Kiedy nie trzeba mieć kasy fiskalnej?

Kasa fiskalna to urządzenie, które budzi wiele obaw przedsiębiorców. Nie dość, że trzeba przeznaczyć na nią dodatkowe środki, to jeszcze obwarowana jest tymi wszystkimi przepisami i obowiązkami. Chociaż w codziennej pracy staramy się wskazywać na zalety posiadania kasy fiskalnej w przedsiębiorstwie, dziś przypomnimy, kto nie musi mieć kasy fiskalnej. Dlaczego? Ponieważ brak obowiązku posiadania kasy fiskalnej to coś, co z pewnością budzi gorące emocje każdego początkującego przedsiębiorcy.

Kiedy w firmie kasa fiskalna nie jest konieczna?

Absolutną podstawą jest wiedza wynikająca z Ustawy o VAT. Precyzuje ona, że sprzedaż lub wymiana usług, prowadzona pomiędzy dwoma firmami, nie musi być rejestrowana na kasie fiskalnej. Obowiązek ewidencji i wydawania paragonów dotyczy tylko towarów i usług sprzedawanych osobom nieprowadzącym działalności fizycznej oraz rolnikom ryczałtowym.

Więc kiedy nie trzeba mieć kasy fiskalnej? Wtedy, kiedy dowodem sprzedaży może być faktura VAT, wystawiana pomiędzy dwoma podmiotami gospodarczymi. Sprzedaż prowadzona dla klientów indywidualnych zazwyczaj wymaga użycia kasy rejestrującej.

Kto nie musi mieć kasy fiskalnej, a kto musi? Podstawa prawna

O tym, kto nie musi mieć kasy fiskalnej, informuje nas Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Rozporządzenie jasno określa, kogo nie obowiązuje kasa fiskalna, a kogo urządzenie rejestrujące obowiązuje bezwzględnie.

Właśnie tak, bezwzględnie. Brak obowiązku stosowania kasy fiskalnej wynikać może z różnego rodzaju zwolnień. Ale jeśli Twoja działalność znajduje się na liście zawartej w Rozporządzeniu, musisz posiadać kasę fiskalną od pierwszego dnia działalności.

Dla sprzedaży towarów nie ma tu żadnych wyjątków. Nawet omawiana w dalszej części artykułu sprzedaż przez internet nie będzie podstawą do zastosowania zwolnienia. Jeśli natomiast chodzi o usługi, znaleźć można jeden, mały niuans, który możemy wykorzystać. Piszemy o tym później. Sprawdźmy więc, kto musi prowadzić ewidencję sprzedaży. To jedyny sposób by dowiedzieć się, kogo nie obowiązuje kasa fiskalna – działamy zasadą wykluczenia.

Brak obowiązku kasy fiskalnej? Nie dla tych branż!

W Rozporządzeniu określono zamkniętą listę sprzedaży towarów i usług, które są objęte bezwzględnym obowiązkiem ewidencji na kasie fiskalnej. Jeśli nie znajdziesz na niej swojego typu działalności, spełniasz pierwszy warunek, by przypisać sobie brak obowiązku kasy fiskalnej.

O tym, kto powinien posiadać kasę fiskalną już od pierwszego dnia działalności napisaliśmy w artykule: Kto musi mieć kasę fiskalną? Kogo dotyczy obowiązek posiadania kasy fiskalnej? Polecamy jego lekturę, by nie powielać tutaj treści. W skrócie można napisać, że obowiązek posiadania kasy fiskalnej obejmuje m.in. sprzedaż towarów (§4.1.):

• gazu, paliw silnikowych,
• silników spalinowych, nadwozi, przyczep, naczep, kontenerów, części i akcesoriów do pojazdów silnikowych,
• sprzętu RTV i telekomunikacyjnego, fotograficznego,
• wyrobów z metali szlachetnych,
• nośników danych cyfrowych i analogowych,
• napojów alkoholowych,
• perfum i wód toaletowych.

i usług takich jak (§4.2.):

• przewozy pasażerskie,
• prace warsztatowe,
• lekarskie i dentystyczne,
• prawnicze, doradztwa podatkowego,
• gastronomia,
• fryzjerskie, kosmetyczne,
• rozrywkowo rekreacyjne (bilety wstępu).

W Rozporządzeniu lub przytoczonym artykule dokładnie opisane są wszelkie wyjątki. Dzięki temu dokładnie zauważysz, kiedy nie trzeba mieć kasy fiskalnej, nawet jeśli zajmujesz się którąś z powyższych działalności. Na przykład sprzedaż części i akcesoriów do pojazdów silnikowych nie będzie wymagała urządzenia rejestrującego, jeśli sprzedajesz tylko i wyłącznie części i akcesoria do motocykli.

Kiedy nie trzeba mieć kasy fiskalnej? Wyjątek wykonywania usług na odległość

Jeśli sprzedawane przez Ciebie towary zostały wymienione w Rozporządzeniu, brak obowiązku kasy fiskalnej Cię nie dotyczy. Żadne zwolnienie i wyjątek nie są w stanie tego zmienić.

W przypadku usług warto jednak przeczytać Rozporządzenie do końca:

§4. 3. Przepisu ust. 1 pkt 2 nie stosuje się do świadczenia usług: (…) 2) o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. f–h, jeżeli świadczenie tych usług zgodnie z warunkami określonymi w poz. 37 załącznika do rozporządzenia ma miejsce wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość, lub których rezultat jest przekazywany wyłącznie przy wykorzystaniu tych środków.

Tajemnicze punkty f-h dotyczą usług medycznych, prawniczych oraz doradztwa podatkowego:

f) w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 48 załącznika do rozporządzenia, g) prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 27 załącznika do rozporządzenia, h) doradztwa podatkowego.

Oznacza to, że jeśli jesteś lekarzem, prawnikiem lub doradcą podatkowym i świadczysz usługi tylko i wyłącznie na odległość, możesz przypisać sobie brak obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Musisz jednak spełnić określone warunki:

• otrzymujesz w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej np. przelewem,
• z ewidencji dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, kto zapłacił i za jaką usługę,
• porada lekarska, prawnicza lub podatkowa musi w całości być przeprowadzona na odległość,
• każda porada przekazywana “twarzą w twarz” wymaga rejestrowania na kasie fiskalnej!

Kto nie musi mieć kasy fiskalnej?

Dla uporządkowania dalszych treści warto najpierw wypunktować je w jednym miejscu. Kiedy w firmie kasa fiskalna nie jest konieczna? Dzieje się tak, gdy:

• Świadczysz usługi lub sprzedajesz towary innym przedsiębiorcom – o tym już pisaliśmy. Należy tu zaliczyć także współpracę z organami administracji samorządowej i państwowej.
• Prowadzisz sprzedaż mieszaną, łączącą towary/usługi zwolnione i objęte obowiązkiem ewidencji na kasie fiskalnej.
• Nie przekroczyłeś w danym roku podatkowym 20 000 zł obrotu.
• Sprzedajesz wysyłkowo przez internet.

Znów podkreślamy, że żadne z powyższych zwolnień nie dotyczy Cię, jeśli Twoja działalność została wymieniona jako objęta obowiązkiem posiadania kasy w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących!

Do jakiej kwoty można sprzedawać bez kasy fiskalnej?

Omówmy po kolei wszystkie wymienione rodzaje zwolnień. Aby dobrze zrozumieć ich istotę przypomnimy jeszcze raz, że każda sprzedaż na rzecz klienta indywidualnego prędzej czy później będzie wymagała zainstalowania kasy fiskalnej. Oznacza to, że zwolnienia faktycznie obowiązują, ale tylko do pewnego limitu. Do jakiej kwoty można sprzedawać bez kasy fiskalnej? 20 tysięcy obrotu w danym roku podatkowym.

Ten, kto nie musi mieć kasy fiskalnej, bo jego branża nie znajduje się na liście objętych takim obowiązkiem, będzie musiał kupić urządzenie fiskalne po przekroczeniu limitu. Jak go liczymy? Chodzi o dochód netto w danym roku podatkowym. Jeśli rozpoczynasz sprzedaż w roku, który już trwa, limit obliczasz proporcjonalnie:

20 000 (wartość limitu) : 365 (dni w roku) x a (a = ilość dni pozostałych do końca roku)

Wynik tego prostego działania pokazuje Ci, do jakiej kwoty można sprzedawać bez kasy fiskalnej w trakcie danego roku podatkowego. Przypominamy, że jeśli zbliżasz się do swojego limitu, masz dwa miesiące od jego przekroczenia, aby kupić kasę fiskalną.

Sprzedaż wysyłkowa i mieszana

Wiesz już, do jakiej kwoty można sprzedawać bez kasy fiskalnej. Jej przekroczenie będzie skutkowało koniecznością zakupu urządzenia fiskalnego. Dzieje się tak nawet wtedy, gdy stosujesz wspomnianą sprzedaż mieszaną.

Sprzedaż mieszana (§3 1.3 omawianego Rozporządzenia) występuje wtedy, gdy obracasz towarami które są bezwzględnie objęte obowiązkiem ewidencji. Stanowią one jednak nie więcej niż 19% rocznego obrotu. Oznacza to, że towary zwolnione z obowiązku ewidencji muszą stanowić aż ponad 80% Twojej sprzedaży.

Co ciekawe, istnieje jeszcze jedna okoliczność, kiedy nie trzeba mieć kasy fiskalnej. Jest nią prowadzenie sprzedaży wysyłkowej. Do tego rodzaju zwolnienia nie można oczywiście zaliczyć towarów objętych bezwzględnym obowiązkiem ewidencji. Jeśli jednak rozprowadzasz towary z użyciem sprzedaży internetowej, możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia bez względu na limit sprzedaży w danym roku. Trzeba tu oczywiście spełnić warunki, które są adekwatne do tych dotyczących usług wykonywanych na odległość. Całość zapłaty musi być uiszczona np. przelewem, a dokumentacja powinna jednoznacznie wykazywać kwoty transakcji i jej uczestników.

Pewnie po przeczytaniu tego artykułu myślisz, że ten, kogo nie obowiązuje kasa fiskalna, to z pewnością szczęśliwy człowiek! Niekoniecznie. Można wymienić pewne zalety kas fiskalnych. Jeśli więc po lekturze okazało się, że musisz kupić urządzenie rejestrujące, nie załamuj rąk. Niekiedy w firmie kasa fiskalna jest konieczna, ale nie z punktu widzenia obowiązku, a funkcjonalności! Wielu przedsiębiorców nie wyobraża sobie pracy bez swojego urządzenia rejestrującego. Mamy nadzieję, że wkrótce także zasilisz to grono. 🙂

Skontaktuj się z nami!