Usługi budowlane a kasa fiskalna — czy jest obowiązkowa?

W Polsce prężnie rozwija się działalność budowlana, obejmująca nie tylko czynności stricte budowlane, ale też wykończeniowe. Wielu z Was realizuje zlecenia dla klientów indywidualnych i zastanawia się, jaka jest relacja pomiędzy usługami budowlanymi a kasą fiskalną. Czy firma budowlana musi mieć urządzenie rejestrujące? Niestety najbardziej adekwatną odpowiedzią jest “to zależy”, dlatego dziś rozkładamy ten temat na czynniki pierwsze.

Spis treści:

1. Usługi budowlane a kasa fiskalna – w pigułce

2. Czy firma budowlana musi mieć kasę fiskalną?

3. Kiedy usługi budowlane są zwolnione z kasy fiskalnej?

3.1 Jak działa limit obrotu do kasy fiskalnej w usługach budowlanych?

3.2 Usługi budowlane płatne przelewem a kasa fiskalna – kiedy przelew zwalnia z obowiązku ewidencji?

3.3 Czy częściowa zapłata gotówką za usługi budowlane cofa zwolnienie z kasy fiskalnej dla płatności przelewem?

4. Czy usługi budowlane wymagają kasy fiskalnej online?

5. Dlaczego warto mieć kasę fiskalną w usługach budowlanych?

6. Jaką kasę fiskalną dla firmy budowlanej wybrać?

7. Kasa fiskalna a usługi budowlane – najczęściej zadawane pytania (FAQ)

8. Szukasz kasy fiskalnej do budowlanki? Poradź się specjalistów!

Usługi budowlane a kasa fiskalna – w pigułce

• Kasa fiskalna w firmie budowlanej nie jest wymagana od pierwszej sprzedaży.
• Obowiązek ewidencji fiskalnej pojawia się dopiero po przekroczeniu limitu obrotu, wynoszącego 20 000 zł w danym roku podatkowym, przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych.
• Po przekroczeniu limitu masz 2 miesiące (od pierwszego dnia następnego miesiąca) na zakup i fiskalizację kasy.
• Jeśli klienci płacą w 100% bezgotówkowo za Twoje usługi budowlane – kasa fiskalna nie jest wymagana, nawet przy klientach indywidualnych.
• Od 1 lipca 2021 r. firma budowlana może stosować wyłącznie urządzenia fiskalne typu online.
• Aktualne zwolnienia z obowiązku stosowania kasy rejestrującej, reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 roku (Dz.U. 2024 poz. 1902) obowiązujące do 31 grudnia 2027 r.
• Prawo do ulgi (do 90% ceny netto, do 700 zł) przysługuje na zakup pierwszej kasy fiskalnej online. Możesz z niej skorzystać także przy zakupie kolejnych urządzeń, pod warunkiem że zaczniesz ich używać w okresie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży.

Czy firma budowlana musi mieć kasę fiskalną?

Na początku przypomnijmy pokrótce, że obowiązek ewidencji powstaje tylko w przypadku sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Stanowi o tym Ustawa o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535), czyli Ustawa o VAT w art. 111 ust.1.

Ważne! Jeśli Twoja firma świadczy usługi wyłącznie na rzecz innych przedsiębiorstw i rozlicza się fakturami, obowiązek posiadania kasy fiskalnej Cię nie dotyczy!

Odpowiedź na pytanie, czy usługi budowlane muszą mieć kasę fiskalną, znajdziemy natomiast w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, obowiązującym do 31 grudnia 2027 roku. Precyzuje ono, kto musi mieć kasę fiskalną i jakie zwolnienia są dostępne.

Analizując treść rozporządzenia widzimy, że usługi budowlane nie zostały wymienione w katalogu branż, dla których obowiązek ewidencji zaczyna się od pierwszej transakcji (§4 ust. 1). To odróżnia ją od gastronomii, usług kosmetycznych, branży prawniczej i wielu innych rodzajów działalności, dla których od pierwszej sprzedaży niezbędna jest kasa fiskalna. Usługi budowlane mają więc nieco ułatwiony start w prowadzeniu własnego biznesu.

Kiedy usługi budowlane są zwolnione z kasy fiskalnej?

To, że budowlanka nie została wymieniona w rozporządzeniu to dobry znak, ale nie wyczerpuje tematu. Na razie ustaliliśmy, że nie jesteś objęty obowiązkiem ewidencji od pierwszego dnia świadczenia usług.

Aby kontynuować naszą analizę przypomnijmy, że Minister Finansów może zwolnić w drodze Rozporządzenia wybrane grupy podatników z prowadzenia ewidencji fiskalnej. Poniżej przedstawiamy dwa rodzaje zwolnień, które stosują nasi klienci pracujący w branży budowlanej – zwolnienie podmiotowe (limit obrotu) i przedmiotowe (płatność przelewem).

Jak działa limit obrotu do kasy fiskalnej w usługach budowlanych?

Przy sprzedaży na rzecz klientów indywidualnych warto wykorzystać zwolnienie podmiotowe ze względu na limit obrotu. Wynosi on 20 000 zł rocznie i dopiero po jego przekroczeniu kasa fiskalna w firmie budowlanej będzie prawnie wymagana.

Rozpoczęcie sprzedaży w trwającym roku podatkowym wiąże się z proporcjonalnym obliczeniem tego limitu. 20 000 zł dzielisz na 365 dni w roku i mnożysz przez liczbę dni pozostałych do jego końca. Udało się? Brawo! To Twój indywidualny limit obrotu.

Ważne! Po przekroczeniu limitu masz 2 miesiące na zakup kasy fiskalnej, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po tym, w którym przekroczyłeś limit.

Przykład: W Twojej firmie nie działa jeszcze kasa fiskalna, a usługi budowlane, które świadczysz na rzecz klientów indywidualnych spisujesz w pliku Excel, by mieć kontrolę nad przekroczeniem limitu. Zacząłeś świadczenie usług 1 września. Do końca roku zostaje 122 dni. Indywidualny limit wynosi: 20 000 ÷ 365 × 122 = 6 685 zł. Przekroczyłeś tę kwotę w listopadzie, zarabiając 7 000 zł. Ewidencjonowanie sprzedaży należy rozpocząć od 1 lutego kolejnego roku.

Usługi budowlane płatne przelewem a kasa fiskalna – kiedy przelew zwalnia z obowiązku ewidencji?

Zanim zastanowimy się, jaka kasa fiskalna w branży budowlanej będzie najlepsza, warto wspomnieć o zwolnieniu przedmiotowym, ze względu na formę płatności. Gdy wczytujemy się w omawiane na początku tego artykułu Rozporządzenie, znajdujemy załącznik i pozycję 42:

„Czynności zwolnione z obowiązku prowadzenia ewidencji:

Świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (…), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.”

Z powyższego wynika, że zwolnienie z kasy fiskalnej działa, jeśli klient przelewa całość zapłaty na konto i z potwierdzenia jasno wynika, za jaką usługę płaci. Kasa fiskalna w firmie budowlanej nie jest więc konieczna, jeśli będziesz rozliczał się z klientami tylko i wyłącznie przelewem, nie przyjmując w ogóle zapłaty gotówką.

Czy częściowa zapłata gotówką za usługi budowlane cofa zwolnienie z kasy fiskalnej dla płatności przelewem?

Wiesz już, że co do zasady usługi budowlane opłacone przelewem nie wymagają kasy fiskalnej. Trzeba jednak podkreślić bardzo mocno: zwolnienie to dotyczy płatności tylko i wyłącznie płatności bezgotówkowych.

Zgodnie z przepisami, przy obliczaniu limitu zwolnienia podmiotowego (czyli wspomnianych 20 000 zł) musisz zsumować cały obrót na rzecz osób prywatnych – a więc transakcje gotówkowe oraz wcześniejsze przelewy. Jeśli do tej pory przyjmowałeś tylko przelewy, a nagle dostaniesz od klienta gotówkę, ta jedna transakcja gotówkowa może zaważyć o utracie prawa do zwolnienia podmiotowego.

Co to oznacza w praktyce? W takiej sytuacji, Twoje dotychczasowe wpłaty przelewem są nadal bezpieczne, ale każda kolejna transakcja gotówkowa będzie już wymagała wbicia na kasę fiskalną.

Przykład: Przez cały rok zarobiłeś 40 000 zł, rozliczając się wyłącznie przelewami. Nie potrzebowałeś kasy. Na koniec roku klient zapłacił Ci za drobne poprawki 200 zł w gotówce. Ponieważ przyjąłeś płatność gotówkową, ta transakcja nie korzysta ze zwolnienia przedmiotowego. Jednocześnie Twój obrót (40 200 zł) przekroczył limit zwolnienia podmiotowego, dlatego powstanie obowiązek ewidencjonowania sprzedaży gotówkowej.

Ważne! Płatności gotówkowe nie spełniają warunków zwolnienia przewidzianego dla usług opłacanych w całości przelewem. Jeżeli jednocześnie przekroczono limit 20 000 zł z ogólnej sprzedaży, transakcje gotówkowe będą wymagały ewidencjonowania na kasie fiskalnej. Transakcje opłacane w całości przelewem mogą nadal korzystać ze zwolnienia przedmiotowego.

Poniższa tabela pokazuje, czy firma budowlana musi mieć kasę fiskalną, w zależności od zaistniałej sytuacji.

Czy usługi budowlane wymagają kasy fiskalnej online?

Tak, od 1 lipca 2021 roku musisz wyposażyć się w specjalne urządzenie rejestrujące, gdy prowadzisz usługi budowlane, a kasa fiskalna online jest wprost wymagana prawnie. Zgodnie z przepisami Ustawy o VAT:

Art. 145b. 1. Podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii w terminie: (…) 3) do dnia 31 grudnia 2020 r. – do świadczenia usług: (…) c) budowlanych.

Termin wdrożenia obowiązkowej kasy fiskalnej online w usługach budowlanych był przesuwany z powodu pandemii koronawirusa, dlatego przytoczony tekst wskazuje datę 31 grudnia 2020. Jednak rzeczywisty moment wejścia przepisów w życie (1 lipca 2021 r.) określa jednorazowy akt, w postaci Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 czerwca 2020 roku (Dz.U. 2020 poz. 1059).

Jeśli więc świadczysz usługi budowlane, a kasa fiskalna nie została jeszcze u Ciebie zainstalowana, w przyszłości będziesz musiał kupić urządzenie fiskalne typu online. Nie możesz zastosować kasy tradycyjnej lub z papierowym zapisem kopii.

Na szczęście trudno tu o pomyłkę. W oficjalnym obrocie i sprzedaży znajdują się obecnie jedynie urządzenia fiskalne online. Kasy fiskalne z elektroniczną i papierową kopią paragonu można kupić tylko na rynku wtórnym.

Warto pokrótce omówić, co charakteryzuje kasy fiskalne online. Łączą się one automatycznie z Centralnym Repozytorium Kas (CRK) i przekazują dane Krajowej Administracji Skarbowej. Z tego powodu wymagają stabilnego połączenia z internetem. Na początku może brzmieć to nieco skomplikowanie i przytłaczająco, ale zaręczamy, że operując kasą fiskalną szybko się o tym zapomina.

Ważne! Urządzenie rejestrujące w usługach budowlanych musi być kasą fiskalną online na mocy Art. 145b ustępu 1 Ustawy o VAT.

Dlaczego warto mieć kasę fiskalną w usługach budowlanych?

Kasa fiskalna w firmie budowlanej to dobry pomysł, nawet gdy przepisy nie wymagają od Ciebie jej zakupu. Obecność urządzenia fiskalnego podnosi poziom zaufania klientów do wykonawcy.

Jak wiadomo paragon jest dowodem wykonanej usługi i wystawiasz go na kasie fiskalnej. A usługi budowlane są niestety często realizowane “na czarno”. Obecność kasy fiskalnej pokazuje natomiast, że można Ci zaufać, że jesteś pewien wysokiej jakości świadczonych usług i że nie działasz w szarej strefie, ponieważ klient otrzymuje od Ciebie paragon fiskalny, będący gwarantem praw konsumenta.

Warto także wiedzieć, że na zakup kasy online przysługuje zwrot do 90% ceny netto, maksymalnie 700 zł od urządzenia. Jeśli więc świadczysz usługi budowlane, a kasa fiskalna nie została jeszcze u Ciebie zainstalowana – skorzystasz z ulgi. W praktyce podstawowy model kasy online możesz kupić niemal za 50% ceny. Trzeba jednak zaznaczyć, że prawo do ulgi jest obwarowane pewnymi wyjątkami i każdą sytuację należy rozważyć z księgowym lub z przyszłym serwisem kas.

Jaką kasę fiskalną dla firmy budowlanej wybrać?

Wiemy, jak wymagającym rodzajem działalności są usługi budowlane – a kasa fiskalna wcale nie musi być dodatkowym utrapieniem. W Mico zawsze podkreślamy, że dla budownictwa kluczowa jest mobilność. Wynika to z tego, że Twoja praca odbywa się w terenie, zmieniasz lokalizację, nie zawsze jest dostęp do stabilnej sieci WiFi. Dlatego najczęściej polecamy kasy fiskalne online z modułem GSM, które bez problemów łączą się z Centralnym Repozytorium Kas. Działają sprawnie na sieci komórkowej, niezależnie od infrastruktury w miejscu wykonywania zlecenia.

Jeśli chodzi o konkretne modele, szczególnie polecamy Elzab K10 Online – niewielką, przenośną kasę z modułem GSM. Producent oferuje do niej pokrowiec ze smyczą, który jest bardzo wygodny przy świadczeniu usług budowlanych, a kasa fiskalna jest zawsze przy Tobie.

K10-tka jest świetna, bo działa na dotyk i obsługuje się ją super wygodnie, nieważne gdzie akurat jesteś. Elzab przetestował ten sprzęt na wszelkie możliwe sposoby, a ze smyczą po prostu wieszasz kasę na szyi i masz wolne ręce do pracy. To naprawdę dobre rozwiązanie dla budowlanki. – mówi Joanna Nowicka, Specjalista ds. Marketingu Mico.

Doskonale sprawdzą się tu również mobilne modele innych producentów. Od Novitus warto obejrzeć sobie kasę fiskalną Nano Online i Nano II Online. Posnet również oferuje przyjemne w użytkowaniu urządzenia, takie jak: Ergo Online, czy Mobile Online, a także Mobile 2 Online. Doskonałym wyborem przy usługach budowlanych jest zakup kasoterminala, łączącego kasę fiskalną i możliwość przyjmowania płatności kasą w jednym urządzeniu.

Kasa fiskalna a usługi budowlane – najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy firma budowlana musi mieć kasę fiskalną, świadcząc usługi klientom indywidualnym?

Nie zawsze. Obowiązuje zwolnienie podmiotowe, czyli limit obrotu 20 000 zł/rok liczony proporcjonalnie, jeśli zaczynasz sprzedaż w trwającym roku podatkowym. Do jego przekroczenia możesz działać bez kasy. Można także zastosować zwolnienie przedmiotowe ze względu na sposób płatności przelewem. W tym wariancie nie musisz mieć kasy fiskalnej jeśli spełniasz warunki zwolnienia.

Ile czasu mam na zakup kasy fiskalnej po przekroczeniu limitu obrotu?

Dwa miesiące, liczone od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu przekroczenia progu 20 000 zł.

Czy przelew w usługach budowlanych naprawdę zwalnia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej?

Tak, ale tylko jeśli 100% zapłaty trafia przelewem na konto i z dokumentacji jednoznacznie wynika, czego dotyczy płatność. Zwolnienie dotyczy wyłącznie tych usług, które zostały w całości opłacone przelewem i spełniają warunki dokumentacyjne.

Czy usługi budowlane muszą mieć kasę fiskalną online?

Tak – jeśli obowiązek ewidencji Cię dotyczy. Od 1 lipca 2021 r. w branży budowlanej dozwolone są wyłącznie kasy fiskalne online.

Czy świadcząc usługi budowlane mogę kupić kasę tradycyjną z rynku wtórnego?

Nie. Branża budowlana od 1 lipca 2021 r. jest objęta obowiązkiem stosowania wyłącznie kas z funkcją online.

Czy usługom budowlanym przysługuje ulga na zakup kasy fiskalnej?

Tak. Zwrot wynosi 90% ceny netto urządzenia (maksymalnie 700 zł od kasy). Ulga przysługuje na pierwsze i kolejne zakupione urządzenia online, które zostały zgłoszone i zaczęły być używane w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży.

Jaka kasa fiskalna dla firmy budowlanej będzie najlepsza?

Kasa fiskalna online z modułem GSM – umożliwia ewidencję w terenie bez dostępu do stabilnej sieci WiFi. Warto również rozważyć modele z dedykowanymi pokrowcami lub etui.

Szukasz kasy fiskalnej do budowlanki? Poradź się specjalistów!

Bardzo nas cieszy, że przebrnąłeś przez cały artykuł i dotarłeś do samego końca części poradnikowej. Jeśli właśnie rozglądasz się za swoją pierwszą kasą fiskalną, albo zbliżasz się do przekroczenia swojego limitu obrotu – zapraszamy Cię do Mico. Pomożemy Ci wybrać odpowiednie urządzenie fiskalne – wiemy, która klawiatura wytrzyma w zapylonym warsztacie budowlanym, a która odmówi posłuszeństwa po kilku tygodniach pracy w zmiennych temperaturach.

Spotkanie zaczniemy oczywiście od wybadania Twoich potrzeb i warunków w jakich świadczysz usługi budowlane. A kasa fiskalna to dopiero początek! Nasz serwis Mico odpowiednio ją zaprogramuje, a Ty nauczysz się obsługi podczas praktycznego szkolenia. Dostaniesz od nas także instrukcję oraz potrzebne pisma urzędowe – wszystko w eleganckiej firmowej teczce.

Jeśli więc masz wątpliwości dotyczące kasy fiskalnej w firmie budowlanej – zadzwoń do nas. Skontaktuj się z nami pod numerem 696 357 511 lub przyjdź na ul. Gorczyczewskiego 4 w Poznaniu. Czekamy na Ciebie!

Autorem poradnika jest Borys, Dyrektor Handlowy Mico, który od 5 lat doradza naszym klientom w doborze kas fiskalnych.

Skontaktuj się z nami!