Terminal płatniczy a kasa fiskalna – obowiązki w ramach Polskiego Ładu

Polski Ład to powszechnie stosowana nazwa, pod którą kryje się Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Dokument prawny, mający 140 stron, dogłębnie zmienia przepisy podatkowe w różnych obszarach. Znajdziemy tam także zapisy, które powinny interesować posiadaczy kas fiskalnych. Terminal płatniczy, a kasa fiskalna – to zależność, która w najbliższym czasie nabierze na znaczeniu.

Sprawdź naszą ofertę kas fiskalnych online!

Polski Ład, kasa fiskalna, a terminal płatniczy

Nowa ustawa wprowadza zmiany w obszarze płatności bezgotówkowych dla właścicieli kas. Zacznie nas w dużej mierze obowiązywać już od początku 2022 roku. W zasadzie są to dwa nowe obowiązki do wypełnienia:

• konieczność zapewnienia instrumentu płatniczego, który pozwoli na przyjmowanie elektronicznych form zapłaty,
• konieczność integracji kas fiskalnych online z terminalem płatniczym, jeśli go posiadasz (UWAGA! MF zapowiedziało wycofanie tego wymogu!).

 Przyjrzyjmy się obu tym obowiązkom z osobna. 

Instrument płatniczy – co to jest i jak go zapewnić? 

Spójrz jeszcze raz na pierwszy z wymienionych przez nas obowiązków, nałożonych przez Polski Ład. Czym jest w zasadzie ten “instrument płatniczy”? Czy to oznacza, że musisz od 1 stycznia 2022 roku posiadać terminal, a kasa fiskalna musi z nim współpracować?

Instrument płatniczy to każda forma przyjmowania zapłaty elektronicznej. W tę szeroką definicję wpisują się tak przelewy elektroniczne, czy przelewy mobilne jak i przyjmowanie płatności kartą. Jednak niemalże dla każdego z tych rodzajów płatności w sklepie stacjonarnym i tak będzie niezbędny terminal płatniczy. A kasa fiskalna? Pełni tu jedynie rolę potwierdzenia, że potrzebujesz wdrożyć instrumenty płatnicze w swojej firmie. Przed taką koniecznością stoją bowiem wszyscy posiadacze kas fiskalnych (objęci obowiązkiem ewidencji, jak i używający kas z własnej woli). 

Płatność bezgotówkowa ma różne wymiary, napisaliśmy o tym więcej tutaj: Obowiązkowe płatności bezgotówkowe w 2022 roku. Może być to przelew elektroniczny, płatności mobilne, przyjmowanie płatności kartą itd. Z dużym prawdopodobieństwem potrzebny będzie Ci terminal (a kasa fiskalna nie musi być zintegrowana z wymienionymi formami płatności, jeśli nie używasz kasy online). 

Przelewy, płatność mobilna, terminal, a kasa fiskalna – co grozi za niewypełnienie obowiązku? 

Nie wiadomo, jakie kary czekają przedsiębiorców w przypadku niezastosowania się do nowych przepisów. Wiadomo jedynie, że jeśli nie zapewnisz możliwości zapłaty za pośrednictwem instrumentu płatniczego, nie będziesz mógł ubiegać się o zwrot podatku VAT “szybką ścieżką”, także wprowadzoną przez Polski Ład.   

Można podejrzewać, że przyjęta Ustawa będzie w przyszłości modyfikowana. Być może kolejne poprawki określą szczegóły kar za niestosowanie instrumentów płatniczych. 

Pewnym jednak jest, że jeśli stosujesz terminal płatniczy, a kasa fiskalna której używasz jest kasą online, od stycznia 2025 będziesz musiał zadbać o ich integrację. 

Kasa online i terminal, a ich integracja

UWAGA! Ministerstwo Finansów zapowiedziało wycofanie obowiązku integracji kasy fiskalnej i terminala płatniczego! (informacja na dzień 9.04.2024).

Więcej na ten temat na stronie Ministerstwa Finansów: Konsultacje projektu zmiany ustawy dotyczącej obowiązkowego KSeF (patrz: Proponowane rozwiązania w innych obszarach).

Aktualizacja 18.11.2024: Termin integracji został przesunięty na 1.04.2025 roku. W międzyczasie trwa proces legislacyjny ustawy znoszącej obowiązek integracji kas i terminali.

Przepis, który zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku, a który mówi o tym, że kasa online i terminal powinny być ze sobą połączone, z pewnością sprawi przedsiębiorcom większe kłopoty. Na pewno budzi wiele niezadowolenia, z powodu nie tak dawnej konieczności przejścia niektórych branż na kasy online: Kasy fiskalne online – od kiedy, dla kogo i co to jest? Wiele osób poniosło koszty tej zmiany, wyposażając się w nowe urządzenia. Teraz przedsiębiorcy muszą zapłacić za wymaganą integrację. 

Warto podkreślić, że każdy posiadacz kasy online może wybrać odpowiadający mu instrument płatniczy, nie musi być to terminal. Jeśli jednak stosujesz terminal płatniczy, a kasa fiskalna której używasz jest kasą online, musisz zapewnić integrację obu urządzeń od 1 stycznia 2025 roku. Pierwotnie integracja miała być wymagana od 1 lipca 2022 roku, zatem termin został wydłużony aż o 2,5 roku!

Ponadto opisywany obowiązek nie dotyczy użytkowników drukarek fiskalnych online. Są one wyłączone z obowiązku posiadania interfejsu komunikacyjnego z terminalem płatniczym.

Kasa online i terminal zazwyczaj łatwo poddają się integracji. Kasy online są nowoczesnymi urządzeniami, w których przewidziano taką współpracę już na etapie projektowych. Nie oznacza to jednak, że każdy terminal będzie pasował do każdej kasy. Jeśli nie jesteś pewien, czy Twoje urządzenia można zintegrować, skontaktuj się z nami zawczasu! Przypominamy tu także artykuł, w którym opisaliśmy zagadnienia związane z taką integracją: Jak podłączyć terminal płatniczy do kasy?

Kary za brak integracji terminala z kasą online

Tutaj ustawodawca był niestety dużo bardziej precyzyjny, jeżeli chodzi o określenie kar za niedopełnienie obowiązku integracji. W ustawie czytamy, że: W przypadku stwierdzenia, że podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej, wbrew obowiązkowi, (…) nie zapewnia współpracy kasy rejestrującej z terminalem płatniczym, przy użyciu którego zapewnia możliwość przyjmowania płatności, zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących, naczelnik urzędu skarbowego, w drodze decyzji, nakłada na tego podatnika karę pieniężną w wysokości 5000 zł. Widać więc, że kasa online i terminal powinny zostać zintegrowane w terminie, aby uniknąć wysokiej kary i nieprzyjemności.

Wiesz już, jak wygląda relacja na linii “kasa fiskalna a terminal płatniczy” w Polskim Ładzie i jakie obowiązki z tego wynikają. Pozostaje przygotować się na nadchodzące zmiany. Jeśli chcesz wdrożyć w swojej firmie płatności bezgotówkowe za pośrednictwem terminala? Zintegrować swój terminal z kasą? Daj nam znać już teraz! 

Skontaktuj się z nami!