Awaria kasy fiskalnej z terminalem – jak poradzić sobie w takiej sytuacji?

Oferowane przez rynek urządzenia fiskalne cechuje wysoka bezawaryjność, a często również odporność na trudne warunki zewnętrzne. Jednak kasa fiskalna, tak jak inne urządzenia elektroniczne, może mieć gorszy dzień i nagle odmówić współpracy. Kiedy usłyszysz z ust swoich pracowników słowa “kasa fiskalna nie działa!” nie trać głowy. Przeczytaj nasz poradnik i bądź gotowy, kiedy nadejdzie awaria.

Skontaktuj się z nami!

Awaria kasy fiskalnej – podstawa prawna

Próżno szukać szczegółowych przepisów, regulujących postępowanie w przypadku usterki urządzenia fiskalnego. Dokumentem prawnym, w którym szukamy wskazówek kiedy kasa fiskalna nie działa, jest Ustawa o VAT. Pochylmy się nad art. 111, ust 3, który mówi:

“Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.”

oraz nad ust. 3 pkt 3a tego samego artykułu:

“3a. Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:

1. (…)
2. dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy”.

Co to oznacza w tłumaczeniu na język powszechny?

Awaria kasy rejestrującej – najważniejsze informacje

Z przytoczonych przepisów prawa jasno wynika, że istnieje całkowity zakaz sprzedaży towarów i usług na uszkodzonym urządzeniu. Jeśli raz zacząłeś rejestrować transakcje za pomocą kasy fiskalnej, nie masz już możliwości powrotu do sprzedaży niefiskalnej. Awaria kasy fiskalnej nie upoważnia Cię również do spisywania obrotu na papierze, lub w dokumencie elektronicznym za pośrednictwem komputera – nie jest to działanie zgodne z prawem.

Przepisy mówią także, abyś bez zwłoki poinformował o usterce swój serwis. Pod żadnym pozorem nie ingeruj samodzielnie w mechanizm urządzenia! Zanim awaria kasy fiskalnej zostanie zgłoszona serwisowi, upewnij się że dokonałeś obowiązkowego przeglądu technicznego. Jest to warunek niezbędny, aby serwisować uszkodzone urządzenie.

Kasa rezerwowa, a awaria kasy fiskalnej

Kiedy kasa fiskalna nie działa, cytowane wyżej przepisy rzucają Ci bardzo ważne koło ratunkowe – kasę rezerwową. Kasa rezerwowa to zapasowe urządzenie, na którym możesz prowadzić sprzedaż nawet w przypadku awarii urządzenia używanego na co dzień.

Zakup kasy rezerwowej nie jest obowiązkowy, ale jej posiadanie oszczędza Ci dużo stresów. Chroni Cię również przed utratą obrotu, kiedy nastąpi awaria kasy. Co zrobić, by móc używać kasy rezerwowej? Musisz pamiętać, by ufiskalnić urządzenie. Warto również zadbać, aby było to takie samo urządzenie, jak kasa główna – wyeliminujesz ewentualne trudności z jego obsługą.

Awaria kasy fiskalnej z terminalem – rejestrowanie sprzedaży z pominięciem kasy?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy awaria kasy fiskalnej upoważnia ich do rejestrowania sprzedaży za pomocą terminala? Rzeczywiście, takie pytanie może pojawić się, kiedy urządzenie fiskalne nie współpracuje, a terminal zachęca do sprzedaży, bo przecież działa!

W tym momencie należy z całą stanowczością napisać: nie, awaria kasy fiskalnej z terminalem nie pozwala Ci prowadzić ewidencji z pominięciem urządzenia fiskalnego. Taki pomysł ma jednak pewne uzasadnienie w przepisach prawa i rozumiemy, że wielu przedsiębiorcom może przyjść do głowy. Mylne wrażenie można odnieść zaglądając do załącznika Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Pozycja 37, opisująca możliwość zwolnienia z posiadania kasy, brzmi w poniższy sposób:

“Świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.”

Choć awaria kasy fiskalnej z terminalem kusi, by prowadzić sprzedać za pośrednictwem terminala, nie ma do tego podstaw prawnych. Wszystkie istniejące interpretacje wskazują, że płatność kartą należy traktować jak zapłatę gotówką. Odrzucany jest tok myślenia, zgodnie z którym płatność zarejestrowana na terminalu stanowi “zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem (…) banku” i jest wystarczająca do uznania sprzedaży. Jeśli jesteś objęty obowiązkiem posiadania kasy rejestrującej, to ewidencja obrotu odbywa się z jej udziałem i nie zmieni tego awaria kasy fiskalnej. Z terminalem nie zarejestrujesz żadnej sprzedaży i kropka.

Awaria kasy fiskalnej – co zrobić krok po kroku?

Wiesz już, co zostało uregulowane w przepisach, więc teraz pora na instruktaż postępowania, gdy kasa fiskalna nie działa. Przed samym zgłoszeniem się do serwisu postaraj się zdobyć jak najwięcej informacji o usterce. Sprawdź, czy jest powtarzalna, włącz i wyłącz kasę, zerknij do instrukcji obsługi lub na stronę producenta. Awaria kasy rejestrującej to zazwyczaj błąd programu sprzedażowego, lub jednorazowy “wyskok” ze strony oprogramowania, rzadko kiedy wiąże się z trwałym uszkodzeniem urządzenia.

Jeśli problem nie wydaje Ci się poważny, skontaktuj się telefonicznie ze swoim serwisem kas. Do Ekipy Mico możesz zadzwonić także przez WhatsApp. Zdalny serwis wideo to rozwiązanie dużo bardziej skuteczne i szybsze, niż klasyczna rozmowa telefoniczna! A Tobie przecież zależy na czasie, prawda? 😉

Jeśli nic nie pomaga, spotkała Cię trwała awaria kasy fiskalnej. Co zrobić by przygotować się do kontaktu z serwisem? Sprecyzuj sytuacje w jakich występuje awaria, zgromadź dane swojej firmy oraz dane kontaktowe, poszukaj karty gwarancyjnej (opcjonalnie), a także książki serwisowej. Dopiero wtedy skontaktuj się z serwisem.

Awaria kasy rejestrującej może być zgłoszona na kilka sposobów: przez telefon, mailowo, lub osobiście. Najszybszym sposobem jest oczywiście wykorzystanie telefonu, szczególnie jeśli awaria kasy fiskalnej nie jest związana z uszkodzeniem mechanizmu. Zazwyczaj problem okazuje się zwykłym błędem w obsłudze lub błędnym zaprogramowaniem kasy, z którym poradzimy sobie zdalnie, przekazując Ci instrukcje telefonicznie.

Jeśli masz kasę rezerwową i nie spieszy Ci się z naprawą, możesz wybrać kontakt mailowy. Czasami jest on konieczny, jeśli chciałbyś wysłać nam zdjęcie lub inny załącznik. Awaria kasy rejestrującej rozwiązywana za pośrednictwem maila pozwala nam wysyłać materiały informacyjne oraz pomocne linki.

Zapraszamy również do osobistego kontaktu, szczególnie gdy kasa fiskalna nie działa (nie uruchamia się) lub gdy niemożliwe jest zaradzenie awarii bez serwisowania. Możesz przyjechać do naszego serwisu, ale możesz również zaprosić nas do siebie.

Pamiętaj jednak, że prawnie określony czas na reakcję serwisu to 48 h. Oczywiście staramy dojechać się na miejsce awarii tego samego dnia. W nielicznych przypadkach zdarza się, że awaria kasy rejestrującej wymaga naprawy w serwisie producenta.

Jeśli masz problem ze swoim urządzeniem fiskalnym, zapraszamy do kontaktu! Nie znajdziesz w Poznaniu drugiego takiego serwisu, jak nasz! 😉

Skontaktuj się z nami!