Obowiązki użytkownika urządzenia fiskalnego
Każda osoba, która używa kasy fiskalnej lub drukarki fiskalnej do rejestracji sprzedaży, musi dostosować się do nałożonych prawnie wymagań. Przepisy […]
Każda osoba, która używa kasy fiskalnej lub drukarki fiskalnej do rejestracji sprzedaży, musi dostosować się do nałożonych prawnie wymagań. Przepisy prawa jasno określają, jakie obowiązki posiada użytkownik urządzenia fiskalnego, a za ich nieprzestrzeganie grożą kary i grzywny. Jak wiemy nieznajomość prawa nie zwalnia z jego przestrzegania, dlatego zachęcamy do zapoznania się z poniższą listą. 🙂
1. Wystawianie i wydawanie paragonów
Użytkownik urządzenia fiskalnego ma obowiązek wystawiania paragonów fiskalnych podczas każdej sprzedaży. Obowiązek obejmuje też przekazanie paragonu osobie kupującej oraz troskę o odpowiednią czytelność dokumentu sprzedaży.
2. Kontrola poprawności pracy urządzenia
Pracując na urządzeniu fiskalnym musisz być czujny i kontrolować, czy urządzenie zachowuje się prawidłowo. Jeśli zauważysz jakiekolwiek odstępstwa od normy, skontaktuj się z serwisantem, który rozwiąże problem.
3. Archiwizacja danych
Będąc użytkownikiem urządzenia fiskalnego z kopią elektroniczną, obejmuje Cię wymóg przechowywania kopii każdego wydanego paragonu. Kopia znajduje się na karcie pamięci określonego typu, zależnego od modelu posiadanego urządzenia. Jeśli posiadasz urządzenie z papierową kopią paragonu, musisz wyznaczyć miejsce do gromadzenia i przechowywania papierowych kopii, troszcząc się jednocześnie o zabezpieczenie nadruku np. przed wilgocią.
Jedynie w przypadku urządzeń online nie istnieje obowiązek archiwizacji – odbywa się ona automatycznie, wraz z przesyłaniem danych do CRK.
4. Raport dobowy i miesięczny
Masz obowiązek wystawić i wydrukować raport dobowy najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia. Urządzenia on-line są zwolnione z obowiązku drukowania, choć nadal musisz wystawić raport.
Raport okresowy (miesięczny) generujemy i drukujemy po zakończeniu miesiąca, w którym prowadziliśmy sprzedaż. Możemy zwlekać z tym najpóźniej do 25. dnia kolejnego miesiąca.
5. Przeglądy techniczne
Urządzenie fiskalne musi zostać poddane przeglądowi technicznemu najrzadziej raz na dwa lata. Termin ten jest liczony od dnia fiskalizacji kasy lub ostatniego obowiązkowego przeglądu. Serwisant ma obowiązek wykonania przeglądu w ciągu 48h od twojego zgłoszenia, co warto wziąć pod uwagę.
Jeśli nie wykonasz obowiązkowego przeglądu technicznego w terminie, możesz spodziewać się kary pieniężnej w wysokości 300 zł lub nakazu zwrotu ulgi na zakup kasy, jeśli taką otrzymałeś oraz jeśli nie upłynęły od tego czasu 3 lata.
6. Przechowywanie książki kasy
Masz obowiązek przechowywać książkę serwisową, zwaną popularnie „książką kasy”. Jest to ważny dokument, który dostaniesz kupując urządzenie fiskalne i w którym powinna się znaleźć cała historia jego użytkowania. Dlatego książkę musisz na bieżąco uzupełniać i przechowywać tam, gdzie używasz swojego urządzenia fiskalnego. Obsługujący Cię serwis może wydać duplikat książki serwisowej, jeśli ją zgubisz.
7. Wymiana pamięci kasy fiskalnej
Pamięć fiskalna może ulec zapełnieniu lub uszkodzeniu i Twoim obowiązkiem jest jej wymiana. Jeśli spotka Cię taka sytuacja, skontaktuj się ze swoim serwisem – serwisant wymieni pamięć i ponownie fiskalizuje urządzenie.
8. Stałe połączenie z internetem
Obowiązek ten dotyczy tylko urządzeń online. Jeśli nie masz możliwości zapewnienia ciągłego połączenia urządzenia z internetem, wystąp z wnioskiem do Naczelnika Urzędu Skarbowego o ustalenie indywidualnego harmonogramu. Dane są wtedy wysyłane do CRK w określonych odstępach czasowych – musisz zadbać o to, by w tym czasie przenieść kasę w miejsce, w którym połączenie z internetem nie jest utrudnione.
9. Zapoznanie pracowników z zasadami używania urządzenia
Nie tylko Ty musisz wiedzieć, jak działa urządzenie fiskalne – będą go w końcu używać głównie Twoi pracownicy. Przed rozpoczęciem ewidencjonowania zapoznaj wszystkie osoby, które prowadzą w twojej firmie sprzedaż na kasie fiskalnej z zasadami prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu urządzenia rejestrującego i wystawiania paragonu fiskalnego. Twoi pracownicy muszą złożyć oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach prowadzenia ewidencji (pobierz dokument: Informacja o zasadach ewidencji). Nie przekazujesz tej informacji do Urzędu Skarbowego.
