O kopii elektronicznej słów kilka

Zgodnie z nowelizację ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy Prawo o miarach, homologacje kas fiskalnych z papierową […]

Zgodnie z nowelizację ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy Prawo o miarach, homologacje kas fiskalnych z papierową kopią były ważne do dnia 31.08.2019 roku – od końca sierpnia 2019 roku my nie możemy już sprzedawać urządzeń tego typu ani ich fiskalizować, a podatnicy nie mogą wymieniać w nich pamięci fiskalnych. Dnia 31.12.2022 roku podobny los spotka kasy z kopią elektroniczną, które zostaną zastąpione tzw. pamięcią chronioną. Oznacza to, że kas z kopią elektroniczną wciąż będzie można używać tak długo, jak pozwoli na to żywotność sprzętu. 

Zostały jeszcze dwa lata do wycofania urządzeń z kopią elektroniczną, których miejsce całkowicie przejmą kasy online. Do tego czasu warto jednak wyjaśniać zagadnienia związane z kopią elektroniczną paragonu i mieć świadomość, jak korzystne jest to rozwiązanie. Zachęcamy do przeczytania niniejszego wpisu, szczególnie jeśli jesteś początkującym Przedsiębiorcą. 

Zapis paragonów

Drukarki i kasy fiskalne z kopią elektroniczną paragonu, zapisują kopie wszystkich dowodów sprzedaży w wewnętrznej pamięci cyfrowej urządzenia, a wraz ze sporządzeniem raportu dobowego, także na karcie SD, SDHC, a dziś coraz częściej na microSD lub microSDHC. Podczas przepisania danych z wbudowanej pamięci do karty SD, SDHC lub ich formy micro, zachodzi proces weryfikacji poprawności informacji na obu nośnikach. 

Producenci oferują dedykowane programy, które służą do odczytywania danych z kart. Takie oprogramowanie umożliwia także ich dalszą analizę, raportowanie, archiwizację oraz stworzenie kopii bezpieczeństwa.

Podstawowe zalety

Najważniejszą zaletą dla każdego Przedsiębiorcy z pewnością będzie oszczędność. Według informacji publikowanych przez producentów, przeciętna karta SD o pojemności 2GB zastępuje nam aż 3330 klasycznych rolek papierowych, pozwalając na zapisanie aż 1 mln paragonów o 8 pozycjach. Łatwo wykalkulować, że tegoroczna zmiana przepisów jest dla Przedsiębiorców korzystna: za kasę trzeba zapłacić więcej, ale jej koszt ostatecznie zwraca się z nawiązką. Tutaj warto podkreślić, że oszczędzamy nie tylko pieniądze, ale również czas. Jedna rolka mniej, skutkuje zmniejszeniem częstotliwości jej wymieniania, dzięki czemu sprzedawca kasuje sprawniej, zwiększając wygodę Twoich klientów.

Jeśli są Ci bliskie problemy związane z ochroną środowiska, zaletą kopii elektronicznych paragonu będzie ich ekologiczność. Dzięki zastosowaniu kopii elektronicznej zużywamy dwa razy mniej rolek, zmniejszając zapotrzebowanie na wycinkę drzew i związanych z produkcją rolek procesów technologicznych.

Wspomnieliśmy na początku tego artykułu, że obecne przepisy prawa w Polsce nakładają na Przedsiębiorcę obowiązek przechowywania kopii paragonu aż do 5 lat, nie wliczając w ten czas roku, w którym dokonano sprzedaży. Na szczęście kopia elektroniczna paragonu całkowicie eliminuje ten problem: przechowujemy zapis elektroniczny, łatwy do odczytania, którego jakość nie zmniejsza się wraz z upływem czasu. Nie będziemy już musieli organizować specjalnego, bezpiecznego miejsca na przechowywanie paragonów, a kontrole Urzędu Skarbowego staną się dużo bardziej wygodne i mniej stresujące. 

Bezpieczeństwo

Karty cechuje wysoka trwałość i niezawodność, jednak jak to mówią: “przypadki chodzą po ludziach”. Warto więc pamiętać o regularnym archiwizowaniu danych, zabezpieczającym nas przed utratą danych i mało komfortową rozmową z pracownikiem Urzędu Skarbowego. Co ważne, dane z karty możemy przechowywać na wielu nośnikach jednocześnie: pamięciach zewnętrznych, płytach CD czy DVD. Polecamy stworzenie dwóch lub trzech kopii i przechowywanie ich w bezpiecznym miejscu. Zaznaczamy także, że niektóre z kart posiadają dodatkowe zabezpieczenie hasłem. Rozwiązanie tego typu znajdziemy np. w urządzeniach Novitus. 

O bezpieczeństwie danych decyduje zatem nasza indywidualna troska o nie, co nadal stawia kopię elektroniczną nad tradycyjnym paragonem papierowym, w przypadku którego możemy jedynie przyglądać się blaknięciu nadruku. 

Elektroniczna kopia paragonu oszczędza czas, pieniądze, środowisko, zwiększa wygodę i bezpieczeństwo przechowywania danych. Pamiętajmy jednak, że w 2022 roku stanie się jedynie wspomnieniem, a jej rolę przejmie niepodzielnie całkiem nowy twór: pamięć chroniona, obecna aktualnie jedynie w kasach online. 

wróć do bazy wiedzy