Czy w każdym lokalu gastronomicznym powinna znajdować się kasa fiskalna?

Prowadzenie własnego lokalu gastronomicznego jest niezwykle inspirujące. Ustalasz kartę dań, zatrudniasz ludzi, dbasz o wysoką jakość obsługi i cieszysz się, gdy Twoi goście miło spędzają czas. W tej sielankowej scenerii pojawia się jednak ona – kasa fiskalna. Gastronomia to bardzo specyficzna branża. Stąd też i potrzeby, które spełnia urządzenie fiskalne są trochę inne. Czy każdy lokal serwujący jedzenie musi posiadać kasę fiskalną? Jakie relacje panują na linii „gastronomia obwoźna a kasa fiskalna” i co je wyróżnia? I w końcu – jakie urządzenie wybrać?

Gastronomia, a kasa fiskalna – podstawa prawna

Prowadzenie lokalu gastronomicznego może mieć różne wymiary. Są przecież stacjonarne restauracje i bistra, są food-trucki, a w końcu jest także sprzedaż sezonowa w kurortach nadmorskich. Na rynku funkcjonują ogromne franczyzy i sieciówki, średnie lokale, a także niewielkie knajpki, czyli mała gastronomia. Kasa fiskalna przyda się oczywiście wszędzie, ale czy wymaga jej polskie prawo?

O tym, że obowiązkiem prowadzenia ewidencji na kasie fiskalnej objęta jest niemal cała gastronomia, a kasa fiskalna jest narzędziem niezbędnym w świadczeniu usług związanych z wyżywieniem, informuje nas Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.. Czytając jego treść znajdujemy paragraf czwarty, mówiący że:

§ 4. 1. Zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się w przypadku: (…)

2) świadczenia usług: (…)

i) związanych z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, PKWiU 56.21, PKWiU ex 56.29, PKWiU ex 56.30), wyłącznie: – świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz – usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering).

Oznacza to, że w każdym stacjonarnym lokalu gastronomicznym musi być zainstalowana kasa fiskalna. Gastronomia sezonowa oraz catering również objęte są tym obowiązkiem. Co należy podkreślić, opisywane wymagania dotyczą jedynie przedsiębiorców świadczących usługi gastronomiczne dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych (zgodnie z 111 ust. 1 ustawy o VAT). Świadcząc usługi typu B2B (firma dla firmy) nie musisz kupić kasy fiskalnej.

Gastronomia, a kasa fiskalna online

Warto wiedzieć, że jeszcze do niedawna na rynku funkcjonowały dwa typy kas fiskalnych – urządzenia z kopią elektroniczną paragonu oraz urządzenia online. Od początku 2023 te pierwsze, zwane też tradycyjnymi kasami fiskalnymi, nie są już produkowane i dostępne w sprzedaży. To duże ułatwienie dla nowych przedsiębiorców, którzy nie muszą się więcej zastanawiać, jaki typ urządzenia fiskalnego wybrać.

Przypomnijmy jednak, że od lipca 2021 zmieniły się także wymagania, jakim podlega gastronomia. Kasa fiskalna kupowana do lokalu prowadzącego usługi związane z wyżywieniem, musi być kasą online. Jest to urządzenie, które komunikuje się z Centralnym Repozytorium Kas (CRK) i wymaga stałego podłączenia do internetu. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule: Typy połączeń urządzenia fiskalnego CRK – ranking.

Na zakończenie zaznaczmy jeszcze, że inne potrzeby ma duża gastronomia, a kasa fiskalna online nie zawsze jest tu dobrym wyborem. Rekomendujemy wtedy sięgnięcie po drukarki fiskalne online, które dają podstawę do stworzenia wszechstronnego systemu POS. Do tego tematu wrócimy jednak na końcu.

Gastronomia sezonowa, a kasa fiskalna

Relacja na linii „gastronomia sezonowa, a kasa fiskalna” jest chyba dość jasna. Rozporządzenie wskazuje, że prowadząc stacjonarny lokal gastronomiczny okresowo, należy wyposażyć go w kasę fiskalną. Wiele pytań naszych klientów dotyczy jednak obchodzenia się z takim sezonowym urządzeniem fiskalnym.

Konkretnie chodzi tu o raporty dobowe i w ogóle raporty okresowe. Załóżmy, że Twoją działalnością jest gastronomia sezonowa, a kasa fiskalna emituje paragony tylko w okresie turystycznym np. latem. Co zrobić z takim urządzeniem, gdy sezon się skończy i nie prowadzimy żadnych sprzedaży?

Raport dobowy zawiera według definicji sumaryczne dane o wielkości sprzedaży i podatku należnego. Gdy okresowo zamykana jest gastronomia sezonowa, a kasa fiskalna nie będzie rejestrować sprzedaży w danym miesiącu lub kolejnych miesiącach, nie musimy się martwić wykonywaniem raportów dobowych i komunikacją z CRK. Wykonujemy poprawnie ostatni raport dobowy i miesięczny i zamykamy pracę urządzenia, odłączając je od zasilania. Wznowienie pracy urządzenia fiskalnego warto zaplanować z wyprzedzeniem, zanim znów ruszy nasza sezonowa gastronomia. Kasa fiskalna może potrzebować chwilę czasu na ściągnięcie zaległych aktualizacji.

Gastronomia obwoźna, a kasa fiskalna

Popularne współcześnie food-trucki są bardzo specyficznym typem działalności, który przybiera mała gastronomia. Kasa fiskalna jest wymagana tylko dla stacjonarnych placówek gastronomicznych – to już wiemy. Trudno się również nie zgodzić z pierwszą nasuwającą się myślą, że food truck jest pojazdem, a więc restauracją mobilną.

W związku z powyższym, zależność na linii gastronomia obwoźna, a kasa fiskalna jest dość oczywista. Prowadząc sprzedaż z food trucka dla klientów indywidualnych nie musisz posiadać kasy fiskalnej od pierwszego dnia sprzedaży. Możesz tu zastosować jedno z ustawowych zwolnień – limit obrotu do 20 000 tysięcy złotych w bieżącym i poprzednim roku podatkowym. O zwolnieniach z kasy fiskalnej więcej pisaliśmy w tym artykule: Limit obrotów a obowiązek stosowania kasy fiskalnej.

Nasze doświadczenie wskazuje jednak, że nawet jeśli twoją aktywnością zawodową jest gastronomia obwoźna, a kasa fiskalna może zgodnie z prawem być zakupiona dopiero po przekroczeniu ustawowego limitu obrotu, warto zdecydować się na nią od razu. Food trucki są bardzo popularne i przekroczenie progu 20 000 zł trwa zaledwie chwilę. Poza tym stosowanie dobrze dobranych urządzeń fiskalnych ma parę istotnych zalet. Jeśli więc Twoja działalność to gastronomia obwoźna, a kasa fiskalna nie jest Ci potrzeba od razu, i tak warto w nią zainwestować. Poniżej wyjaśniamy dlaczego – za przykład posłuży nam duża i mała gastronomia. Kasa fiskalna to bowiem tylko skrót myślowy, który nie wyczerpuje tematu.

Mała gastronomia – kasa fiskalna wystarczy, ale…

Dla branży HoReCa stworzono ogromną ilość dedykowanych urządzeń i rozwiązań gastronomicznych. W końcu są to usługi o sprecyzowanych potrzebach – są stoliki do obsłużenia, dania do stworzenia, magazyn do zarządzania, a także kelnerzy i kuchnia, którzy muszą się sprawnie komunikować. A dzielenie rachunku? Napiwki? Aż głowa boli od nadmiaru możliwości.

Standardowe urządzenie fiskalne spełni początkowe potrzeby, które ma mała gastronomia. Kasa fiskalna online połączona z terminalem, czytnikiem lub wagą, może naprawdę wiele, ale możliwości ma ograniczone. Dużo lepiej zainwestować od razu w kasę fiskalną Next Online. Jest to mini-POS, z dotykowym ekranem, o rozbudowanych funkcjach kasy fiskalnej, drukarki fiskalnej oraz tabletu z systemem Android. Co więcej, Next Online występuje w specjalnym modelu gastronomicznym, który oferuje funkcje związane z prowadzeniem lokalu. Takich opcji nie ma żadna inna kasa fiskalna – gastronomia natomiast wymaga specyficznej obsługi stolika, dzielenia rachunków czy tworzenia zestawów gastronomicznych. To tylko początek możliwości tego urządzenia. Next Online to najlepsza i najtańsza tak rozbudowana kasa fiskalna. Mała gastronomia jest dla niej idealnym miejscem działania.

Duża gastronomia – kasa fiskalna to nie wszystko

Nie da się jednak ukryć, że w przypadku wyboru urządzeń do gastronomii, apetyt rośnie w miarę jedzenia. Na rynku istnieje wiele rozwiązań, które usprawniają zarządzanie lokalem, zarówno od ogólnej strony administracyjnej, jak i w podejściu do każdego indywidualnego klienta.

Na proponowane przez nas urządzenia powinna się skusić nie tylko duża gastronomia. Kasa fiskalna w stylu Novitus Next Online jest dobra na początek i można ją rozbudowywać. W przypadku większego lokalu warto jednak od razu rozważyć zakup drukarki fiskalnej.

Dlaczego? Bo drukarka fiskalna da Ci wgląd w aktualne stany magazynowe, oferuje ponadto szerokie możliwości wydruku. Najważniejsza jest jednak możliwość integracji drukarki z dedykowanym programem gastronomicznym. Wszystkie działania wywołujesz wtedy z poziomu komputera, tabletu lub ekranu POS – nic prostszego i tego właśnie potrzebuje gastronomia. Kasa fiskalna niestety na tym polu zostaje totalnie w tyle. W naszym sklepie www istnieją specjalne zestawy gastronomiczne, ze sprawdzonym oprogramowaniem, które z pewnością warto sprawdzić.

To naprawdę temat rzeka. W temacie „gastronomia a kasa fiskalna” można powiedzieć jeszcze wiele, wiele więcej. Ale po co pisać, skoro można przyjść do nas i przetestować? Niezależnie od tego, czy potrzebujesz rozbudowanego systemu POS do dużej restauracji, czy Twoją działalnością jest gastronomia sezonowa, a kasa fiskalna jest Ci potrzebne tylko okresowo – skontaktuj się z nami.

Skontaktuj się z nami!