Czy jednorazowa sprzedaż wymaga kasy fiskalnej? Rozwiewamy wątpliwości

Okazuje się, że wciąż powiedzieliśmy niewystarczająco dużo o tym, kto jest zwolniony z posiadania kasy fiskalnej, a kto nie. Zawsze bowiem mówimy o otwieraniu własnej firmy, a w związku z tym sprzedaży stałej lub sezonowej. A co ze sprzedażą jednorazową? Czy do jej ewidencji również potrzebne są kasy fiskalne?

Kasy fiskalne w świetle Ustawy o VAT

Jeśli ewidencja na kasie fiskalnej jest sprawą sporną, punktem wyjścia powinny być zapisy Ustawy o VAT. Interesuje nas szczególnie Rozdział 3, o nazwie Kasy Rejestrujące. Czytamy Artykuł 111.1 o treści:

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Z przytoczonego artykułu wynika, że kasy fiskalne są obowiązkowe dla każdego, kto dokonuje sprzedaży dla klienta indywidualnego nieprowadzącego swojej własnej działalności. Są również konieczne, gdy dokonujemy sprzedaży dla rolnika ryczałtowego. O tym, komu będą niezbędne kasy fiskalne, decyduje więc nie czas prowadzenia sprzedaży (stała, jednorazowa), a raczej status nabywcy. Ustawa nie przewiduje żadnego szczególnego postępowania w przypadku transakcji jednorazowej.

Rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencji

Brak szczególnych przepisów oznacza sposobność zastosowania się do przepisów ogólnych. Kolejnym aktem prawnym, który trzeba w związku z tym znać, jest Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Ustawa o VAT określa bowiem, że kasy fiskalne są obowiązkowe dla przedsiębiorców sprzedających swoje towary klientom prywatnym i rolnikom ryczałtowym. Powyższe Rozporządzenie ustanawia natomiast od tego obowiązku pewne rodzaje zwolnień (całkowite, z limitem obrotu, ze względu na sposób zapłaty lub wysyłki). Wskazuje też towary i usługi, które bezwzględnie, niezależnie od istniejących rodzajów zwolnień, muszą być rejestrowane przez kasy fiskalne. Dotyczy to nawet sprzedaży jednorazowej.

Komu kasy fiskalne bezwzględnie?

Towary i usługi objęte bezwzględnym obowiązkiem rejestrowania transakcji na kasie fiskalnej od pierwszego dnia sprzedaży, znajdziesz w § 4 ust. 1. omawianego Rozporządzenia. To bardzo ważne, więc podkreślamy jeszcze raz – kasy fiskalne są konieczne dla wymienionych poniżej rodzajów działalności. Nie stosuje się do nich żadnych zwolnień, opisanych w kolejnych akapitach tego artykułu! Zaprezentowana lista ma formę uproszczoną. Koniecznie zajrzyj więc do Rozporządzenia źródłowego.

Lista towarów i produktów

Kasy fiskalne są niezbędne, jeśli sprzedajesz lub dostarczasz nawet jednorazowo:

• gaz płynny, wyroby używane jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych,
• silniki spalinowe, nadwozia, przyczepy, naczepy, kontenery oraz części do nich,
• części i akcesoria do pojazdów silnikowych (nie dotyczy motocykli),
• silniki spalinowe, tłokowe, a także silniki wewnętrznego spalania (stosowane np. w motocyklach),
• sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny (wyłączono z obowiązku: lampy elektronowe, elementy elektroniczne, części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anteny),
• sprzęt fotograficzny (nie dotyczy: części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego),
• wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali,
• nośniki danych cyfrowych i analogowych,
• napoje alkoholowe o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, mieszaniny piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (z obowiązku zwolniono alkohol dostarczany na pokładach samolotów),
• perfumy i wody toaletowe (z obowiązku zwolniono perfumy i wody toaletowe dostarczane na pokładach samolotów).

Lista usług

Jeśli wykonujesz poniższe usługi, kasy fiskalne są konieczne, także w przypadku usług świadczonych jednorazowo!

• przewozy pasażerskie w komunikacji samochodowej (w tym taxi),
• naprawianie pojazdów silnikowych i motorowerów, wymienianie kół, przeprowadzanie badań i przeglądów technicznych,
• usługi lekarskie, w tym stomatologiczne,
• prawnicze, w tym doradztwa podatkowego,
• związane z wyżywieniem oferowanym stacjonarnie (również gastronomia sezonowa i catering),
• fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne,
• cyrkowe (sprzedaż biletów wstępu),
• rozrywki i rekreacji (sprzedaż biletów wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne itd.).

Zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej w sprzedaży jednorazowej

Tym sposobem dochodzimy do tematu zwolnień z obowiązku instalacji urządzenia rejestrującego. Jeśli Twoja jednorazowa sprzedaż albo usługa nie znalazła się na liście z poprzedniego akapitu, kasy fiskalne, z zachowaniem pewnych warunków, można pominąć w transakcji. Także wtedy, kiedy ma być to działanie na rzecz klienta indywidualnego lub rolnika ryczałtowego.

Limit obrotu

Kasy fiskalne w sprzedaży jednorazowej nie są konieczne, jeśli poprzez transakcję nie przekroczysz limitu obrotu powyżej 20 000 zł. Każda kwota przewyższająca limit obrotu będzie wymagała użycia urządzenia rejestrującego. W przypadku sprzedaży np. samochodu firmowego osobie prywatnej można łatwo i nieświadomie naruszyć górną granicę limitu.

Więcej na temat tego rodzaju zwolnienia przeczytasz w artykule: Limit obrotów a obowiązek stosowania kasy fiskalnej.

Czynności zwolnione z obowiązku ewidencjonowania

W Załączniku Rozporządzenia z dnia 24 listopada 2023 roku znajdują się czynności całkowicie zwolnione z obowiązku ewidencji. Oznacza to, że kasy fiskalne w ogóle nie są przy nich konieczne i że nie musimy korzystać z żadnego rodzaju zwolnienia, także w przypadku sprzedaży jednorazowej. Znajdziemy tam m.in. usługi oczyszczania ścieków, chowu i hodowli zwierząt, usługi pocztowe i kurierskie, telekomunikacyjne, finansowe czy ubezpieczeniowe. Kasy fiskalne nie muszą rejestrować także towarów, takich jak: bilety lotnicze lub nieruchomości. Jak widać, nie ma tego wiele, a czynności zwolnione z obowiązku ewidencjonowania obarczone są dużą ilością wyjątków i przepisów szczegółowych.

Sprzedaż wysyłkowa towarów

Wśród czynności, przy których nie przydadzą się kasy fiskalne, znaleźć można sprzedaż wysyłkową. To ciekawa forma ominięcie zakupu urządzenia rejestrującego. Przeczytasz o niej w Załączniku do Rozporządzenia w pozycji 36:

Czynności związane z obowiązku ewidencjonowania (…)

Dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Kasy fiskalne nie są więc potrzebne w sprzedaży wysyłkowej, o ile nie dokonujesz sprzedaży towarów objętych obowiązkiem ewidencji np. perfum. Musisz też spełnić określone powyżej warunki (sprzedawać wysyłkowo, otrzymać całą zapłatę np. przelewem i mieć dowody tej transakcji), nawet jeśli dokonujesz sprzedaży jednorazowej.

Płatność przelewem za usługi

Pozycja 37 tego samego Załącznika odnosi się do usług. Mówi, że kasy fiskalne nie muszą być instalowane, jeśli zapłatę otrzymasz bezgotówkowo, np. przelewem. Nie może być to oczywiście usługa objęta obowiązkiem ewidencji np. kosmetyczna czy lekarska. Warunki są takie same jak w przypadku towarów – płatność musi być wykonana całościowo, z uwzględnieniem jednoznacznych dowodów transakcji, nawet w przypadku jednorazowego wykonania usługi.

Mamy nadzieję, że to wyczerpuje temat jednorazowej sprzedaży! Wiesz już, kiedy sprzedaż powinna się odbywać przez kasy fiskalne, a w jakiej sytuacji możesz uniknąć tego obowiązku. Masz jakieś pytania? Zapraszamy do kontaktu! Nawet jeśli nie chcesz założyć własnej firmy i chodzi Ci po głowie sprzedaż jednorazowa, warto skonsultować tę sprawę ze specjalistami. 🙂

Skontaktuj się z nami!