Przeszkolenie pracowników z obsługi kasy fiskalnej – poradnik
Zakup kasy fiskalnej to ważny krok w historii działalności wielu firm. Na szczęście stres związany z użytkowaniem urządzenia fiskalnego można […]
Zakup kasy fiskalnej to ważny krok w historii działalności wielu firm. Na szczęście stres związany z użytkowaniem urządzenia fiskalnego można skutecznie spacyfikować podczas szkolenia. Klienci Mico wychodzą z takiego szkolenia z przekonaniem, że poradzą sobie z obsługą kasy fiskalnej i zawsze mogą na nas liczyć. Często sami przekazują wiedzę o urządzeniu fiskalnym swoim pracownikom. Dlatego dziś opowiemy, jak wygląda szkolenie kasy fiskalnej w Mico. Poradzimy tym samym, jak powinno wyglądać przeszkolenie pracowników z obsługi kasy fiskalnej. Wskażemy także, dlaczego jest takie ważne i jaką rolę w tym wszystkim pełni pewne obowiązkowe oświadczenie pracownicze.
Szkolenie z obsługi kasy fiskalnej w Mico
Nasze szkolenia to kompleksowe wprowadzenie do obsługi kasy fiskalnej, przeprowadzane w sposób przystępny i bezstresowy. Naszym celem jest „odczarowanie” urządzenia. Pokazanie, że kasa fiskalna to nic innego jak zaawansowany kalkulator – dość prosty w obsłudze, który nie powinien budzić żadnych obaw. Opisany poniżej standard nauczania wprowadzamy zarówno na jednoosobowych spotkaniach z właścicielami firm, jak i prowadząc grupowe szkolenia pracowników z obsługi kasy fiskalnej.
Kasa fiskalna i paragony
Na początku szkolenia uczestnicy dowiadują się, czym dokładnie jest kasa fiskalna, do czego służy i jak działa kasa fiskalna online. Ważnym elementem jest wyjaśnienie, że mimo ważnej funkcji podatkowej, tak naprawdę urządzenia fiskalne są bardzo proste w działaniu. Wystarczy poznać kilka ich podstawowych funkcji. Przeszkolenie pracowników z obsługi kasy fiskalnej powinno także obejmować pokaz pierwszego uruchomienia urządzenia. Nasi klienci dowiadują się wtedy, jak włączyć i wyłączyć urządzenie oraz co dokładnie dzieje się w trakcie startu systemu.
Kolejnym krokiem jest pokaz wystawiania paragonów – trener demonstruje dokładny przebieg tego procesu oraz omawia wszelkie istotne, powiązane z paragonem kwestie. To prawdopodobnie jeden z najważniejszych etapów, jaki powinno zawierać prawidłowe szkolenie pracowników z obsługi kasy fiskalnej.
Raporty fiskalne
Drugim bardzo istotnym elementem szkolenia jest również nauka zarządzania raportami. Uczestnicy dowiadują się, jak działają raporty dobowe i miesięczne. Wiedzą, w jakich sytuacjach należy je drukować oraz co zrobić, jeśli o nich zapomną. Nie da się ukryć, że nieprawidłowości w temacie raportów fiskalnych często powodują panikę u niedoświadczonych użytkowników kas fiskalnych. Dlatego to tak ważne by przeszkolenie pracowników z obsługi kasy fiskalnej zawierało informacje o radzeniu sobie w takich sytuacjach. Nie zawsze bowiem raporty fiskalne są wystawiane przez właściciela firmy, a często przez pracowników prowadzących daną zmianę.
Część praktyczna
Część praktyczna naszego szkolenia obejmuje wystawianie paragonów, z uwzględnieniem różnych form płatności oraz samodzielny wydruk raportów fiskalnych. W Mico posługujemy się specjalną, stworzoną przez nas instrukcją. Każdy klient może ją wydrukować lub ściągnąć na telefon. Przechodzenie części praktycznej według instrukcji ma dodatkową zaletę. Przyszły użytkownik kasy widzi, że rzeczywiście cała ta obsługa to w zasadzie kilka działań i znajomość podstawowych funkcji. Gorąco rekomendujemy stworzenie podobnych materiałów na szkolenie pracowników z obsługi kasy fiskalnej. Po zakończeniu ćwiczeń przechodzimy do sesji pytań i odpowiedzi. Tam rozwiewamy wszelkie wątpliwości, dotyczące obsługi kasy.
Fiskalizacja i sprawy organizacyjne
Kolejnym krokiem jest fiskalizacja, czyli przełączenie urządzenia z trybu szkoleniowego na tryb fiskalny. Wyjaśniamy, na czym polega ten proces. Po jego zakończeniu klient otrzymuje w pełni zafiskalizowaną kasę oraz firmową teczkę Mico z dokumentacją. Omawiamy również kwestie konserwacji i przeglądów technicznych. Wyjaśniamy, jak często należy je wykonywać, dlaczego są istotne oraz że pierwszy przegląd powinien odbyć się po roku, aby zachować 5-letnią gwarancję producenta. Oferujemy także klientowi dalsze wsparcie serwisowe i doradcze, w tym kontakt przez telefon, maila czy WhatsApp.
Przeszkolenie pracowników z obsługi kasy fiskalnej oczywiście nie będzie zawierało powyższych informacji. Kwestie dotyczące fiskalizacji, dokumentów czy przeglądów technicznych dotyczą jedynie właściciela firmy. Warto jednak przekazać swoim pracownikom dane kontaktowe do serwisu Mico. W razie awarii lub pytań będą mogli samodzielnie zareagować i poradzić się specjalistów.
Wewnętrzne szkolenie pracowników z obsługi kasy fiskalnej
Szkolenia wewnętrzne z obsługi urządzeń fiskalnych są kluczowym elementem wdrożenia nowych pracowników w codzienną pracę z kasą. Najczęściej prowadzi je pracodawca lub menedżer, który pokazuje podstawowe funkcje urządzenia. Przeszkolenie pracowników z obsługi kasy fiskalnej obejmuje kilka testowych transakcji, wydruk paragonów i raportów. Omawiane są również aspekty techniczne, takie jak wymiana papieru w drukarce fiskalnej czy prawidłowe podłączenie urządzenia do zasilania.
Jeśli kasa fiskalna jest częścią większego systemu sprzedażowego, szkolenie jest bardziej rozbudowane. W takim przypadku cały proces trwa około miesiąca, a część dotycząca urządzeń fiskalnych zajmuje około tygodnia. Takie szkolenie pracowników z obsługi kasy fiskalnej obejmuje również dodatkowe kwestie – procedury związane ze zwrotami, reklamacjami, przesunięciami pomiędzy magazynami oraz przyjmowaniem dostaw.
Szkolenie z obsługi kasy – rzeczywistość
Niestety, na tym zazwyczaj szkolenie pracowników z obsługi kasy fiskalnej się kończy. Osoba prowadząca szkolenie najczęściej pomija etapy wyjaśniające czym jest kasa fiskalna i jak działa. Szkoda, bo to właśnie ten element działa oswajająco i uspokajająco. Pomija się także kluczowe elementy dotyczące kontaktu z serwisem, komunikacją CRK (łatwo wpaść w panikę jeśli kompletnie nie wie się o co w tym chodzi), a także (niestety!) wyjaśnienie dlaczego obsługa kasy to także odpowiedzialność. Oprócz tego, że przeszkolenie pracowników z obsługi kasy fiskalnej ma dawać kompetencję i pewność siebie, powinno także jednoznacznie nakreślić zakres odpowiedzialności związany z ewidencją sprzedaży. To prowadzi nas płynnie do kolejnego tematu.
Przeszkolenie pracowników z kasy fiskalnej a oświadczenie pracownicze
Zgodnie z obowiązującym prawem, każdy przedsiębiorca korzystający z kasy fiskalnej ma obowiązek zapoznania swoich pracowników z zasadami prowadzenia ewidencji sprzedaży jeszcze przed rozpoczęciem przez nich pracy z urządzeniem. Wynika to z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Nakłada ono na podatnika konieczność przekazania osobie prowadzącej ewidencję informacji dotyczących podstawowych zasad rejestrowania sprzedaży oraz wystawiania paragonów fiskalnych.
Rola oświadczenia pracowniczego
Jak widać, szkolenie pracowników z obsługi kasy fiskalnej jest po prostu wymagane prawnie. Pracodawca musi poinformować ich nie tylko o prawidłowej obsłudze kasy fiskalnej, ale również o konsekwencjach wynikających z nieprzestrzegania przepisów. Pracownik podpisuje potem stosowne oświadczenie, że rzeczywiście posiadł takie informacje.
Niestety, w praktyce często spotykamy się z sytuacją, w której zarówno przeszkolenie pracowników z obsługi kasy fiskalnej, jak i obowiązkowe oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z zasadami ewidencji są traktowane po macoszemu. Na oświadczeniu pracownik oczywiście składa podpis potwierdzający, że wszystkie informacje zostały mu przekazane. To bardzo niebezpieczna praktyka, ponieważ nieznajomość prawa przez pracownika może mieć poważne konsekwencje prawne.
Konsekwencje prawne
W razie kontroli skarbowej, jeśli pracownik nie wystawi paragonu, będzie to uznane (w zależności od sytuacji) za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe. Kary wynoszą tu od kilku, do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Można sobie pomyśleć, że to nie Twój problem, skoro pracownik podpisał oświadczenie i to on jest odpowiedzialny za niewydanie paragonu. Wiedz zatem, że często zdarza się, że odpowiedzialność spada również na pracodawcę. Jeśli nie dopilnuje on obowiązku wydawania paragonów przez pracowników, może zostać obciążony sankcjami finansowymi za uchybienia w ewidencji sprzedaży.
W naszej pracy z firmami wielokrotnie spotkaliśmy się z przypadkami, w których zarówno właścicieli biznesów, jak i ich pracowników ukarano za brak wydania paragonu. Zdarza się, że przedsiębiorcy nieświadomie narażają się na konsekwencje, bagatelizując szkolenie i kontrolę nad przestrzeganiem zasad fiskalnych przez personel. Dlatego tak istotne jest szkolenie pracowników z obsługi kasy fiskalnej i jednoznaczne określenie zasady ewidencji sprzedaży.
Masz jeszcze jakieś pytania w temacie szkoleń albo swoich obowiązków? A może chcesz sam przeszkolić się z obsługi kasy w Mico? Zapraszamy do wizyty u naszych specjalistów! Jesteśmy dla Ciebie na ul. Gorczyczewskiego 4-6 w Poznaniu, pod mailem biuro@mico.pl lub pod numerem telefonu 696 357 511.
