Termin rejestracji transakcji na kasie fiskalnej
Zasada pracy na kasie jest prosta – dokonujesz sprzedaży, wydajesz paragon. Tak to jednak jest z prawem podatkowym, że czasami […]
Zasada pracy na kasie jest prosta – dokonujesz sprzedaży, wydajesz paragon. Tak to jednak jest z prawem podatkowym, że czasami trudno jest je przełożyć na jednostkowe przypadki. Dlatego często zastanawiacie się, jakie są zasady ewidencji na kasie fiskalnej, gdy zapłata następuje np. na odległość? Jaki moment ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej jest wtedy najbardziej odpowiedni?
Kiedy rejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej – objaśnienie Ministerstwa Finansów
W sierpniu 2021 ukazało się objaśnienie Ministra Finansów wyjaśniające zasady ewidencji na kasie fiskalnej. Możemy dowiedzieć się, jak powinna wyglądać poprawnie prowadzona ewidencja na kasie fiskalnej, w przypadku płatności za pośrednictwem banku, poczty lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej w dni wolne od pracy/po zamknięciu ewidencji danego dnia.
Są to okoliczności, które budzą pytania o obowiązek ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej, a konkretnie – moment powstania tego obowiązku. Wyobraźmy sobie, że klient przelał pieniądze za zakup na Twoje konto np. podczas weekendu. Ty jako sprzedający przez sobotę i niedzielę nie masz o tym pojęcia. W związku z tym ewidencja na kasie fiskalnej zostanie opóźniona do pierwszego dnia po weekendzie. Prawo natomiast mówi jasno, by wydawać paragon “niezwłocznie”. Jak w takim razie wybrać moment ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej?
Szczególnie kłopotliwa jest zapłata, która przychodzi do nas na przełomie miesiąca. Obowiązek podatkowy związany z przelaniem pieniędzy przez klienta powstaje np. ostatniego dnia grudnia. My dowiadujemy się o zapłacie dopiero 2 stycznia. Co zrobić w takiej sytuacji? Jak wygląda rejestracja sprzedaży na kasie fiskalnej i jak wystawić w takiej sytuacji raport fiskalny miesięczny?
Kasa fiskalna a ewidencja sprzedaży
Co na ten temat mówią przepisy? Ustawa o VAT jasno określa, że ( Art. 19a. 1.) Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Jednak jeśli wcześniej otrzymujemy część lub całość należnej za zakup kwoty, wtedy też mamy do czynienia z powstaniem obowiązku podatkowego. Oznacza to teoretycznie, że ewidencja na kasie fiskalnej powinna mieć miejsce od razu po otrzymaniu zapłaty.
Trudno jednak byłoby wymagać od sprzedawcy, żeby przewidywał dokonanie przelewu przez klienta. Dlatego tak dużą rolę w rozumieniu przepisów podatkowych pełnią interpretacje. Sprawdźmy więc szczegóły objaśnienia podatkowego Ministerstwa Finansów z 12 sierpnia 2021. Pokazuje ono, jak obowiązek ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej ma się do przelewów tradycyjnych i elektronicznych.
Kiedy rejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej?
Na szczęście wydana interpretacja staje po stronie podatnika. Jeśli o dokonanej zapłacie dowiadujesz się dopiero w chwili odczytania informacji z banku, obowiązek ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej powstaje właśnie w tym momencie. Więc kiedy rejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej? Niezwłocznie po otrzymaniu informacji z banku, w normalnych warunkach weryfikacji wpływów (…) bez zbędnej zwłoki. Dość oczywistym jest, że rejestracja sprzedaży na kasie fiskalnej, zostanie wtedy wliczona w raport dobowy dnia, w którym stwierdzenie dokonanie zapłaty. W dni wolne od pracy ustawowo, Twoje dni wolne, lub po wykonaniu raportu dobowego danego dnia, ewidencja sprzedaży na kasie fiskalnej nie powinna Cię martwić.
W interpretacji dowiadujemy się, jak rozumieć zawarty w słowach nakaz o “natychmiastowej” ewidencji sprzedaży. Jest to najwcześniejszy realny termin na wystawienie i wydanie klientowi paragonu fiskalnego z uwzględnieniem okoliczności, miejsca i czasu dokonania czynności podlegającej obowiązkowi prowadzenia ewidencji. Załóżmy, że zamknąłeś sprzedaż w piątek o godzinie 21:00, a o 21:05 otrzymałeś przelew. W sobotę i niedzielę nie pracujesz. Oznacza to, że rejestracja sprzedaży na kasie fiskalnej wypada dla tego przelewu dopiero w poniedziałek.
Moment ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej na przełomie miesięcy
Warto także wiedzieć, jak zachować się w sytuacji, gdy wpłata od klienta ma miejsce na przełomie miesiąca. To okoliczność, która nie zdarza się często. Łatwo popełnić tu błąd. W Twojej ręce zbyt szybko może pojawić się kasa fiskalna, a ewidencja sprzedaży nie zostanie w efekcie dokonana poprawnie.
Na szczęście omawiana interpretacja wyjaśnia i tę sytuację, w słowach: Jeśli wpłata ma miejsce na przełomie miesiąca, co mogłoby doprowadzić do sytuacji, w której wpłaty nie pokrywałyby się z miesiącem powstania obowiązku podatkowego, podatnik powinien dokonać prawidłowego rozliczenia sprzedaży z tej wpłaty za miesiąc, w którym ta płatność miała miejsce (miesiąc powstania obowiązku podatkowego) pomniejszając o te wartości dane wynikające z raportu okresowego za miesiąc, w którym podatnik pozyskał informację o dokonanej wpłacie. Z przytoczonego tekstu wynika, że ewidencja na kasie fiskalnej ma miejsce w miesiącu otrzymania informacji o wpłacie np. w styczniu. Jednak w dokumentacji i rozliczeniach pomniejszamy dane ze stycznia o tę płatność, wliczając ją w poczet transakcji z grudnia (jeśli płatność była dokonana w grudniu).
Wiesz już, kiedy rejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej i jakie są zasady ewidencji, gdy przydarzy Ci się któraś z przytoczonych sytuacji. Jeśli wciąż nie jesteś pewny któregoś z zagadnień – skontaktuj się z nami! Wyjaśnimy Ci,, jakie postępowanie w świetle obowiązującego prawa jest poprawne. Zachęcamy także do przeszukania naszej Bazy Wiedzy… może to tam kryje się odpowiedź?
