czasie urosnąć do znacznej kwoty, a jedynym sposobem by przerwać ciąg sankcji będzie przegląd kasy fiskalnej po terminie.

Według ustępu 6l. tej samej ustawy: Wpływy z kar pieniężnych, o których mowa w ust. 6j i 6ka, stanowią dochód budżetu państwa. Karę pieniężną uiszcza się, bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji, o której mowa w ust. 6j i 6ka. Oznacza to, że przedsiębiorca ma dwa tygodnie na opłacenie mandatu za brak przeglądu kasy fiskalnej.

Jaka kara za brak przeglądu 2024 

Na tym niestety nie koniec. Wiesz już, czy jest kara za przegląd po terminie i jaką dokładnie ma wartość pieniężną. Najbardziej dotkliwą sankcją jest jednak nie sam mandat. Bolesna jest konieczność zwrotu 700 zł ulgi otrzymanej od Urzędu Skarbowego na zakup kasy fiskalnej. Mówi o tym Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku, w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika. Interesuje nas konkretnie § 5 ust.1 i 2. Czytamy w nim, że: 

• 5. 1. Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydanych na zakup, w przypadkach gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej: 

(…)

2) naruszą obowiązki, o których mowa w art. 111 ust. 3a pkt 12 lub ust. 3ab ustawy. 

oraz

2. Zwrot odliczonych lub zwróconych kwot wydanych na zakup w przypadkach: 1) niepoddania w obowiązujących terminach kas rejestrujących obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy serwis, 2) wymienionych w ust. 1 – odnosi się tylko do tych kas, których te przypadki dotyczyły.

Z powyższych przepisów wynika bezpośrednio, z jaką karą za brak przeglądu w 2024 roku musisz się liczyć. Warto zwrócić jednak uwagę, że w tym przypadku Urząd Skarbowy nie wezwie Cię do zwrotu pieniędzy. Prawo zobowiązuje Cię, żebyś zrobił to sam. Mówi o tym punkt 3: 

3. Zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot należy dokonać na rachunek właściwego urzędu skarbowego w terminie: 

1) do 25. dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu (czynni płatnicy VAT – przyp. Mico); 

2) do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu – w przypadku podatników, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy. (zwolnieni z VAT – przyp. Mico).

Kara za brak przeglądu kasy fiskalnej – czy da się uniknąć?

Mając wiedzę, czy jest kara za przegląd po terminie i jaką ma wartość, przedsiębiorcy zastanawiają się jak jej uniknąć. Sprawdźmy zatem, czy jest to możliwe.

Rodzaj kasy

Jeśli jesteś posiadaczem kasy fiskalnej z kopią elektroniczną, Urząd Skarbowy nie zorientuje się od razu – co jednak zupełnie nie świadczy, że kara za brak przeglądu kasy fiskalnej Cię ominie. Będzie po prostu przesunięta w czasie. Jeśli natomiast posiadasz kasę online, brak przeglądu będzie widoczny dla organów kontroli. Urządzenie online wysyła na bieżąco dane o zdarzeniach do Centralnego Repozytorium Kas. Jednym z takich zdarzeń jest właśnie wykonanie przeglądu technicznego. Brak przeglądu kasy fiskalnej nie ujdzie więc w żaden sposób uwadze organów nadzorczych.

Czynny żal

Trzeba jednak zaznaczyć, że istnieje jeszcze instytucja tzw. czynnego żalu, czyli samodzielnego powiadomienia o własnym wykroczeniu skarbowym. Jeśli zdarzy Ci się przegląd kasy fiskalnej po terminie poinformuj o tym Urząd Skarbowy zanim wezwie Cię do uiszczenia kary. Takie postępowanie reguluje Kodeks Karny Skarbowy:

Art. 16 § 1. Nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu.

Istnieje szansa, że jeśli złożysz sensowne uzasadnienie opóźnienia, kara za brak przeglądu kasy fiskalnej Cię ominie. Wszystko zależy od danego Urzędu i nastawienia urzędników. Szczególnie jeśli spóźnienie zdarzyło Ci się pierwszy raz, Urząd może się przychylić do Twojego wniosku.

Zawieszenie działalności jako wyjątek

Na koniec chcemy zaznaczyć, że kara za brak przeglądu kasy fiskalnej w postaci pieniężnej, jak i konieczności zwrotu ulgi, nie dotyczy przedsiębiorców, którzy zawiesili swoją działalność. Zawieszając działalność nie dotyczą Cię obowiązki podatkowe, takie jak opłacanie składek ZUS, czy podatków dochodowych lub składanie deklaracji ZUS/VAT. Jeśli więc nie prowadzisz sprzedaży na kasie, nie musisz dokonywać jej przeglądu. Warto jednak wiedzieć, że jeśli termin przeglądu wypada w okresie zawieszenia, będziesz musiał się o niego zatroszczyć od razu po wznowieniu działalności, przed dokonaniem pierwszej sprzedaży.

O to, by przegląd kasy fiskalnej po terminie się nie wydarzył, musisz zadbać samodzielnie pilnując dat. W Mico przypominamy naszym klientom o zbliżającym się terminie za pomocą SMSów i rozmów telefonicznych. Naklejamy też specjalne powiadomienia na urządzenia fiskalne. Mimo to czasami zdarza się, że komuś wyleci z głowy kwestia przeglądu. Pamiętaj więc, że mimo naszego zaangażowania, ostatecznie jest to Twój obowiązek, aby przegląd techniczny się odbył. Serwis kas ma aż 3 dni na ustalenie daty spotkania od momentu zgłoszenia, więc weź to pod uwagę. Jeśli przegląd kasy fiskalnej zgłosisz po terminie, niestety niewiele będziemy mogli na to poradzić.

Skontaktuj się z nami!