Nauka jazdy a kasa fiskalna – czy kasa jest niezbędna?

Prowadzenie własnej szkoły jazdy to nie lada wyzwanie. Trzeba wszystko dobrze zorganizować, zatrudnić instruktorów, mieć na uwadze ewentualne koszty zużycia aut oraz ciągle zmieniające się ceny paliw. Czasami wymienić trzeba model wszystkich samochodów na takie, które akurat zaleca WORD. Nic dziwnego, że wielu właścicieli szkół jazdy próbuje optymalizować koszty. Ale czy da się oszczędzić akurat na zakupie kasy fiskalnej? Sprawdźmy to!

Nauka jazdy w świetle ustawy o VAT

Jeśli jesteś początkującym przedsiębiorcą być może czytałeś gdzieś, że każda transakcja na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej musi być zarejestrowana na kasie fiskalnej. Wynika to bezpośrednio z zapisów ustawy o VAT (Art. 111. 1.). Szkoły jazdy z pewnością świadczą usługi dla klientów indywidualnych. Zgodnie z tym najbardziej podstawowym założeniem polskiego prawa, są więc objęte obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej.

Warto jednak wiedzieć, że przepisy przewidują pewne wyjątki. W Ustawie o VAT znajdziemy zapis mówiący, że w drodze Rozporządzenia pewne grupy podatników mogą być czasowo zwolnione z posiadania urządzenia rejestrującego. Takim właśnie dokumentem jest Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Szkoła nauki jazdy, a zwolnienie z kasy fiskalnej

Rozporządzenie z dnia 24 listopada 2023 r. obowiązuje do końca 2024 roku (artykuł piszemy w marcu 2024). W jego treści opisano szczegółowo warunki zwolnień z posiadania kasy fiskalnej. Wypisano także konkretne rodzaje działalności, które muszą posiadać urządzenie ewidencyjne od pierwszego dnia sprzedaży. Bezwzględny nakaz posiadania kasy fiskalnej bez możliwości zastosowania zwolnienia dotyczy między innymi usług medycznych, kosmetycznych, naprawy pojazdów czy stacjonarnej gastronomii. Pełen spis znajdziesz w § 4. 1. 2). Wśród usług bezwzględnie zobowiązanych do zakupu kasy fiskalnej od pierwszego dnia sprzedaży, nie znajdziesz jednak szkół nauki jazdy.

Z drugiej strony nauka jazdy nie jest czynnością zwolnioną całkowicie z obowiązku ewidencji. Można to stwierdzić zaglądając do Załącznika, znajdującego się na 5 stronie omawianego Rozporządzenia. Załącznik listuje rodzaje działalności zwolnione z posiadania kasy fiskalnej, mimo świadczenia usług dla klientów indywidualnych. W pozycji 30 czytamy, że czynnością zwolnioną z ewidencji są:

Usługi w zakresie edukacji – z wyłączeniem: (…)

– usług świadczonych przez szkoły nauki jazdy (PKWiU 85.53.11)

Oznacza to, że kasa fiskalna będzie prędzej czy później potrzebna w szkole nauki jazdy. Mimo, że jest to usługa edukacyjna, Rozporządzenie wskazuje że nie jest całkowicie zwolniona z posiadania urządzenia rejestrującego.

Zwolnienie z posiadania kasy fiskalnej w szkole nauki jazdy

W tym przypadku masz dwa wyjścia. Możesz zastosować jedno z ustawowych zwolnień, pozwalające na odsunięcie w czasu zakupu kasy, albo zdecydować się na przyjmowanie płatności tylko i wyłącznie bezgotówkowo. Poniżej opisujemy obie te opcje.

Limit Obrotu

To rodzaj zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej, który możesz stosować aż do osiągnięcia obrotu w wysokości 20 000 zł netto w danym roku podatkowym. Po przekroczeniu tej kwoty będziesz mieć dwa miesiące na zakup urządzenia rejestrującego.

Limit obrotu obliczany jest proporcjonalnie. Oznacza to, że jeśli rozpoczynasz świadczenie usług w trwającym już roku podatkowym, musisz wyliczyć swój indywidualny limit. Gdy podzielisz 20 000 zł na 365 dni w roku i pomnożysz przez ilość dni pozostałych do końca roku, będziesz wiedział jaka kwota maksymalnego obrotu Cię obowiązuje. Pamiętaj, że będąc czasowo zwolnionym z posiadania kasy fiskalnej, wciąż musisz prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży. Wykorzystasz do tego np. plik Excel lub zwykły notatnik.

Płatność przelewem

Ciekawym rozwiązaniem dla szkół nauki jazdy jest zastosowanie płatności bezgotówkowych. O możliwości zwolnienia z zakupu kasy przy ich zastosowaniu informuje nas Załącznik do Rozporządzenia. Chodzi konkretnie o pozycję 37, znajdującą się na stronie 7. Mówi ona, że świadczenie usług na rzecz osób indywidualnych i rolników ryczałtowych jest zwolnione z posiadania kasy fiskalnej, jeśli otrzymasz w zapłatę w całości bezgotówkowo. Może się to odbyć np. przelewem lub BLIKiem.

Przy tym rodzaju zwolnienia musisz dbać o transparentność dowodów zapłaty i ich ewidencję. Z dokumentów ma wynikać, kto Ci zapłacił, kiedy i za jaką konkretnie usługę. Konieczne jest oczywiście wykazanie cen za poszczególne czynności. Warto także uprzedzić klientów, że w Twojej szkolne jazdy przyjmowane są jedynie płatności bezgotówkowe. Może to stanowić przeszkodę dla kursantów ‘starszej daty”.

Jaka kasa fiskalna do szkoły jazdy?

Jeśli przekroczysz swój limit obrotu i nie zdecydujesz się na wprowadzenie tylko i wyłącznie płatności bezgotówkowych, będziesz musiał zakupić kasę fiskalną. Jaką wybrać? Najlepiej zdecydować się na urządzenie przenośne, lekkie i wytrzymałe.

W tej branży szczególnie polecamy najmniejsze urządzenie na rynku, czyli Posnet Mobile Online. To naprawdę kompaktowa kasa fiskalna, z przyjemnym podświetlanym wyświetlaczem, dostępna w dwóch wariantach kolorystycznych. Jest łatwa w obsłudze, szczególnie jeśli prowadzisz jedynie ewidencję usług – wystarczy wtedy zaprogramować tylko kilka kodów i na nich operować wystawiając paragony. Dodatkową zaletą Posnet Mobile Online jest możliwość zakupienia pokrowca ze smyczą. Urządzenie na pewno nie obciąży Twojej szyi i nie spowoduje dyskomfortu ze względu na niewielką wagę. Z powodzeniem zmieści się także w torebce, neseserze czy nawet kieszeni.

Inną propozycją, choć już nieco większą, jest kasa Elzab K10 Online z dotykowym ekranem. To właśnie praca na dotyku jest niezaprzeczalną zaletą tego urządzenia. Szkolenie z obsługi na pewno będzie krótsze, a codzienna praca – przyjemniejsza. Dla szkół nauki jazdy polecamy również kasy Novitus Nano Online i Nano II Online. Są to niezawodne klasyki, o mocnych akumulatorach, które nie zawiodą Cię w trasie. Obsługa nie jest może tak intuicyjna jak przy Elzab K10 Online, ale przy odrobinie praktyki i naszych autorskich instrukcjach graficznych, z pewnością sobie poradzisz!

Wiesz już, kiedy właściciel szkoły nauki jazdy powinien wyposażyć się w kasę fiskalną. Pozostaje nam zaprosić Cię do naszego salonu sprzedaży – jeśli chciałbyś zobaczyć niektóre z naszych urządzeń fiskalnych na żywo i przekonać się, że wcale nie są takie straszne, jak je malują. Kto wie, może w przyszłości zdecydujesz się na zakup? Czekamy na Ciebie na ulicy Gorczyczewskiego 4-6 w Poznaniu!

Skontaktuj się z nami!