Rejestrowanie zaliczki na kasie fiskalnej – jak zrobić to poprawnie?

Zdarza się, że nie otrzymujemy płatności za towar/usługę w całości. Czasami jeszcze przed wykonaniem danej usługi pobieramy różnego rodzaju przedpłaty. Jedną z nich jest zaliczka, która stanowi pokrycie części rachunku przez nabywcę – podlega jednak zwrotowi, jeśli transakcja nie dojdzie do skutku. Jak więc rejestrować taką zaliczkę na kasie fiskalnej i czy w ogóle istnieje obowiązek jej ewidencji? Co to jest paragon zaliczkowy i końcowy i jaka jest ich rola w transakcji?

Zaliczka a kasa fiskalna – Ustawa o VAT

Przypomnijmy, że każdą sprzedaż na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego, rejestrujemy na kasie fiskalnej. O ile więc przedsiębiorca nie kwalifikuje się na jedno z ustawowych zwolnień, urządzenie rejestrujące jest niezbędne. W takim przypadku dowodem sprzedaży będzie zawsze paragon fiskalny

Jaka jest relacja pomiędzy zaliczką, a kasą fiskalną? W zasadzie jak ona taka sama, jak pomiędzy paragonem a kasą fiskalną. Ustawa o VAT mówi wyraźnie, że zaliczkę obejmuje obowiązek podatkowy, a więc odliczamy od niej podatek należny. Odnosi się do tego Art. 19a. 8. :

(…) Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z zastrzeżeniem ust. 5 pkt 4.

Wspomniane na końcu zastrzeżenie określa, że w przypadku niektórych rodzajów działalności, takich jak:

• dostawa energii czy gazu,
• a także usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, stałej obsługi prawnej czy biurowej lub ochrony osób, dozoru i przechowywania mienia,

obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. Zainteresowanych odsyłamy do treści Ustawy o VAT. Na potrzeby tego artykułu, przytoczony Art. 19a. 8. Ustawy o VAT precyzuje to, co wstępnie powinniśmy wiedzieć w temacie „zaliczka a kasa fiskalna”. Na zaliczkę należy wystawić paragon fiskalny, a od towaru/usługi odliczyć należny VAT, ponieważ generuje ona obowiązek podatkowy.

Zaliczka na kasie fiskalnej – zapłata gotówką i przelewem

Ustaliliśmy już, że zaliczkę na kasie fiskalnej traktujemy tak jak zwykłą sprzedaż – nabijamy ją na urządzenie rejestrujące. Warto jednak zwrócić uwagę na to, czy zaliczka na kasie fiskalnej ma formę gotówkową czy bezgotówkową. To rodzi bowiem pewne pytania o moment jej ewidencji. W naszej Bazie Wiedzy znajduje się już artykuł w pokrewnym temacie, który polecamy wszystkim dociekliwym: Termin rejestracji transakcji na kasie fiskalnej.

Temat ten poruszany jest w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących z dnia 30 lipca 2021 roku (tekst jednolity):

6. 1. Podatnicy, prowadząc ewidencję:

(…)

2) w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):

a) w gotówce – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania, b) za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania (…)

Przyjmowanie zaliczki w gotówce

W przypadku gotówki sprawa jest dość logiczna. Otrzymanie zaliczki wiąże się bowiem z jednoznacznym momentem powstania obowiązku podatkowego. Działa to prosty sposób. Na Twojej ladzie ląduje gotówkowa zaliczka, a kasa fiskalna od razu może ją ewidencjonować – są to bowiem fizyczne pieniądze, przekazane Ci w tym właśnie momencie. Rejestrowanie na urządzeniu fiskalnym ma miejsce od razu po otrzymaniu pieniędzy. Zazwyczaj zaliczkę na kasie fiskalnej nabijamy tak samo jak towar – przypisujemy jej uprzednio stały kod PLU. Wrócimy do tego tematu na końcu artykułu.

Przyjmowanie zaliczki przelewem

Na ogół skutkiem płatności bezgotówkowej jest różnica pomiędzy czasem dokonania zapłaty, a momentem jej zaksięgowania. Przelewy nie zawsze pojawiają się na rachunku bankowym tego samego dnia, a nawet jeśli – mogą ujść naszej uwadze. Jak w takim przypadku powinna być rejestrowana zaliczka na kasie fiskalnej?

Gdy moment powstania obowiązku podatkowego (data wysłania przelewu) i możliwość jego ewidencji (data zaksięgowania płatności) różnią się, nie możemy niestety wystawić paragonu zaliczkowego z datą przeszłą. Jeśli przelew wyszedł w piątek, a otrzymaliśmy go w poniedziałek, zaliczka na kasie fiskalnej powinna być rejestrowana niezwłocznie po zauważeniu wpłaty. Nie mamy niestety możliwości wystawienie paragonu dla daty piątkowej.

Zaliczka przelewem na przełomie miesiąca

Niezwykle dużo pytań rodzi zaliczka wysłana ostatniego dnia miesiąca, a otrzymana pierwszego dnia miesiąca kolejnego. Przykładowo obowiązek podatkowy powstaje 31 stycznia, a ewidencja zaliczki na kasie fiskalnej następuje dopiero 1 lutego, kiedy zauważamy ją na koncie bankowym. Ogromnie ważne aby zaliczka na kasie fiskalnej rejestrowana z opóźnieniem wiązała się z:

• zachowaniem dokumentu uzasadniającego różnicę daty pomiędzy momentem powstania obowiązku podatkowego a nabiciem zaliczki na kasę – może być to PDF pobrany z banku, na którym widoczna jest data wykonania operacji oraz jej księgowania,
• ujęciem zaliczki w rejestrze VAT w miesiącu, którego dotyczyła (w tym przykładzie styczeń),
• odjęciem zaliczki w rejestrze VAT za miesiąc, którego nie dotyczyła (w tym przykładzie luty).

PDF z banku jest ważny by wykazać księgowo nieprawidłowość w miesięcznym raporcie fiskalnym. Wracając do naszego przykładu: miesięczny raport fiskalny został wykonany 31 stycznia, a zaliczka na kasie fiskalnej została nabita w 1 lutego – mimo to jej kwota powinna zwiększyć wartość styczniowego raportu miesięcznego, ponieważ to wtedy powstaje obowiązek podatkowy. Analogicznie wartość zaliczki będzie trzeba odjąć od lutowego raportu miesięcznego. Służy temu osobna ewidencja korekt i pomyłek.

Paragon zaliczkowy i końcowy

Z naszych dotychczasowych rozważań można wywnioskować, że w zasadzie należy wystawić klientowi dwa rodzaje dokumentów – paragon zaliczkowy i końcowy. Gdy zaliczka na kasie fiskalnej jest nabijana, emitowany zostaje paragon zaliczkowy, który wydajemy klientowi. Paragon końcowy to dokument poświadczający sfinalizowanie transakcji – jego wartość jest pomniejszana o wartość wcześniej przyjętych pieniędzy.

Jeśli dopiero stoisz przed wyborem swojego urządzenia fiskalnego, weź pod uwagę rolę, jaką paragon zaliczkowy i końcowy będą pełnić w Twojej pracy. Odpowiedz sobie na pytanie, czy w Twojej działalności będą przydatne zaliczki, czy będziesz je przyjmował od swoich klientów. Jeśli tak, powiedz o tym serwisantowi. Pod jednym z klawiszy skrótu można w łatwy sposób zaprogramować funkcję przyjęcia zaliczki. Czasami jest to specjalna operacja, czasami dodanie dedykowanego kodu PLU towaru. Zależy to od modelu kasy.

Na ogół paragon zaliczkowy i końcowy to proste w emitowaniu dokumenty. Można powiedzieć, że w kasach Novitus za przyjęcie i rozliczenie zaliczki odpowiada klawisz skrótu – podajemy tylko pożądane wartości. W kasach Elzab i Posnet przyjęcie zaliczki równa się jej sprzedaży jak zwykłego towaru, mamy bowiem przypisany jej kod PLU. Za rozliczenie zaliczki odpowiadają specjalne funkcje kas. Zawsze warto zajrzeć do instrukcji, albo poradzić się swojego serwisu.

To w zasadzie wszystko, co mamy do powiedzenia w omawianym temacie. Dowiedziałeś się, jaka zależność panuje pomiędzy zaliczką a kasą fiskalną i z jakich przepisów wynikają Twoje obowiązki podatkowe. Potrzebujesz pomocy w rejestrowaniu zaliczek na urządzeniu fiskalnym i jesteś naszym klientem? Czekamy na Ciebie na ulicy Gorczyczewskiego 4-6 w Poznaniu oraz pod mailem serwis@mico.pl i serwisowym numerem telefonu 602 259 802!

Skontaktuj się z nami!