Kiedy nie trzeba wystawiać paragonu?

Większość przedsiębiorców prowadzących sprzedaż towarów lub usług na rzecz klientów indywidualnych musi wystawiać paragony fiskalne. Pełnią one ważną rolę w naszym systemie podatkowym. Stają się także coraz częściej atrybutem świadomego konsumenta, który widzi w paragonie fiskalnym możliwość dociekania swoich praw. Warto jednak wiedzieć, że przepisy prawa przewidują określone sytuacje, kiedy nie trzeba wystawiać paragonu. W poniższym artykule omówimy, dlaczego paragon jest istotny, jakie kary grożą za jego niewystawienie oraz kto i na jakich warunkach może całkowicie zrezygnować z emitowania paragonów fiskalnych.

Dlaczego paragon fiskalny jest ważny?

W polskim systemie podatkowym paragon fiskalny pełni ważną rolę. Zanim przejdziemy do omówienia kiedy trzeba, a kiedy nie trzeba wystawiać paragonu, poświęćmy chwilę na opisanie jego właściwości. O co ten cały szum? Wystawienie paragonu jest kluczowe z kilku powodów:

1. Dowód zakupu dla klienta. Paragon umożliwia zgłaszanie reklamacji, zwrotów oraz pełni rolę dokumentu potwierdzającego transakcję. Jest podstawą dociekania swoich praw konsumenckich.
2. Kontrola podatkowa. Rejestracja sprzedaży pozwala organom podatkowym monitorować obrót przedsiębiorców, zapewniając prawidłowe rozliczenie podatków. Daje gwarancję, że podatek trafi do wspólnej kasy budżetu państwa.
3. Transparentność finansowa. Pomaga w ograniczeniu szarej strefy i minimalizuje ryzyko unikania opodatkowania – wystawiając paragon, wspierasz uczciwą konkurencję.

Mimo ważnej funkcji tego dokumentu fiskalnego istnieją sytuacje, kiedy nie trzeba wystawiać paragonu. Nie są one liczne. Większość przedsiębiorców oferująca towary i usługi klientom indywidualnym musi emitować paragony. Wynika to bezpośrednio z zapisów polskiego prawa.

Paragony fiskalne w świetle prawa

Paragon fiskalny – ogólne przepisy

W Polsce obowiązek wystawiania paragonów fiskalnych reguluje Ustawa o podatku od towarów i usług (VAT) oraz Rozporządzenia Ministra Finansów dotyczące kas rejestrujących. Zgodnie z Ustawą o VAT, każdy przedsiębiorca, który sprzedaje towary lub świadczy usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, ma obowiązek zarejestrowania transakcji na kasie fiskalnej i wydania klientowi paragonu. Jeśli więc sprzedajesz klientom indywidualnym, możesz z góry błędnie założyć, że sytuacja kiedy nie trzeba wystawiać paragonu, nie została w ogóle przewidziana w polskim prawie. Pod koniec artykułu rozwiejemy te wątpliwości.

Kara za brak paragonu

Warto posiadać dokładną i klarowną wiedzę na temat tego, kiedy nie trzeba wystawiać paragonu. Uchroni Cię to przed błędną oceną Twoich obowiązków podatkowych. Unikniesz także ewentualnej kary za brak wystawienia paragonu w sytuacji, w której powinien być wyemitowany. Sprawę tą reguluje Kodeks Karny Skarbowy.

Niewydanie paragonu można uznać za przestępstwo skarbowe, lub wykroczenie skarbowe. To ważne, bo w zależności od klasyfikacji, wysokość kary będzie się różnić. Przestępstwo skarbowe grozi karą grzywny w wysokości 180 stawek dziennych, a o jej ostatecznym wymiarze decyduje sąd. Wykroczenie skarbowe może Cię kosztować od 430 zł do aż 86 000 zł.

Kiedy nie trzeba wystawiać paragonu?

Wbrew pozorom, przepisy określają również wyjątki od obowiązku rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej i wystawiania paragonów. Poszczególne rodzaje zwolnień z kas rejestrujących i ich warunki zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Szczegóły aktualnie obowiązującego Rozporządzenia opisaliśmy w tym artykule: Zwolnienie z kas fiskalnych w 2025 roku – co musisz wiedzieć?

Sprawdź, kiedy nie trzeba wystawiać paragonu!

Chociaż obowiązek wystawiania paragonów fiskalnych dotyczy większości przedsiębiorców, istnieją określone przypadki, w których przepisy pozwalają na odstąpienie od tego wymogu. Poniżej prezentujemy niektóre z nich:

1. Sprzedaż dla firm (transakcje dokumentowane fakturą VAT)

Wtedy, kiedy nie trzeba wystawiać paragonu, przedsiębiorca może udokumentować transakcję fakturą VAT, jeśli sprzedaż dotyczy innego przedsiębiorcy. Warunkiem jest jednak, aby odbiorca transakcji był zarejestrowany jako podatnik. Poza tym transakcja musi być opisana w sposób umożliwiający jej identyfikację w księgach rachunkowych.

2. Sprzedaż zwolniona z kas fiskalnych

Niektóre rodzaje działalności zwolniono z obowiązku stosowania kas fiskalnych i wystawiania paragonów, na podstawie wspomnianego już Rozporządzenia. Kiedy nie trzeba wystawiać paragonu? Nie jest to konieczne w przypadku:

• Rodzajów działalności zwolnionych przedmiotowo. Określono je w Załączniku do Rozporządzenia w sprawie zwolnień. Załącznik zawiera tabelę określającą „Czynności zwolnione z obowiązku ewidencjonowania”. Znajdziemy tu na przykład usługi rolnicze, oczyszczanie ścieków, zarządzanie odpadami, usługi transportowe, pocztowe i kurierskie, nadawcze, telekomunikacyjne, finansowe, ubezpieczeniowe, notarialne, czy też usługi edukacyjne (z pewnymi odstępstwami). Warto tu zapoznać się bezpośrednio z całą treścią Załącznika, aby na 100% wiedzieć, kiedy nie trzeba wystawiać paragonu.
• Podmiotów, które nie przekroczyły limitu obrotu. Są to przedsiębiorcy, których roczny obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie przekracza określonego limitu (obecnie 20 tys. zł). Jeśli przekroczysz ten limit, tracisz prawo do zwolnienia i musisz zakupić kasę fiskalną a także wystawiać paragony. Więcej na ten temat napisaliśmy w artykule: Limit obrotów a obowiązek stosowania kasy fiskalnej.

3. Sprzedaż wysyłkowa z płatnością na rachunek bankowy

Kiedy nie trzeba wystawiać paragonu? Jeśli sprzedaż wysyłkowa odbywa się wyłącznie za pośrednictwem internetu. Płatność za towar jest tu realizowana w całości bezgotówkowo. Przedsiębiorca nie musi wtedy wystawiać paragonu. Pamiętaj jednak, że sytuacja kiedy nie trzeba wystawiać paragonu, nie zwalnia Cię z prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży. Ponadto ewidencja ta musi pozwalać na jednoznaczną identyfikację nabywcy i przedmiotu transakcji.

Co więcej, sprzedaż niektórych towarów, bezwzględnie trzeba rejestrować na kasie fiskalnej (i potwierdzać paragonem). Nawet jeśli sprzedaż ma formę wysyłkową przez internet. Wśród takich produktów znajdują się między innymi wody toaletowe, perfumy, wyroby z metali szlachetnych, części do aparatów, czy alkohol. Dokładną listę towarów znajdziesz w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (§ 4. 1).

Podsumowanie – kiedy nie trzeba wystawiać paragonu?

Jak widać odpowiedź na pytanie “Kiedy nie trzeba wystawiać paragonu?” nie jest oczywista. Upewnij się, że w Twoim przypadku kasa fiskalna i paragony są zbędne. Wczytaj się w konkretne akty prawne, które przytoczyliśmy w powyższym artykule. Bezsprzecznie jednak, jeśli prowadzisz sprzedaż na rzecz innych firm, bez problemu możesz rozliczyć transakcje fakturą VAT. Sytuacja jest bardziej złożona, gdy sprzedajesz na rzecz klientów indywidualnych. Zasadniczo masz obowiązek wystawić paragon do każdej takiej sprzedaży – istnieją jednak od tego wyjątki. Nie musisz wystawiać paragonu, jeśli:

• nie przekroczyłeś w danym roku podatkowym 20 000 zł obrotu,
• sprzedajesz wysyłkowo przez internet.

Należy jednak z całą mocą jeszcze raz podkreślić, że żadne z powyższych zwolnień nie dotyczy Cię, jeśli Twoja działalność została wymieniona jako objęta obowiązkiem posiadania kasy w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Dalej nie jesteś pewien, kiedy nie trzeba wystawiać paragonu? Polecamy się do niezobowiązujących konsultacji! Wielu naszych klientów przychodzi do nas z zamiarem zakupu kasy fiskalnej, a na miejscu okazuje się, że można odroczyć ten obowiązek. A przynajmniej na jakiś czas odpuścić sobie wystawianie paragonów fiskalnych! Chcesz wiedzieć, jak jest w Twoim przypadku? Zapraszamy do kontaktu – jesteśmy dla Ciebie na ul. Gorczyczewskiego 4-6 w Poznaniu, a także pod mailem biuro@mico.pl i pod numerem telefonu: (61) 847-20-06.

Skontaktuj się z nami!