Kasa fiskalna a ponowne rozpoczęcie działalności

Zdarza się, że z powodu splotu nieprzewidzianych zdarzeń i wypadków życiowych, zamykamy działalność gospodarczą – przynajmniej na jakiś czas. Zanim przyjdzie właściwy moment dla ponownego otwarcia, mija czasami kilka miesięcy lub lat. A przepisy podatkowe wciąż się zmieniają. W efekcie wznawiając działalność zastanawiamy się, czy wciąż obowiązują nas te nase reguły? Jak zamknięcie działalności gospodarczej i ponownie otwarcie wpływa na obowiązek posiadania kasy fiskalnej? Czy możemy skorzystać z ustawowych zwolnień? Dziś postaramy się rzucić nieco światła na te kwestie.

Zamknięcie działalności i ponowne otwarcie – jak zacząć?

Najważniejszym punktem odniesienia są oczywiście zmiany w prawie podatkowym. Warto z pewnością zagłębić się w przepisy Ustawy o VAT i Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. To właśnie w nim znajdziesz aktualne zapisy, które określają obowiązek posiadania kasy fiskalnej i warunki zwolnień ustawowych. Zobaczmy więc, jak w świetle Ustawy o VAT i Rozporządzenia rozpatrywać zamknięcie działalności gospodarczej i ponowne jej otwarcie.

Ustawa o VAT – zupełna podstawa

Jak zawsze przypominamy generalną zasadę, która wpływa na konieczność posiadania kasy fiskalnej. Wynika ona z przepisów Ustawy o VAT, która mówi, że:

Art. 111. 1. Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Sprzedając towary lub usługi dla klientów indywidualnych (i rolników ryczałtowych! 🙂 ), musisz ewidencjonować ją na kasie fiskalnej. Jesteśmy jednak pewni, że już o tym wiesz! Jeśli w przeszłości miała w Twojej firmie miejsce likwidacja kasy fiskalnej, w trakcie działalności musiałeś rejestrować sprzedaż z jej użyciem. Mogłeś też korzystać z jednego z ustawowych zwolnień np. limitu obrotu lub zwolnienia ze względu na sposób zapłaty. Zapis Ustawy o VAT określający generalny obowiązek posiadania urządzenia rejestrującego przywołujemy więc dla porządku informacyjnego. Przejdźmy teraz do ciekawszej części, a więc wspomnianego już Rozporządzenia w sprawie zwolnień.

Bezwzględny obowiązek posiadania kasy fiskalnej

Rozporządzenie z dnia 24 listopada 2023 roku, obowiązuje do końca 2024 roku (piszemy ten artykuł w marcu 2024). Ustala ono, które grupy podatników mają bezwzględny obowiązek posiadania kasy fiskalnej od pierwszego dnia sprzedaży. Te grupy podatników nie mogą zastosować żadnego z ustawowych zwolnień. Definiuje je § 4. 1. 1) i 2).

Zamknięcie działalności gospodarczej i ponowne jej otwarcie powinno się więc wiązać w pierwszej kolejności z zapoznaniem się z § 4. Może się okazać, że w czasie bezczynności Twój rodzaj usług lub sprzedawanych towarów objęto bezwzględną koniecznością zakupu urządzenia rejestrującego. Nie będziesz mógł wtedy skorzystać z żadnego z ustawowych zwolnień, nawet jeśli wcześniej z nich korzystałeś. Jeśli przerwa w prowadzeniu działalności była długa, trwała na przykład kilka lat, wiele mogło się zmienić.

Dla przykładu powiedzmy, że jeszcze 10 lat temu grupy takie jak lekarze, kosmetyczki, prawnicy czy stacjonarna gastronomia wcale nie musiały posiadać urządzenia rejestrującego. Po zmianie przepisów w 2015 roku już muszą. Rozporządzenie w sprawie zwolnień jest modyfikowane średnio co dwa lata, trzeba być więc z nim na bieżąco.

Zwolnienie ze względu na limit obrotu

Załóżmy, że po zamknięciu działalności gospodarczej i ponownym otwarciu nie znalazłeś swoich usług lub towarów w grupie bezwzględnie objętych posiadaniem kasy fiskalnej. Czy możesz więc zastosować zwolnienia ustawowe? To zależy, czy wcześniej w Twojej firmie działała kasa fiskalna.

Trzeba zaznaczyć, że zamknięcie działalności gospodarczej i ponowne jej otwarcie traktowane są przez organy podatkowe jako kontynuacja działalności, a nie założenie nowej firmy. Masz w końcu ten sam NIP, REGON i tę samą formę prawną. Oznacza to, że jeśli korzystałeś w przeszłości z urządzenia rejestrującego, musisz robić to nadal. Nawet jeżeli Rozporządzenie zwalnia Cię z obowiązku prowadzenia ewidencji od pierwszego dnia sprzedaży. Raz rozpoczęta sprzedaż fiskalna dla danego podmiotu nie może zostać przerwana, jeśli w przeszłości miała miejsce likwidacja kasy fiskalnej. W trakcie działalności po ponownym otwarciu także musisz ją zakupić.

Sytuacja wygląda podobnie, gdy korzystałeś ze zwolnienia ze względu na limit obrotu i przekroczyłeś kwotę 20 000 zł netto w dany roku podatkowym. Wówczas zamknięcie działalności gospodarczej i ponowne jej otwarcie będzie również wiązać się z koniecznością zakupu urządzenia rejestrującego. Limit został bowiem przekroczony w przeszłości. Konsekwencje w postaci obowiązku zakupu kasy fiskalnej wciąż ciążą na podatniku, mimo że firma została zamknięta i ponownie otwarta.

Ze zwolnienia ze względu na limit obrotu skorzystają natomiast i podatnicy, którzy zlikwidowali kasę fiskalną i w trakcie działalności nie przekroczyli kwoty 20 000 zł netto w danym roku podatkowym. W takim przypadku po wznowieniu działania firmy, wciąż można zastosować ten rodzaj zwolnienia.

Likwidacja kasy fiskalnej w trakcie działalności

Na zakończenie chcemy zaznaczyć z całą mocą, że likwidacja kasy fiskalnej w trakcie działalności nie jest możliwa. O tym, jak prawidłowo wyrejestrować kasę fiskalną napisaliśmy odrębny artykuł: Likwidacja kasy fiskalnej – co warto o tym wiedzieć? W skrócie można powiedzieć, że wyrejestrowanie kasy fiskalnej jest możliwe dopiero w dniu, który wyznaczysz na zakończenie jej pracy. Likwidacja kasy fiskalnej w trakcie działalności jest więc niezgodna z prawem. Przypominamy, że gdy raz zaczniesz prowadzić sprzedaż fiskalną, nie ma już powrotu do sprzedaży niefiskalnej z pominięciem urządzenia ewidencyjnego. Dotyczy to także osób, które kupiły kasę fiskalną dobrowolnie, choć nie były objęte obowiązkiem ewidencji. Brak kasy fiskalnej to brak możliwości rejestracji transakcji i osiągania obrotu, aż do ponownego wznowienia jej pracy.

Likwidacja kasy fiskalnej w trakcie działalności odbywa się za pośrednictwem serwisu kas. Dokonuje jej wyspecjalizowany serwisant. Odczytuje zawartość pamięci fiskalnej i sporządza odpowiedni protokół, który następnie przekazuje się do Urzędu Skarbowego – cała procedura jest jawna. Jeśli więc do tej pory rejestrowałeś na kasie fiskalnej i likwidujesz ją, jest to równoznaczne z utratą narzędzia potrzebnego do prowadzenia sprzedaży.

Uf! To z pewnością nie jest lekki temat! W razie jakichkolwiek pytań czy wątpliwości podatkowych, polecamy Ci kontakt z księgowym lub wystosowanie prośby o indywidualną interpretację podatkową. Nasz artykuł tylko wstępnie zarysowuje problem w kontekście posiadania kasy fiskalnej. Nie zagłębia jednak zmian w Ustawie o VAT, które również mogą wpływać na zamknięcie działalności gospodarczej i ponowne jej otwarcie. Jeśli jednak jesteś pewien, że potrzebujesz kasy fiskalnej – czekamy na Ciebie w Poznaniu na ulicy Gorczyczewskiego 4-5 lub pod mailem biuro@mico.pl!

Skontaktuj się z nami!