Po co książka serwisowa kasy fiskalnej? Jakie informacje można w niej znaleźć?

Po co książka serwisowa…? W kasie fiskalnej zawsze chodzi o przepisy prawa.

Jak jest w innych krajach – tego nie wiemy, ale w Polsce książka serwisowa kasy fiskalnej to wymóg. Dowiesz się o tym sięgając do Obwieszczenia Ministra Finansów Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 30 lipca 2021 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.

Czytając Rozporządzenie szybko zauważysz, że książka serwisowa kasy to dość często wspominane pojęcie. Pojawia się nie tylko w kontekście definicji i celów, ale także obowiązków użytkownika urządzenia fiskalnego i serwisu. Przepisy określają również, skąd wziąć duplikat książki serwisowej, jeśli pierwowzór z jakiegoś powodu zniknie. Przejdźmy więc przez wszystkie te istotne zapiski. Zaraz dowiesz się, jakie informacje są ważne w kasie fiskalnej i po co książka serwisowa je powiela oraz które dane są dla niej specyficzne.

Skontaktuj się z nami!

Książka serwisowa kasy fiskalnej – po co nam ona?

Co to jest książka serwisowa kasy fiskalnej? Wspomniane Rozporządzenie (Rozdział 1) mówi, że: § 2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o (…) 9) książce kasy – rozumie się przez to dokumentację dotyczącą danej kasy, której wzór określają przepisy o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas.

Jest więc ważnym dokumentem zawierającym adnotacje dotyczące Twojego urządzenia fiskalnego. To, jak dokładnie wygląda książka serwisowa kasy, zależy od producenta. Nie da się jej jednak pomylić z żadnym innym dokumentem. Książka kasy fiskalnej ma bowiem (jak sama nazwa wskazuje) kształt książeczki. Niektórzy mogliby ją porównać z zeszytem. Na okładce z dużym prawdopodobieństwem znajduje się logo producenta, a już na pewno napis “Książka serwisowa kasy rejestrującej”.

Po co książka serwisowa? W kasie fiskalnej zaprogramowane jest mnóstwo informacji. Książka serwisowa kasy zawiera spis wszystkich ważnych danych, takich jak:

• nazwa urządzenia fiskalnego i model,
• numery: fabryczny i unikatowy,
• nazwę i adres producenta,
• dane Twojego serwisu,
• Twoje dane rejestrowe,
• numer ewidencyjny urządzenia, nadany przez Urząd Skarbowy.

Książka serwisowa kasy fiskalnej systematyzuje zatem wszystkie te informacje, czyniąc je transparentnymi i dostępnymi do wglądu. Jest potwierdzeniem tego, że urządzenie działa w ramach wymogów prawnych. Książka kasy fiskalnej spełnia też ważną rolę dokumentującą, istotną podczas przeglądów technicznych – to właśnie jej najważniejsze przeznaczenie.

Książka kasy fiskalnej, a obowiązki użytkownika

Jeśli jesteś użytkownikiem urządzenia rejestrującego wiesz z pewnością, jak wiele pytań i problemów można odnaleźć w kasie fiskalnej. Po co książka serwisowa ma dodatkowo zaprzątać nam głowę? Trzeba to powiedzieć jasno – jest ważna, a Ty masz związane z nią obowiązki podatnika. Z Rozdziału 2, §9 dowiadujemy się, jakie miejsce zajmuje w nich książka serwisowa kasy fiskalnej.

Okazuje się, że to podatnik ma obowiązek nanieść na obudowę kasy do książki kasy numer ewidencyjny urządzenia. Zazwyczaj robi to jednak serwis kas. Książka kasy fiskalnej musi być prowadzona i przechowywana przez podatnika w miejscu prowadzenia sprzedaży. Dlatego tak ważne jest jej właściwe przechowywaniu w miejscu suchym, bezpiecznym, niedostępnym dla osób postronnych. Co więcej, użytkownik kasy ma obowiązek jej pokazania w razie kontroli. Książka serwisowa kasy musi być także udostępniana Twojemu serwisowi oraz serwisowi producenta, jeśli zajdzie taka konieczność.

Utrata książki serwisowej dla kasy fiskalnej – co wtedy?

Życie pisze różne scenariusze. Czasami zdarza się, że spotka nas utrata książki serwisowej. Dla kasy fiskalnej to na szczęście żadna tragedia, będzie mogła działać dalej. Trzeba tylko zająć się tą sprawą w odpowiedni sposób. Czytając dalej Rozdział 2, §9 znajdujemy poniższy zapis:

“Podatnicy używający kas (…)

8) powiadamiają niezwłocznie naczelnika urzędu skarbowego o utracie książki kasy;

9) występują niezwłocznie do podmiotu prowadzącego serwis główny o wydanie duplikatu książki kasy w przypadku jej utraty.”

Jak widać duplikat książki serwisowej można łatwo uzyskać, trzeba tylko działać według schematu opisanego w Rozporządzeniu. Utrata książki serwisowej dla kasy fiskalnej może mieć różny wymiar. Czasami dochodzi do trwałego uszkodzenia przez niewłaściwe przechowywanie – najczęściej winowajcą jest tu woda, lub wilgoć. Zdarza się także, że książka serwisowa kasy fiskalnej zostaje skradziona lub po prostu ją zgubimy.

§ 47 dokładnie opisuje, jak starać się o duplikat książki serwisowej. Informujemy o zajściu serwis główny. Serwis na nasz wniosek wydaje kopię książki serwisowej – na stronie tytułowej znajduje się napis “duplikat”, a w środku będą wszystkie dotychczas zgromadzone informacje.

Oczywiście jednorazowy incydent tego typu może się zdarzyć każdemu. Warto jednak zakładać, że książka jest ważna dla nas i dla kasy fiskalnej. Utrata książki serwisowej nie powinna zdarzać się wielokrotnie. Pamiętajmy, że w naszym obowiązku leży bezpieczne jej przechowywanie. Mamy nadzieję, że w Twoim przypadku duplikat książki serwisowej w ogóle nie będzie potrzebny!

Duplikat książki serwisowej, a wymiana pamięci urządzenia lub zmiana lokalu

Jak zachować się, jeśli w naszym urządzeniu fiskalnym wymieniono pamięć fiskalną? Czy będzie potrzebna nowa książka serwisowa kasy? Na szczęście nie! Mówi o tym §11:

1. W przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej w wyniku jej zapełnienia lub w wyniku jej uszkodzenia, wymiana ta jest wykonywana wyłącznie przez podmiot prowadzący serwis główny. 2. W przypadku określonym w ust. 1, książka kasy nie podlega wymianie.

Ma to sens – mimo, że wymienione zostało centrum dowodzenia kasy fiskalnej, pozostaje ona tym samym urządzeniem, o tym samym unikatowym numerze. Duplikat książki serwisowej nie jest więc konieczny i można nadal pracować na pierwotnym dokumencie, wydanym dla urządzenia.

Podobnie należy postąpić w przypadku zmiany miejsca prowadzenia sprzedaży:

§ 18. W przypadku zmiany miejsca używania kasy on-line podatnik zapewnia zapisanie w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz w książce kasy aktualnych, po dokonanej zmianie, danych o miejscu używania kasy.

§ 23. 3. W przypadku zmiany miejsca używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii podatnik zapewnia dokonanie zmiany w książce kasy w zakresie określenia miejsca używania kasy oraz zapewnia dokonanie zmiany danych zapisanych w pamięci kasy dotyczących adresu punktu sprzedaży, w którym po dokonanej zmianie kasa będzie używana.

Kasa z kopią elektroniczną paragonu, a książka serwisowa kasy fiskalnej

Mimo, że większość przedsiębiorców przeszła już na nowe kasy typu online, część wciąż używa kas tradycyjnych. W zakresie książki serwisowej, mamy dla kasy z elektronicznym zapisem kopii paragonu odrębne przepisy.

Jak wiadomo, fiskalizacja jest najważniejszym procesem przeprowadzanym w kasie fiskalnej. Po co książka serwisowa jest tu wspomniana? Dołącza się do niej wydruk raportu dobowego, który jest potwierdzeniem poprawnie przeprowadzonego procesu fiskalizacji w kasach z kopią (§ 22. 4.). Książka serwisowa kasy fiskalnej w urządzeniach tradycyjnych zawiera także informacje o urządzeniach archiwizujących i nośnikach danych, zatwierdzonych przez producenta. Warto tam zajrzeć!

Przegląd techniczny, a książka kasy fiskalnej

Teraz najważniejsza odpowiedź na pytanie, po co nam książka serwisowa. W kasie fiskalnej może zepsuć się sporo rzeczy – to w końcu tylko urządzenie elektroniczne. Ma oczywiście specjalne przeznaczenie i spełnia wyśrubowane normy, ale i tak czasem zdarzy się mu awaria. Aby im zapobiegać, wprowadzono obowiązek dokonywania przeglądów technicznych, co minimum 24 miesiące.

Książka serwisowa kasy fiskalnej służy serwisantowi do zapisywania chronologicznie ważnych informacji i porównywania zgodności aktualnego stanu kasy z danymi zawartymi w książce kasy. Szczególnie ważne jest także wpisywanie dat dokonanych przeglądów oraz ich wyniku, a także zaleceń pokontrolnych.

Jak widać książka serwisowa kasy fiskalnej ma duże znaczenie dla poprawnego wypełniania obowiązków podatkowych. Samo ewidencjonowanie sprzedaży i dbanie o urządzenie fiskalne nie wystarcza! Dlatego dbajmy o swoje książki serwisowe, przechowując je w bezpiecznym miejscu.