Rejestracja kasy fiskalnej w przypadku zmiany właściciela lub lokalizacji firmy

Kasy fiskalne są produkowane i użytkowane według przepisów prawa, nad którymi czuwa polski ustawodawca. Są to więc wyjątkowe urządzenia, o wyspecjalizowanej funkcji, których nie możemy traktować w kategoriach zwykłego sprzętu elektronicznego. Z tego powodu kasa fiskalna może sprawiać pewne trudności, gdy zmieniamy adres siedziby lub właściciela urządzenia. Jak postąpić w takich sytuacjach? Zapraszamy do przeczytania krótkiego artykułu w tym temacie.

Rejestracja kasy fiskalnej, a wiążące dane

Każdy, kto ma urządzenie fiskalne wie, jak przebiega proces rejestracji kasy fiskalnej. W jego trakcie urządzenie jest programowane przez specjalistów. Trzeba tu podkreślić, że kasa fiskalna jest z założenia przypisana do danej firmy. Ta firma ma indywidualny numer NIP, nazwę, a także adres, pod którym urządzenie fiskalne jest używane. Wszystkie te informacje podajemy swojemu serwisowi podczas rejestracji kasy fiskalnej.

Pewne dane, które raz zostają wpisane do pamięci urządzenia, może zmienić tylko uprawniony do tego serwisant. Inne będą wymagały całkowitej wymiany pamięci fiskalnej. Z tego powodu kasy fiskalne bywają problematyczne, jeśli chodzi o wprowadzanie późniejszych modyfikacji. W takiej sytuacji zawsze będziesz musiał poprosić o pomoc swój serwis kas fiskalnych.

Kasa fiskalna, a zmiana miejsca używania

Załóżmy, że przenosisz swoją działalność pod zupełnie nowy adres. Jak przystosować do tego swoje kasy fiskalne? O zmianie miejsca użytkowania urządzenia fiskalnego mówi nam Obwieszczenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 30 lipca 2021 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. W zależności od tego, czy Twoja kasa fiskalna jest urządzeniem z kopią elektroniczną paragonu, czy urządzeniem online, powinieneś skierować się do odpowiedniego paragrafu.

Kasy fiskalne z kopią elektroniczną

O tym, jak postąpić w przypadku zmiany miejsca używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii paragonu, mówi nam §23:

§ 23. (…) 2. Podatnik w terminie 7 dni od dnia zmiany miejsca używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii informuje o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego, składając aktualizację zgłoszenia danych dotyczących kasy, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia.

3. W przypadku zmiany miejsca używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii podatnik zapewnia dokonanie zmiany w książce kasy w zakresie określenia miejsca używania kasy oraz zapewnia dokonanie zmiany danych zapisanych w pamięci kasy dotyczących adresu punktu sprzedaży, w którym po dokonanej zmianie kasa będzie używana.

4. Zmiana miejsca używania kasy nie wymaga dokonania odczytu zawartości pamięci fiskalnej.

Według powyższych wytycznych, kasy fiskalne z kopią elektroniczną paragonu, które zmieniły swoje miejsce pracy, należy zgłosić do naczelnika urzędu skarbowego w ciągu 7 dni. Jako użytkownik urządzenia, musisz też dokonać zmiany w książce kasy. Po Twojej stronie leży zatroszczenie się, by kasa fiskalna trafiła w ręce serwisanta, który wprowadzi odpowiednie zmiany w pamięci fiskalnej oraz w nagłówku paragonu. Na szczęście nie wymaga to całkowitej wymiany pamięci (jest to dość kosztowny proces).

Kasy fiskalne online

Kasa fiskalna online jest nieco mniej problematyczna od urządzeń tradycyjnych. Mówi o tym §18:

§ 18. W przypadku zmiany miejsca używania kasy on-line podatnik zapewnia zapisanie w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz w książce kasy aktualnych, po dokonanej zmianie, danych o miejscu używania kasy.

Całkowicie pominięty jest więc etap kontaktu z Urzędem Skarbowym. Kasy fiskalne online automatycznie informują o zmianach zainteresowane organy państwowe, komunikując się z CRK. Wciąż jednak musisz zatroszczyć się o obsługę serwisową w zakresie zmiany adresu w pamięci fiskalnej, chronionej i w nagłówku paragonu. Nie zapomnij również o wpisie w książce kasy!

Zmiana właściciela kasy fiskalnej

W przypadku zmiany właściciela (np. w procesie sprzedaży przedsiębiorstwa), przepisy obowiązujące kasy fiskalne są dużo mniej łaskawe. Tak jak wspomnieliśmy na początku, kasa fiskalna jest specyficznym urządzeniem, powiązanym z danym podatnikiem przez unikatowy numer NIP. Zmiana właściciela kasy fiskalnej pociąga za sobą modyfikację NIP, a ta jest możliwa tylko i wyłącznie poprzez wymianę modułu fiskalnego. Poniżej przedstawiamy proces, przez który musi przejść kasa fiskalna, zanim zmieni właściciela. Polecamy również nasz artykuł o sprzedaży używanego urządzenia fiskalnego: Czy warto sprzedaż używaną kasę fiskalną lub terminal płatniczy?

Proces zmiany NIP wiąże się z wymianą pamięci fiskalnej. Na początku kasa fiskalna musi wystawić zaległe raporty: dobowy i miesięczny (w przypadku urządzeń online może być tylko dobowy). Następnie kontaktujemy się z firmą, która serwisuje nasze kasy fiskalne. Serwisant dokonuje odczytu pamięci fiskalnej, wystawia odpowiednie protokoły i instruuje, jakie dokumenty i w jakim czasie dostarczyć do Urzędu Skarbowego. Proces wymiany pamięci fiskalnej jest niestety dość kosztowny: wynosi od kilkuset do nawet tysiąca złotych. Za fiskalizację i ponowne programowanie zapłaci już kolejny jej nabywca.

Kasy fiskalne w spółkach

Wydano już wiele indywidualnych interpretacji, dotyczących przejęcia urządzeń fiskalnych wraz z całym majątkiem przedsiębiorstwa. Osobowość prawna firm może być różna i o ile w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej kasa fiskalna nie może być sprzedana bez wymiany pamięci fiskalnej, o tyle w przypadku spółek nie jest to takie oczywiste.

A powinno! Najbezpieczniej jest przyjąć, że kasy fiskalne zawsze są powiązane z numerem NIP. Jeśli zmieniasz osobowość prawną firmy, lub odsprzedajesz ją nowemu właścicielowi, musisz sobie zadać pytanie: czy pociąga to za sobą zmianę NIP? Zazwyczaj tak właśnie jest. Trzeba wtedy całkowicie wymienić pamięć fiskalną. Jeśli zmianie ulega np. tylko nazwa, wystarczy adekwatnie wprowadzić stosowną zmianę w pamięci urządzenia fiskalnego. W przypadku wątpliwości (są to sprawy prawnie zaawansowane, wykraczające poza nasze kompetencje), polecamy wystąpić o indywidualną interpretację podatkową. My niestety nie jesteśmy prawnikami, a indywidualne interpretacje potrafią czasem zaskoczyć!

Skontaktuj się z nami!