Najem prywatny a kasa fiskalna – kiedy należy zakupić kasę fiskalną?

Masz mieszkanie, dom albo pusty pokój i chodzi Ci po głowie wynajem prywatny? Świetnie, w Mico zawsze doceniamy przedsiębiorcze myślenie. Tutaj zawsze pojawiają się jednak pytania. Czy powinieneś martwić się kasą fiskalną? A najem prywatny – czy to w sumie jest działalność gospodarcza? Co o usługach świadczonych dla osób indywidualnych mówią przepisy? Jak wygląda relacja na linii “najem prywatny a kasa fiskalna” w 2025 roku?

Najem prywatny, a kasa fiskalna – działalność gospodarcza

Zacznijmy od rozwinięcia myśli, że najem prywatny jest uznawany za działalność gospodarczą. Mówi o tym konkretnie Art. 15 Ustawy o VAT, ustęp 1 i 2, które brzmią:

Art. 15. 1. Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. (…)

2. Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Z pewnością najem prywatny można uznać za działanie zarobkowe, z wykorzystaniem towarów lub wartości niematerialnych. Bardzo rzadkie są przypadki, gdy wynajem jest okazjonalny. Zazwyczaj jest on prowadzony w sposób regularny i ciągły, stanowi przychód pasywny przedsiębiorcy. Takie właśnie cechy ma najem prywatny. A kasa fiskalna? Zaraz rozjaśnimy ten temat.

Warto wiedzieć, że mimo uznania wynajmującego za podatnika, a najmu prywatnego – za działalność gospodarczą, zazwyczaj jest ona zwolniona VAT. Nie chcemy tu jednak wnikać w interpretacje podatkowe, bo nie jest to zakres naszych kompetencji. Zakreślamy jednak temat dla dalszych konsultacji z księgowym, który dokładnie przyjrzy się Twojej indywidualnej sytuacji.

Najem krótkoterminowy a kasa fiskalna

Najem prywatny to sprzedaż usług na rzecz osób prywatnych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Wiąże się ją więc z obowiązkiem rejestracji na kasie fiskalnej. To najbardziej podstawowy zapis, który dotyczy obowiązku prowadzenia ewidencji fiskalnej w Polsce. Wpisuje się w niego niemal każdy najem prywatny, a kasa fiskalna wydaje się być niezbędna, jeśli oferujesz wynajem klientom indywidualnym. Wynika to bezpośrednio z zapisów Ustawy o VAT:

Art. 111. 1. Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Oznacza to, że możesz prowadzić najem prywatny, a kasa fiskalna teoretycznie wciąż będzie Ci potrzebna. Ustawodawca przewidział jednak, że “Minister właściwy do spraw finansów publicznych może zwolnić, w drodze rozporządzenia, na czas określony, niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku”. Aby dokładniej zbadać relację pomiędzy najmem krótkoterminowym a kasą fiskalną należy zajrzeć do wspomnianego rozporządzenia. W Polsce jego warunki nieznacznie zmieniają się co rok lub co dwa lata, lub są po prostu przedłużane na kolejne okresy. Rozporządzenie określa, jakim branżom niezbędna jest kasa fiskalna – a najem prywatny zostaje wspomniany w Załączniku. Mowa o Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2024 r., w sprawie zwolnień z obowiązku stosowania kasy fiskalnej.

Kasa fiskalna a najem prywatny – zwolnienie z obowiązku ewidencji

Wspomniane rozporządzenie zawiera listę branż, objętych bezwzględnym obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej od pierwszego dnia sprzedaży. Znajdziemy je w §4. Na szczęście nie ma tam nic o najmie prywatnym. Oznacza to, że możesz prowadzić najem krótkoterminowy, a kasa fiskalna nie będzie Ci potrzebna. Zastosujesz ustawowe zwolnienia. O nim z kolei mówi § 2:

§ 2. 1. Zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r., czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia.

Załącznika do Rozporządzenia należy natomiast szukać na końcu aktu prawnego. To właśnie on dokładnie precyzuje relacje na linii “najem prywatny a kasa fiskalna w 2025 roku”. Tylko chwilę zajmie Ci odnalezienie pozycji 29, która stanowi co następuje:

Czynności zwolnione z obowiązku prowadzenia ewidencji

(…)

Poz. 25, PKWiU ex 68.20.1 Wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi, jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą lub świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Widać powyżej, że po spełnieniu określonych warunków wcale nie trzeba martwić się kasą fiskalną. Najem prywatny wymaga w takim przypadku, aby zapłata za wynajem była:

• udokumentowaną fakturą – w przypadku płatności gotówką,
• bezgotówkowa, na przykład za pomocą przelewu, w całości na numer bankowy wynajmującego.

Ze stworzonej faktury musi dokładnie wynikać, kto komu zapłacił, kiedy i za co. To samo dotyczy potwierdzeń zapłaty wynikających z przelewu. Wynajmujący ma obowiązek przechowywania takich dokumentów i prowadzenia ich transparentnego wykazu. Jak widać, Twoją działalnością może być najem krótkoterminowy, a kasa fiskalna nie będzie Cię dotyczyć. Musisz jednak pamiętać o powyższych warunkach.

Najem prywatny a kasa fiskalna 2025 – limit obrotu

Dla pełnej ścisłości należy jeszcze wspomnieć, że według omawianego Rozporządzenia możemy również zastosować tzw. limit obrotu. Wnosi on nieco zamieszania w temacie “najem prywatny a kasa fiskalna w 2025 roku”. Wspomniany limit wynosi 20 000 zł netto w danym roku podatkowym. Co więcej, zobowiązuje do zakupu kasy fiskalnej w dwa miesiące po jego przekroczeniu. Jeśli prowadzisz najem krótkoterminowy, a kasa fiskalna nie została zakupiona, Twoje obroty nie powinny przekroczyć kwoty 20 000 zł netto w danym roku podatkowym. Jest to więc rodzaj zwolnienia, który przewiduje zakup urządzenia rejestrującego w przyszłości:

§ 3. 1. Zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym(…) 1) podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu nie przekroczyła, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20 000 zł; (…)

Wiemy już jednak, że możesz prowadzić najem prywatny, a kasa fiskalna będzie dla Ciebie zupełnie zbędna. Nie chcesz ewidencjonować usług wynajmu za jej użyciem? Lepiej zastosuj zwolnienie wynikające z Załącznika, opisane w poprzednim paragrafie. Wymaga ono wprawdzie stosowania skrupulatnej ewidencji dowodów zapłaty, ale jest to jedynie drobna niedogodność.

Opisaliśmy dzisiaj, kiedy przyda Ci się kasa fiskalna – a najem prywatny okazał się tu wyjątkowo wdzięcznym tematem. 🙂 Jest to stan prawny aktualny na rok 2025. Bądź na bieżąco ze zmianami w Rozporządzeniu, ponieważ jest to corocznie modyfikowany dokument. Nigdy nie wiadomo, co przyniesie dla przedsiębiorców kolejny rok działalności. Pamiętaj, że w razie konieczności zakupu kasy możesz liczyć na nas – ekipę Mico! Nasz salon sprzedaży urządzeń fiskalnych znajduje się w Poznaniu. Już kilkuminutowy wywiad wystarczy, by określić Twoje potrzeby i dopasować odpowiednie urządzenie. Zapraszamy!

Skontaktuj się z nami!