Zapełniona pamięć kasy fiskalnej – co zrobić?

Żywotność kasy fiskalnej wynosi mniej więcej 5 lat. Dlaczego? Ponieważ pamięć fiskalna może pomieścić około 1830 raportów dobowych. Zakładając, że wykonujemy je codziennie, po 5 latach pamięć ulegnie zapełnieniu, a urządzenie nie będzie zdolne do zapisania kolejnego raportu. Czy zapełniona pamięć kasy fiskalnej to powód do zmartwień?

Jak wymienić pamięć kasy fiskalnej, gdy nadejdzie taka konieczność? Czy może lepiej kupić nową kasę?

Skontaktuj się z nami!

Jak wymienić pamięć kasy fiskalnej?

Przede wszystkim pod żadnym pozorem nie możesz zrobić tego sam. Wymiana pamięci kasy fiskalnej wymaga przede wszystkim odczytu dotychczasowych danych i sporządzenia protokołu. To zadanie dla wyspecjalizowanego serwisanta, a nie każdy posiada takie uprawnienia. Oczywiście, w Mico możesz liczyć na pełne wsparcie naszych pracowników.

Wymiana pamięci kasy fiskalnej wymaga również udziału naczelnika Urzędu Skarbowego. Na szczęście nie jest to spotkanie osobiste, a jedynie konieczność wysłania poprawnie wypełnionych i podpisanych druków.

Poniżej przedstawiamy, jak wymienić pamięć kasy fiskalnej, krok po kroku:

1. Skontaktuj się ze swoim serwisem kas. Ustal termin odczytu.
2. Oddaj kasę w ręce wyspecjalizowanego serwisanta, który dokona odczytu pamięci.
3. Zdarza się, że pamięci nie można odczytać. Wtedy urządzenie trzeba wysłać do serwisu głównego. Jednak nie martw się – jeśli powodem odczytu jest zapełniona pamięć kasy fiskalnej, a nie nagła awaria modułu fiskalnego, wszystko powinno pójść zgodnie z planem.
4. W wyniku odczytu uzyskasz protokół, który jest oświadczeniem likwidacji pamięci fiskalnej. Jeśli korzystasz z naszych usług wystarczy, że złożysz dwa podpisy, a my zajmiemy się formalnościami – dostarczymy niezbędne dokumenty wraz z protokołem do Urzędu Skarbowego. Samodzielnie musisz załatwić tę sprawę w ciągu 5 dni.
5. Kasa zostaje usunięta z rejestru.
6. Wymiana pamięci kasy fiskalnej może odbyć się jedynie w serwisie głównym. Organizacją tej usługi dla naszych Klientów zajmujemy się oczywiście my.
7. Po dokonanej wymianie należy ponownie zaprogramować kasę, ufiskalnić ją i zarejestrować w Urzędzie Skarbowym.

To dość uciążliwe procedury, prawda? Dlatego kiedy nasi Klienci pytają nas “Jak wymienić pamięć kasy fiskalnej?” szczerze odpowiadamy, że najczęściej nie warto tego robić. Wystarczy spojrzeć na koszty i czas trwania całej usługi.

Wymiana pamięci kasy fiskalnej – koszt i czas trwania

Niestety, ale wszelkie usługi w naszej branży nie należą do najtańszych. Wynika to z wysokich kosztów szkolenia pracowników oraz tego, że naprawdę trudno zaleźć wykwalifikowane osoby o tak wąskich specjalizacjach.

Sama zapełniona pamięć kasy fiskalnej nie wyciągnie z Twojego portfela ogromnej kwoty pieniędzy. Jeśli nie zdecydujesz się na wymianę pamięci, zapłacisz jedynie za odczyt – jest to wydatek rzędu 200 – 300 zł. Możesz załatwić tę sprawę w ciągu kilku dni.

Natomiast wymiana pamięci kasy fiskalnej może kosztować od 800 do nawet 1000 zł. Dodaj do tego koszt odczytu, oraz ponownej fiskalizacji i programowania, a także potrzebny czas (około 2 tygodni), a wyjdzie Ci całkiem pokaźna kwota. Z tego powodu zapełniona pamięć kasy fiskalnej często jest bodźcem do zakupienia nowego, bardziej nowoczesnego urządzenia.

Zapełniona pamięć kasy fiskalnej, a nowa kasa

Przypomnij sobie, ile zapłaciłeś za swoją aktualną kasę fiskalną. Jeśli była to kwota rzędu 1500 zł netto, z pewnością bardziej opłaca Ci się zakupić nową kasę, niż wymieniać pamięć w starym urządzeniu.

Oprócz tego, że wymiana pamięci kasy fiskalnej jest kosztowna i czasochłonna powinieneś mieć na uwadze stopień zużycia innych elementów Twojego starego urządzenia. Po 5 latach użytkowania podatne na awarie są takie części, jak klawiatura, mechanizm drukujący czy płyty elektroniczne. Może się niestety okazać, że wymiana pamięci kasy fiskalnej to tylko jeden z wielu kosztów, które będziesz musiał ponieść decydując się na pracę na starym urządzeniu. Pamiętaj również, że każda awaria to nie tylko wydane pieniądze, ale też przestój w biznesie. Z wymienionych wyżej powodów zapełniona pamięć kasy fiskalnej jest najlepszym sygnałem do zakupu nowego urządzenia.

Wielu przedsiębiorców decyduje się także na uczynienie ze swojego urządzenia fiskalnego kasy rezerwowej. Taki proceder wymaga jednak pewnej dozy czujności i organizacji. Wystarczy na 3-4 miesiące przed zapełnieniem pamięci kasy fiskalnej kupić nowe urządzenie, a dotychczasowe uznać za kasę rezerwową, zanim wymiana pamięci kasy fiskalnej będzie konieczna. Kasa rezerwowa będzie od razu gotowa do pracy, w razie awarii urządzenia głównego.

Zobacz, jakie korzyści przynosi posiadanie kasy rezerwowej: Kasa rezerwowa – Twój as w rękawie!

Kiedy nie można wymienić pamięci fiskalnej?

Wiesz już, jak wymienić pamięć kasy fiskalnej, z czym się to wiąże i jakie masz opcje rozwiązanie tego problemu. Warto jeszcze podkreślić, że istnieje jedna sytuacja, w której wymiana pamięci kasy fiskalnej będzie niemożliwa ze względów prawnych.

Jeśli posiadasz urządzenie z papierową kopią paragonu, zapełniona pamięć kasy fiskalnej będzie oznaczała kres jej działania. Dlaczego? Kasy tego typu utraciły swoje homologacje w 2019. Utrata homologacji oznacza, że nie będzie można ich sprzedawać, ani wymieniać w nich pamięci fiskalnych.

Co więcej, wraz z dniem 31 grudnia 2022 podobny los czeka kasy z elektronicznym zapisem kopii paragonu. Zapewni to stopniowe przejście wszystkich podatników na urządzenia online.

Skontaktuj się z nami!