Czy każde biuro tłumaczeń powinno posiadać kasę fiskalną?

Przepisy fiskalne dotyczące biur tłumaczeń zmieniały się w trakcie 25 lat działalności Mico. Jak sprawa wygląda aktualnie? Czy kasy fiskalne dla tłumaczy są obowiązkowe? Akurat w tym przypadku przepisy mogą czasem przyprawić o zawrót głowy. Poniżej dołożymy wszelkich starań, aby wyklarować Wam obecne wymogi prawne.

Kasy fiskalne dla tłumaczy – Ustawa o VAT

Obowiązek instalacji kasy fiskalnej wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o VAT. O tym, kto musi musi posiadać urządzenie rejestrujące, decyduje bowiem nie status dawcy usług, a status nabywcy. Dlatego w świetle ustawy o VAT każda sprzedaż na rzecz osoby prywatnej (nie firmy) lub rolnika ryczałtowego, musi zostać nabita na urządzenie rejestrujące (Art. 111. 1.). Jeśli więc mamy do czynienia z osobą indywidualną nieprowadzącą działalności gospodarczej lub rolnikiem ryczałtowym, kasa fiskalna w biurze tłumaczeń będzie niezbędna. Tłumacze, którzy oferują usługi wyłącznie innym firmom, nie muszą instalować urządzenie rejestrujacego. Rozliczają się za pomocą faktur VAT.

Warto zauważyć jednak, co mówi ustęp 8 tego samego Artykułu 111, Ustawy o VAT. Daje on prawo Ministrowi Finansów do zwolnienia niektórych grup podatników i niektórych czynności z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Dzieje się to w drodze Rozporządzenia. Warto przeanalizować, jak aktualnie obowiązujące Rozporządzenie traktuje kasy fiskalne dla tłumaczy. Należy podkreślić, że dokument ten ma okres ważności – zazwyczaj około 2 lata. Mając to na uwadze, wskazane jest śledzenie jego aktualizacji.

Zwolnienie z obowiązku ewidencji – Rozporządzenie

Dokument prawny o którym mowa, to właściwie Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zwróćmy uwagę na to, że pod koniec bieżącego roku (piszemy ten artykuł 4 listopada 2023 roku), opublikowane zostało nowe Rozporządzenie. Być może będzie ono inaczej traktować kasy fiskalne dla tłumaczy.

W tym momencie Rozporządzenie zawiera spis czynności i grup zwolnionych z konieczności ewidencji (Załącznik 1), jak i tych objętych obowiązkiem instalacji kasy fiskalnej od pierwszego dnia sprzedaży (§ 4. 1. 1) i 2). Z § 4 wynika, że kasa fiskalna w biurze tłumaczeń nie jest potrzebna bezwzględnie, od pierwszego dnia sprzedaży. Oznacza to, że usługi tłumaczeń mogą skorzystać z proponowanych przez Rozporządzenie zwolnień.

Kasa fiskalna w biurze tłumaczeń – limit obrotu

Kasy fiskalne dla tłumaczy są o tyle kłopotliwe, że wprost nie występują w treści Rozporządzenia. Kiedyś odnosiła się do nich pozycja 22 Załącznika: ex 74.83 Usługi sekretarskie i tłumaczenia, z wyłączeniem usług drukarskich i powielaczowych. Teraz podobnego zapisu Rozporządzenie nie zawiera. Oznacza to, że dla usług tłumaczeń pisemnych i ustnych stosujemy przepisy ogólne. Uprawniają one do zastosowania zwolnienia z kasy fiskalnej ze względu na limit obrotu.

W temacie limitu obrotu napisaliśmy już mnóstwo artykułów, więc polecamy jeden z nich: Limit obrotów, a obowiązek stosowania kasy fiskalnej. Mówiąc krótko, ustawodawca określił kwotę obrotu, po przekroczeniu której kasa fiskalna w biurze tłumaczeń będzie konieczna. Kwota ta wynosi 20 000 zł w danym roku podatkowym. Obliczamy ją proporcjonalnie. Konkretny przykład wyliczeń znajdziesz w przytoczonym artykule. Po przekroczeniu limitu będziesz miał 2 miesiące na zakup urządzenia rejestrującego.

Sposób zapłaty, a kasy fiskalne dla tłumaczy

Analizując to, czy kasa fiskalna w biurze tłumaczeń jest potrzebna, wskazane jest dokładne przeczytanie Załącznika do Rozporządzenia z dnia 22 grudnia 2021 roku. Interesuje nas konkretnie pozycja 37:

Czynności zwolnione z obowiązku ewidencjonowania (…)

poz. 37 Świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Oznacza to, że można również zastosować zwolnienie ze względu na sposób zapłaty (w przypadku braku innych przepisów szczegółowych). Kasa fiskalna w biurze tłumaczeń nie jest obligatoryjna, jeśli przyjmujesz płatność tylko i wyłącznie bezgotówkowo (np. przelewem lub BLIKiem) i prowadzisz dokładną ewidencję dowodów dokumentujących sprzedaż usług.

Wątpliwości? Skorzystaj z interpretacji podatkowej

Reasumując: wydaje się więc, że kasa fiskalna w biurze tłumaczeń nie będzie potrzebna. Z drugiej jednak strony w aktualnych dokumentach prawnych nie znajduje się żaden bezpośredni przepis dotyczący usług tłumaczeń. W takich przypadkach, aby mieć 100% pewności, można rozważyć wystąpienie o indywidualną interpretację podatkową, zamiast opierać się na źródłach internetowych. Działamy w tej branży już ponad dwie dekady i niestety nie jesteśmy nieomylni (choć chcielibyśmy 🙂 ).

Interpretacja da Ci jednoznaczny pogląd podatkowy na to, czy kasy fiskalne dla tłumaczy są potrzebne, czy też nie. Można wnioskować o nią przez internet, z użyciem profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego kwalifikowanego. Na wynik czeka się do 3 miesięcy. Jest to oczywiście usługa płatna, ale za dość symboliczną kwotę (40 zł za opis jednego przypadku).

Kasy fiskalne dla tłumaczy w Mico

Niektórzy tłumacze wolą zakupić kasę fiskalną “na wszelki wypadek”. Czasami przyczynia się do tego stały i przykry kontakt z urzędnikiem skarbowym. Innym razem winne są niejasne przepisy podatkowe. Ze względu na to, kasy fiskalne dla tłumaczy znajdziecie również w Mico.

Zazwyczaj polecamy urządzenia niewielkie i proste w obsłudze. Najlepsze kasy fiskalne dla tłumaczy to Novitus Nano Online, Novitus Nano Online 2 lub Posnet Ergo Online GSM. Fanom dotykowych ekranów proponujemy urządzenie Elzab K10 Online. W Mico od razu załatwisz także instalację terminala płatniczego oraz uzyskanie podpisu elektronicznego kwalifikowanego.

Zapraszamy oczywiście do wizyt w naszym biurze stacjonarnym w Poznaniu, na ulicy Gorczyczewskiego 4-6! Kasa fiskalna w biurze tłumaczeń to temat, który z przyjemnością omówimy na osobistym spotkaniu. Na miejscu można obejrzeć też dostępne modele kas i sprawdzić, które urządzenie szczególnie przypadnie nam do gustu.

Skontaktuj się z nami!