Obowiązek posiadania kasy fiskalnej w branży szkoleniowej – mit czy rzeczywistość?
Żyjemy w czasach, w których ciągły rozwój postrzegamy jako coś pożądanego. Nic dziwnego, że rynek nasycony jest bogatą ofertą szkoleń. […]
Żyjemy w czasach, w których ciągły rozwój postrzegamy jako coś pożądanego. Nic dziwnego, że rynek nasycony jest bogatą ofertą szkoleń. Przybierają one rozmaite formy – czasem są skierowane do pracowników określonych branż, czasem opierają się na rozwoju osobistych zainteresowań. Chcąc prowadzić takie szkolenia, w końcu dojdziesz do pytania o urządzenie rejestrujące. Czy istnieje obowiązek kasy fiskalnej dla szkoleń? Odpowiedź jak zawsze jest jedna – trzeba sprawdzić, co mówią na ten temat przepisy.
Kasa fiskalna w branży szkoleniowej a ustawa o VAT
Klasycznie, najpierw zajrzyjmy do ulubionej przez przedsiębiorców Ustawy o VAT. Nie ma tam wprawdzie bezpośredniej informacji o tym, czy kasa fiskalna w branży szkoleniowej jest potrzebna. Ustawa o VAT zawiera natomiast ogólne przepisy dotyczące posiadania kas fiskalnych.
Dowiadujemy się z niej, że kasa fiskalna jest wymogiem przy rejestrowaniu sprzedaży towarów i usług na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. To przydługie zdanie mówi, że obowiązek kasy fiskalnej dla szkoleń powstaje, kiedy prowadzisz je dla osób indywidualnych lub rolników ryczałtowych. Wynika to m.in. z konieczności wystawienia potwierdzenia zapłaty, którym jest paragon fiskalny i rozliczenia podatku VAT. Jeśli prowadzisz szkolenia dla firm, wszystko załatwisz to za pomocą faktury.
Osoby, które poszukują informacji, czy kasa fiskalna w branży szkoleniowej jest niezbędna, na pewno już załamały ręce. Niepotrzebnie! W kolejce czeka kolejny akt prawny do poznania – Rozporządzenie w sprawie zwolnień.
Obowiązek kasy fiskalnej dla szkoleń w świetle Rozporządzenia z dnia 22 grudnia 2021 roku
Dokument, o którym mowa, to właściwie Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Określa ono dość precyzyjnie grupy podatników i rodzaje działalności, które czasowo nie mają obowiązku ewidencji obrotu i podatku VAT. Opisuje też, kto musi mieć kasę fiskalną bezwzględnie, od pierwszego dnia sprzedaży. Warto być z tym aktem prawnym na bieżąco. Kolejna jego aktualizacja nastąpi już pod koniec 2023 roku.
Uwaga! Nowe Rozporządzenie w sprawie zwolnień nie wprowadza żadnych zmian w omawianym temacie:
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
W tym momencie nie istnieje bezwzględny obowiązek kasy fiskalnej dla szkoleń, powstający od pierwszego dnia świadczenia usług. Czynność ta nie została wymieniona w § 4. 1., gdzie wyliczono branże, dla których konieczny jest zakup urządzenia fiskalnego od razu i do których nie stosuje się żadnego rodzaju zwolnienia.
Czynności zwolnione z obowiązku ewidencjonowania
W kontekście omawianego Rozporządzenia trzeba zapoznać się jeszcze z Załącznikiem, w którym opisano czynności całkowicie zwolnione z obowiązku ewidencjonowania. Dopiero tam dowiadujemy się, czy kasa fiskalna w branży szkoleniowej będzie konieczna. Na pozycji 30 znajdujemy zapis:
Czynności zwolnione z obowiązku ewidencjonowania (…)
poz. 30 Usługi w zakresie edukacji – z wyłączeniem: usług w zakresie pozaszkolnych form edukacji sportowej oraz zajęć sportowych i rekreacyjnych (PKWiU 85.51.10.0), usług świadczonych przez szkoły tańca i instruktorów tańca (PKWiU 85.52.11.0), usług świadczonych przez szkoły nauki jazdy (PKWiU 85.53.11).
Zakładając, że uznamy szkolenie za usługi w zakresie edukacji, obowiązek kasy fiskalnej dla szkoleń nie istnieje. Widać jedynie, że o urządzenie rejestrujące muszą zatroszczyć się organizatorzy pozaszkolnych zajęć edukacyjnych, szkoły tańca oraz szkoły nauki jazdy. Mogą oni jednak korzystać ze zwolnienia ze względu na limit obrotów do kwoty 20 000 zł obrotu. Więcej na ten temat napisaliśmy w artykule: Limit do zwolnienia z kasy fiskalnej w 2022 roku.
Usługi edukacyjne, a kasa fiskalna w branży szkoleniowej
Kluczowym dla zastosowania zwolnienia z instalacji kasy fiskalnej, jest więc uznanie szkoleń za usługi edukacyjne. Każdy przedsiębiorca musi we własnym zakresie zastanowić się, czy jego działalność rzeczywiście wpisuje się w taką specjalizację.
W naszej ocenie zapis z Załącznika Rozporządzenia może objąć naprawdę szeroki zakres szkoleń. Rozumiemy jednak, że rozmaitość usług tego typu dostępnych na rynku jest ogromna. Być może trudno jest jednoznacznie przypisać im misję edukacyjną. Znamy także realia kontaktu z urzędnikami. Jeśli masz wątpliwości, bez wahania sięgnij po interpretację podatkową. Zyskasz indywidualne potwierdzenie, czy istnieje obowiązek kasy fiskalnej dla szkoleń, które organizujesz. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyda Ci dokument, który może potem służyć jako argument w kontakcie z Urzędem Skarbowym lub Krajową Administracją Skarbową.
Nie stosuj kasy fiskalnej, przyjmuj płatność przelewem
Zakup kasy fiskalnej można pominąć jeszcze w inny sposób. Nawet jeśli masz wątpliwości, czy Twoja działalność to na pewno usługa edukacyjna, możesz zastosować płatność przelewem. Spójrzmy na pozycję 37 omawianego wcześniej Załącznika do Rozporządzenia:
Czynności zwolnione z obowiązku ewidencjonowania (…)
poz. 37 Świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.
Kasa fiskalna w branży szkoleniowej nie będzie więc konieczna, jeśli przyjmujesz płatność za zajęcia bezgotówkowo. Można tu z powodzeniem zastosować nie tylko przelew online, ale także wygodną płatność BLIK. Istotne jest transparentne i dokładne zbieranie dowodów dokumentujących zapłaty.
Obowiązek kasy fiskalnej dla szkoleń – podsumowanie
Jak wykazaliśmy, obowiązek kasy fiskalnej dla szkoleń można rozpatrywać pod różnymi kątami. Podsumujmy dotychczasowe wnioski. Zazwyczaj jest to usługa świadczona dla osób indywidualnych, więc z pozoru wymaga rejestrowania VAT na kasie fiskalnej. Rozporządzenie z dnia 22 grudnia 2021 roku nie wymienia jednak szkoleń wśród czynności objętych bezwzględnym obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej.
Jeśli uznać je za usługi edukacyjne, można wyciągnąć wniosek, że kasa fiskalna w branży szkoleniowej nie będzie konieczna. Mówi o tym Załącznik do Rozporządzenia, opisujący Czynności całkowicie zwolnione z obowiązku ewidencjonowania, a konkretnie pozycja 30. Jeśli masz wątpliwości, czy Twoje szkolenia to na pewno usługa edukacyjna – wystąp o indywidualną interpretację podatkową. Co więcej, możesz również zastosować rodzaj zwolnienia znajdujący się w pozycji 37 Załącznika, czyli przyjmowanie płatności bezgotówkowo. Jeśli wprowadzisz w życia opisane w Załączniku warunki, obędzie się bez zakupu urządzenia rejestrującego.
Teraz wiesz już wszystko o tym, czy kasa fiskalna w branży szkoleniowej jest potrzebna i w jakich okolicznościach można zrezygnować z jej zakupu. W razie dalszych pytań oczywiście zapraszamy do kontaktu lub wizyty w naszym biurze! Nawet jeśli nie planujesz zakupu urządzenia rejestrującego, z chęcią polecimy Ci inne narzędzie biznesowe np. podpis elektroniczny kwalifikowany.
