Sprzedaż internetowa a kasa fiskalna – zasady dla sprzedaży wysyłkowej i na Vinted

Formalności fiskalne to jedna z największych obaw początkujących e-sprzedawców. Zastanawiają się oni najczęściej, czy przy sprzedaży przez internet zawsze trzeba mieć kasę fiskalną i kiedy można z niej zrezygnować. W poniższym artykule wyjaśniamy, na jakich warunkach skorzystasz ze zwolnienia z kasy fiskalnej dla sprzedaży wysyłkowej, jakie towary wymagają ewidencji od pierwszej złotówki oraz jak bezpiecznie rozliczać sprzedaż na platformach takich jak Vinted.

Spis treści

1. Sprzedaż wysyłkowa a kasa fiskalna w pigułce

2. Jak ustawa o VAT reguluje zależność pomiędzy sprzedażą wysyłkową i kasą fiskalną?

3. Czy przy sprzedaży przez internet zawsze trzeba mieć kasę fiskalną?

3.1 Czy jeśli prowadzę sprzedaż wysyłkową, kasa fiskalna nie jest mi potrzebna?

3.2 Przykłady nieprawidłowego stosowania zwolnienia z kasy fiskalnej przy sprzedaży internetowej

3.2.1 Płatność przy odbiorze

3.2.2 Odbiór osobisty

3.2.3 Nieprawidłowo prowadzona ewidencja

4. Jakie towary wymagają kasy fiskalnej nawet przy sprzedaży internetowej?

5. Kasa fiskalna a sprzedaż internetowa i stacjonarna

5.1 Zwolnienie ze względu na limit obrotu

5.2 Wyliczanie limitu obrotu i powstanie obowiązku ewidencji

6. Czy sprzedaż na Vinted wymaga kasy fiskalnej?

6.1 Vinted, a zwolnienie z kasy fiskalnej dla sprzedaży wysyłkowej

6.2 Zwolnienie do limitu 20 000 zł z kasy fiskalnej, a Vinted

7. FAQ – najczęściej zadawane pytania o sprzedaż wysyłkową i kasę fiskalną

8. Jaką kasę fiskalną wybrać do sprzedaży przez internet? Poradź się Mico

Sprzedaż wysyłkowa a kasa fiskalna w pigułce

• Możesz sprzedawać przez internet bez kasy fiskalnej, jeśli zapłata za towar jest realizowana za pośrednictwem banku, wpływa wyłącznie na konto (przelew, BLIK), towar wysyłasz kurierem/pocztą, a Twoja ewidencja identyfikuje nabywcę i przedmiot sprzedaży.
• Jeśli nie spełniasz choć jednego z powyższych warunków, obowiązuje Cię limit obrotu 20 000 zł rocznie w danym roku podatkowym, liczony proporcjonalnie.
• Niektóre towary (np. perfumy, sprzęt radiowy, komputerowy telewizyjny czy telekomunikacyjny, alkohol, części samochodowe) wymagają kasy od pierwszej sprzedaży. Wtedy nie zastosujesz żadnego ustawowego zwolnienia.
• Sprzedaż na Vinted zasadniczo nie wymaga kasy fiskalnej, jeśli realizujesz ją w formie prywatnej (odsprzedaż własnych ubrań). Przy sprzedaży komercyjnej może być wymagane urządzenie rejestrujące na zasadach ogólnych.

Jak ustawa o VAT reguluje zależność pomiędzy sprzedażą wysyłkową i kasą fiskalną?

Na samym początku warto przypomnieć, skąd wynika obowiązek posiadania kasy fiskalnej w Polsce. Ustanowiono go w Ustawie o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535), czyli Ustawie o VAT. Obowiązek posiadania kasy fiskalnej, nazywanej w przepisach kasą rejestrującą, wprowadza konkretnie poniższy zapis:

Art. 111. 1. Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Jak widać, zgodnie z Ustawą o VAT, obowiązek ewidencjonowania na kasie fiskalnej dotyczy każdego przedsiębiorcy, który dokonuje sprzedaży na rzecz:

• osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów),
• rolników ryczałtowych.

Jest to bardzo ogólna zasada, która wyjaśnia podstawową relację pomiędzy sprzedażą wysyłkową a obowiązkiem stosowania kasy fiskalnej. Mianowicie: prowadząc sprzedaż przez internet, kasa fiskalna jest niezbędna tylko przy dostawie towarów klientom indywidualnym.

Firmy prowadzące sprzedaż dla innych podmiotów gospodarczych, nie mają obowiązku rejestrowania sprzedaży na urządzeniu fiskalnym. Obrót towarowy i usługowy między podmiotami gospodarczymi rozlicza się zazwyczaj na podstawie faktury.

Czy przy sprzedaży przez internet zawsze trzeba mieć kasę fiskalną?

Ustawa o VAT (Art. 111.8) dopuszcza pewne zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej dla sprzedaży wysyłkowej, także przy sprzedaży klientom indywidualnym. Kwestie zwolnień reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902).

Czy jeśli prowadzę sprzedaż wysyłkową, kasa fiskalna nie jest mi potrzebna?

W powyższym rozporządzeniu znajdujemy pozycję 41 Załącznika (Czynności zwolnione z obowiązku ewidencji), który całkowicie zwalnia sprzedaż wysyłkową z obowiązku posiadania kasy fiskalnej:

41. Dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Przytoczona treść poz. 41 Załącznika wskazuje jasno, że całkowite zwolnienie z kasy fiskalnej przy sprzedaży wysyłkowej przysługuje tylko przy ścisłym zachowaniu jego warunków:

• towar należy dostarczyć wysyłkowo np. kurierem, pocztą, paczkomatem,
• zapłata musi być dokonana w całości i za pośrednictwem banku np. przelewem, BLIKiem, PayU, na rachunek sprzedawcy,
• konieczne jest prowadzenie ewidencji (np. wystawianie faktur imiennych), która jednoznacznie określa przedmiot zakupu i dane nabywcy, w tym jego adres,
• nie sprzedajesz rzeczy objętych obowiązkiem rejestracji na kasie – co dokładnie wyjaśniamy w dalszej części artykułu.

Przykłady nieprawidłowego stosowania zwolnienia z kasy fiskalnej przy sprzedaży internetowej

Rozważmy przykładowe sytuacje, w których warunki uprawniające do zwolnienia z kasy fiskalnej przy sprzedaży wysyłkowej nie zostały zachowane.

Płatność przy odbiorze

Towar wysyłasz kurierem, ale nabywca chce zapłacić przy pobraniu. Zgodnie z dominującą linią interpretacyjną organów podatkowych, płatność przy odbiorze (pobranie) nie spełnia warunku zapłaty za pośrednictwem banku, ponieważ następuje w momencie odbioru towaru. W praktyce oznacza to utratę prawa do zwolnienia z kasy fiskalnej.

Odbiór osobisty

Klient kupuje towar przez internet i opłaca w całości BLIKiem. Klient odbiera go jednak z siedziby firmy osobiście, co nie spełnia warunku sprzedaży wysyłkowej. W rezultacie prawo do zwolnienia zostaje utracone.

Nieprawidłowo prowadzona ewidencja

Towar został zakupiony i w całości opłacony przelewem online oraz dostarczony wysyłkowo. Jednak w dowodzie zapłaty widnieją jedynie ogólne nazwy towarów, np. środki czystości. Nie spełniono warunku przejrzystości ewidencji, a więc podatnik nie może już korzystać ze zwolnienia swojej sprzedaży wysyłkowej z kasy fiskalnej.

Jakie towary wymagają kasy fiskalnej nawet przy sprzedaży internetowej?

Tak jak wspomnieliśmy, rozporządzenie wyszczególnia rodzaje towarów, które muszą być rejestrowane na kasie fiskalnej, także w sprzedaży wysyłkowej. Znajdujemy je w § 4. 1. rozporządzenia, gdzie wymieniono m.in. perfumy, wody toaletowe, wyroby alkoholowe, elektronikę, wyroby optyczne, części do silników, sprzęt fotograficzny, węgiel czy brykiet. Warto zapoznać się szczegółowo z całą listą i opisami precyzującymi kwalifikację towarów – znajdują się tam bowiem wyszczególnienia i wyjątki.

Wszystkie towary, które znajdują się w § 4. 1. należy bezwzględnie rejestrować na kasie fiskalnej, nawet gdy prowadzisz sprzedaż jedynie przez internet. Forma dostawy nie wpływa w tym przypadku na obowiązek prowadzenia ewidencji fiskalnej.

Przykład: Prowadzisz sklep internetowy z perfumami i wodami toaletowymi. Mimo że sprzedajesz tylko wysyłkowo i z zachowaniem wszystkich warunków rozporządzenia, wciąż musisz posiadać kasę fiskalną od pierwszej sprzedaży, ponieważ dostawa perfum i wód toaletowych, nie jest uprawniona do zwolnienia z kasy fiskalnej.

Kasa fiskalna a sprzedaż internetowa i stacjonarna

Czy prowadząc jednocześnie sklep stacjonarny i sprzedaż przez internet, kasa fiskalna jest niezbędna? Warto zauważyć, że sprzedaż stacjonarna nie spełnia wymogu zapłaty na odległość oraz wysyłkowej dostawy towaru. Nie może więc skorzystać z opisywanego wcześniej zwolnienia. Zdarza się więc, że przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z kasy na sprzedaż wysyłkową, przy jednoczesnym zobowiązaniu do zainstalowania kasy fiskalnej w działalności stacjonarnej.

Zwolnienie ze względu na limit obrotu

Dla sprzedaży stacjonarnej w modelu mieszanym, można zastosować inny rodzaj zwolnienia z kasy fiskalnej, niż przy sprzedaży wysyłkowej. Mowa o zwolnieniu ze względu na limit obrotu, regulowanym przez § 3. 1. rozporządzenia. Skorzystasz z niego pod warunkiem, że nie sprzedajesz towarów objętych bezwzględnym obowiązkiem ewidencji na kasie fiskalnej.

Wyliczanie limitu obrotu i powstanie obowiązku ewidencji

Limit obrotu wynosi 20 000 zł w danym roku podatkowym. Jeśli rozpoczynasz sprzedaż w trwającym roku podatkowym, jest liczony proporcjonalnie, według poniższego równania:

liczba dni pozostałych do końca roku / 365 dni x 20 000 zł = indywidualny limit obrotu

Po przekroczeniu limitu masz dwa miesiące na zainstalowanie urządzenia rejestrującego dla swojego sklepu stacjonarnego.

Przykład: Przekroczyłeś limit obrotu 15 kwietnia. Kasę fiskalną musisz zainstalować najpóźniej 1 lipca.

Pamiętaj także, że limit obrotu 20 000 zł dotyczy wszystkich kanałów sprzedaży łącznie! W rezultacie sprzedaż ze sklepu internetowego sumuje się ze sprzedażą stacjonarną. Jeśli jej wartość przekroczy 20 000 zł, powinieneś zainstalować kasę fiskalną dla sprzedaży stacjonarnej.

Poniżej prezentujemy porównanie obydwu rodzajów zwolnień z kasy fiskalnej.

Czy sprzedaż na Vinted wymaga kasy fiskalnej?

Ze względu na popularność portalu sprzedażowego Vinted jest to często zadawane pytanie. Zasadniczo należy ustalić, czy sprzedaż jest prowadzona:

• prywatnie – wyprzedajesz ubrania, które kupiłeś dla siebie,
• komercyjnie – nabywasz ubrania w celu odsprzedaży.

Gdy prowadzisz prywatną sprzedaż na Vinted, nie jest potrzebna kasa fiskalna. Dzieje się tak, ponieważ jest to relacja C2C, przeprowadzana pomiędzy dwoma konsumentami.

Natomiast w sprzedaży komercyjnej na Vinted, kasa fiskalna jest konieczna. W tym przypadku mamy zupełnie inną zależność pomiędzy sprzedawcą a nabywcą. Sprzedawca jest podmiotem gospodarczym, a nabywca – konsumentem. Wpisuje się to w relację B2C, którą, zgodnie z Ustawą o VAT, obowiązuje ewidencja na kasie fiskalnej.

Vinted, a zwolnienie z kasy fiskalnej dla sprzedaży wysyłkowej

Sprzedaż odzieży na Vinted wpisuje się w całkowite zwolnienie dla sprzedaży wysyłkowej, o ile spełniasz łącznie wszystkie jego warunki tzn.:

• towar dostarczany jest kurierem, paczkomatem lub pocztą,
• płatność jest w całości bezgotówkowa,
• prowadzisz transparentną ewidencję sprzedaży, która zawiera dokładną nazwę produktu oraz dane nabywcy: imię, nazwisko i adres.

Jeśli któreś z powyższych wymagań nie jest możliwe do spełnienia, warto rozważyć zastosowanie zwolnienia ze względu limit obrotu.

Zwolnienie do limtu 20 000 zł z kasy fiskalnej, a Vinted

W przypadku sprzedaży komercyjnej na Vinted, urządzenie fiskalne będzie niezbędne po przekroczeniu limitu obrotu 20 000 zł, którego zasady działania opisaliśmy wcześniej. Można je zastosować, ponieważ odzież nie jest objęta obowiązkową fiskalizacją od pierwszej sprzedaży. Warto prowadzić skrupulatną ewidencję transakcji np. w arkuszu kalkulacyjnym Excel, aby być gotowym na zakup kasy fiskalnej w terminie.

Ważne! Jeśli sprzedajesz komercyjnie perfumy lub urządzenia elektroniczne na Vinted, kasa fiskalna jest wymagana od pierwszej sprzedaży. Są to bowiem towary objęte bezwzględnym obowiązkiem rejestracji na kasie fiskalnej.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o sprzedaż wysyłkową i kasę fiskalną

Jakie warunki należy spełnić, aby korzystać ze zwolnienia dla sprzedaży wysyłkowej?

Zwolnienie przysługuje, gdy łącznie spełnione są trzy warunki: towar jest dostarczany pocztą lub kurierem, zapłata w całości i za pośrednictwem banku wpływa na rachunek sprzedawcy (np. przelew, BLIK), a z ewidencji jasno wynika, czego dotyczy wpłata i kto był nabywcą (imię, nazwisko, adres).

Mam kasę stacjonarną – czy mogę na niej nabijać sprzedaż z internetu?

Tak. Jeśli posiadasz już kasę w sklepie stacjonarnym, możesz ewidencjonować na niej każdą sprzedaż detaliczną, również tę internetową. Nie ma potrzeby kupowania osobnego urządzenia dla e-sklepu, chyba że skala sprzedaży wymaga automatyzacji – wtedy warto zainwestować w drukarkę fiskalną zintegrowaną z systemem.

Czy jeśli klient zapłaci kartą płatniczą przez terminal u kuriera, mogę korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej dla sprzedaży wysyłkowej?

Niestety nie. Według organów podatkowych płatność kartą płatniczą nie jest traktowana jako wpłata „za pośrednictwem banku” w rozumieniu przepisów o zwolnieniu z kasy fiskalnej i licznych interpretacji organów podatkowych. Mimo że środki ostatecznie trafiają na Twój rachunek, sam moment autoryzacji transakcji kartą jest uznawany za formę płatności bezpośredniej.

Czy sprzedaż towarów za granicę (eksport lub wysyłka do krajów UE) również musi być nabijana na kasę fiskalną?

Tak, co do zasady sprzedaż wysyłkowa na rzecz osób fizycznych za granicę podlega ewidencjonowaniu na kasie fiskalnej na takich samych zasadach jak sprzedaż krajowa, , jednak obowiązki mogą się różnić w zależności od modelu rozliczeń (np. OSS). Dopóki nie przekroczysz unijnych limitów sprzedaży na odległość (WSTO) lub nie zdecydujesz się na rozliczanie VAT-u w kraju nabywcy, stosujesz polskie stawki podatku, a do paczki zagranicznej dołączasz polski paragon fiskalny.

Czy sprzedaż na Vinted wymaga kasy fiskalnej?

Nie, jeśli prowadzisz sprzedaż prywatną – odsprzedajesz ubrania, które wcześniej należały do ciebie. Kasa fiskalna jest jednak obowiązkowa na warunkach ogólnych, jeśli prowadzisz sprzedaż komercyjną.

Jaką kasę fiskalną wybrać do sprzedaży przez internet? Poradź się Mico

Wybór odpowiedniego urządzenia do sklepu internetowego nie musi być trudny, jeśli masz obok siebie ekspertów. Choć w artykule piszemy o kasie fiskalnej do sprzedaży internetowej, tak naprawdę mamy na myśli głównie drukarki fiskalne. Drukarka fiskalna to urządzenie zintegrowane z systemem sprzedażowo-magazynowym, które jest niezawodne przy licznym i zróżnicowanym asortymencie. Dla wielu sklepów internetowych sprzedaż na kasie fiskalnej jest po prostu niewygodna, jeśli wręcz niemożliwa.

Doskonałym rozwiązaniem jest również wdrożenie e-paragonów. Nie trzeba wtedy drukować paragonu dla każdej transakcji i wkładać go do paczki – zostanie on przesłany wprost na adres mailowy klienta.

E-paragony to rewolucja w e-commerce. Oszczędzają czas na pakowaniu i eliminują ryzyko pomyłki przy dołączaniu paragonu – mówi Bartek, specjalista ds. technicznych w Mico.

W Mico oczywiście rozumiemy, że każdy biznes jest inny, dlatego nie musisz posiadać specjalistycznej wiedzy technicznej – to my dobierzemy rozwiązanie idealnie dopasowane do Twoich potrzeb. Podczas krótkiej rozmowy przeanalizujemy specyfikację Twojej działalności, rozwiejemy wszelkie wątpliwości i przeprowadzimy kompleksowe szkolenie z obsługi. Jesteśmy dla Ciebie na ulicy Gorczyczewskiego 4 w Poznaniu! Zachęcamy również do bezpośredniego kontaktu pod naszym handlowym numerem telefonu 696 357 511.

Autorem poradnika jest Borys, Dyrektor Handlowy Mico, który od 5 lat doradza naszym klientom w doborze kas fiskalnych.

Skontaktuj się z nami!