Na co zwrócić uwagę wybierając kasę do warsztatu samochodowego?
Warsztaty samochodowe, niezależnie od wielkości, muszą prowadzić rejestrację sprzedaży za pomocą kas fiskalnych. Dlatego decyzja o wyborze konkretnego modelu powinna […]
Warsztaty samochodowe, niezależnie od wielkości, muszą prowadzić rejestrację sprzedaży za pomocą kas fiskalnych. Dlatego decyzja o wyborze konkretnego modelu powinna być dobrze przemyślana. Właściwie dobrana kasa fiskalna będzie Twoim sprzymierzeńcem. Musisz tylko zwrócić uwagę na kilka kluczowych cech. Jak więc wybrać kasę, która sprosta wymaganiom warsztatu? Sprawdźmy, jaka kasa fiskalna dla mechanika będzie odpowiednia!
Warsztat samochodowy – kasa fiskalna jest wymagana!
Zgodnie z polskim prawem, kasa fiskalna dla mechanika jest obowiązkowa już od pierwszego dnia działalności. Obowiązek ten wynika z przepisów Ustawy o VAT oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. Rozporządzenie to wskazuje wprost (§ 4. 1. 2.), że usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawa opon, ich zakładanie, bieżnikowanie i regenerowanie, a także wymiana opon lub kół, muszą być ewidencjonowane za pomocą kasy fiskalnej od pierwszego dnia działalności. Obowiązkowi ewidencji podlegają też części samochodowe, których sprzedaż często prowadzi warsztat samochodowy. Kasa fiskalna jest Ci więc niezbędna, jeśli chcesz otworzyć własną działalność w tej branży. Nie możesz stosować żadnych zwolnień ustawowych z posiadania kasy fiskalnej. Szerzej te kwestie omówiliśmy w artykule: Kasa fiskalna dla mechanika samochodowego – czy jest obowiązkowa?
Co więcej, kasa fiskalna dla mechanika musi być urządzeniem typu online. W odróżnieniu od urządzenia tradycyjnego, kasa fiskalna online komunikuje się z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Do CRK wysyłane są informacje o transakcjach, raportach, czy przeglądach technicznych. Na szczęście w oficjalnej dystrybucji pozostały już tylko urządzenia fiskalne online, więc ryzyko że zakupisz niewłaściwe urządzenie omija Twój warsztat samochodowy. Kasa fiskalna w tradycyjnej formie (z elektroniczną kopią paragonu) może być zakupiona obecnie jedynie na rynku wtórnym. Wystarczy więc, że nabędziesz nowe urządzenie.
Kasa fiskalna dla mechanika – cechy
Ustaliliśmy, że mechanik samochodowy musi mieć kasę fiskalną online. Czym zatem kierować przy wyborze? Jakie konkretnie cechy powinna mieć taka kasa fiskalna? Warsztat samochodowy to specyficzne miejsce pracy, dlatego decyzja nie może być przypadkowa.
Nasze doświadczenie wskazuje, że kasa fiskalna dla mechanika powinna posiadać konkretne funkcjonalności, które wpisują się w potrzeby warsztatu. Co więcej, być może wcale nie powinna być to kasa, a raczej drukarka fiskalna. Warto zwrócić również uwagę na cechy fizyczne takiego urządzenia, gdyż są one równie ważne jak to, co kryje jej wnętrze. Mając na uwadze, że musisz kupić urządzenie online, kluczowe znaczenie ma wybór typu komunikacji z CRK, który niestety jest nieco przytłaczający dla zupełnego laika.
Poniżej dokładnie omawiamy każdą z wymienionych cech, abyś mógł wybrać urządzenie, które wesprze w codziennych wyzwaniach Twój warsztat samochodowy. Kasa fiskalna to obowiązek, więc warto starać się, by była jak najlepiej dopasowana do Twojej działalności.
Funkcjonalność kasy fiskalnej w warsztacie samochodowym
Pojemność PLU
Zakres funkcjonalności to ważna cecha, którą posiada każda kasa fiskalna. Warsztat samochodowy jest natomiast miejscem, w którym często sprzedaje się nie tylko usługi, ale również części do aut. Od tego warto zacząć – musisz zastanowić się, jaka baza towarowa Cię interesuje. W urządzeniach fiskalnych pojemność bazy towarowej określa się za pomocą ilości kodów PLU (ang. price look-up). Jeśli oferujesz jedynie usługi naprawy, z pewnością wystarczy Ci kasa fiskalna z oferująca 4 000 PLU. Dla sprzedaży części może być konieczne urządzenie o większej pojemności (10 000 – 100 000 PLU).
Komunikacja z urządzeniami
Warto tu rozważyć dwie dodatkowe kwestie. Po pierwsze – sprawdź możliwości komunikacyjne urządzenia fiskalnego. Korzystnym jest aby kasa fiskalna dla mechanika prowadzącego sprzedaż części, posiadała możliwość podłączenia skanera kodów kreskowych. Skanując, będziesz automatycznie dodawał pozycje do paragonu, bez konieczności ręcznego wpisywania kodów. Może zależy Ci na podłączeniu szuflady kasowej, albo zintegrowanego terminala płatniczego? Te potrzeby trzeba określić już przed zakupem.
Kasa czy drukarka?
Po drugie – jeśli Twoja baza towarowa jest bardzo bogata, warto jednak wybrać drukarkę fiskalną. Kasa fiskalna dla mechanika to jednak bardzo proste urządzenie do rejestracji sprzedaży. Drukarkę fiskalną obsługuje się z poziomu komputera (co jest dużo bardziej wygodne), a także można ją zintegrować z wybranym programem magazynowym albo specjalizacyjnym oprogramowaniem warsztatowym. Zyskujesz wtedy zupełnie nową jakość zarządzania bazą klientów, magazynem, produktami i księgowością. Dla dużych serwisów samochodowych zdecydowanie polecamy zakup drukarki fiskalnej.
Co więcej, szybkość obsługi klienta jest ważna – wie to każda osoba prowadząca warsztat samochodowy. Kasa fiskalna powinna zatem oferować proste menu, czytelny wyświetlacz, wygodne przyciski. Łatwo sprawdzisz to podczas konsultacji w serwisie kas, tak samo jak podstawowe cechy fizyczne urządzenia. Tym samym przechodzimy płynnie do kolejnej istotnej cechy kas fiskalnych.
Cechy fizyczne kasy fiskalnej dla mechanika
Aby wybrać odpowiednią kasę pod względem cech fizycznych, trzeba przede wszystkim wiedzieć, czy będziesz z nią pracować mobilnie, czy stacjonarnie. Kasa fiskalna dla mechanika może być lekka, przenośna, mieszcząca się wygodnie w ręce, działająca na akumulatorze. Ale może być także większa, cięższa, bardziej solidna, podłączona do zasilania sieciowego.
Urządzenia mobilne
Jeśli będziesz czasami pracować w terenie albo chcesz mieć urządzenie zawsze pod ręką, z pewnością możesz rozważyć zakup mobilnej kasy fiskalnej. Niektóre z nich posiadają spore bazy towarowe (nawet 20 000 PLU), są lekkie, mają pyłoszczelne silikonowe klawiatury, które łatwo utrzymać w czystości w trudnych warunkach, które charakteryzują warsztat samochodowy. Kasa fiskalna w formie mobilnej często jest przenoszona w specjalnym pokrowcu, co dodatkowo zabezpiecza ją przed smarem, kurzem, zalaniem albo upadkiem. Co więcej istnieją urządzenia, których wyjątkową wytrzymałość potwierdzają testy empiryczne.
Urządzenia stacjonarne
Jeśli natomiast planujesz obsługiwać klientów jedynie stacjonarnie i masz przeznaczone do tego miejsce np. biuro, wybierz masywniejsze, cięższe urządzenie. Kasa fiskalna dla mechanika o większych wymiarach ma z pewnością bardziej wyraźną, przejrzystą i łatwiejszą w obsłudze klawiaturę. Urządzenie pozostające z daleka od prac warsztatowych jest również zdecydowanie mniej narażone na awarie. Doskonale też sprawdzi się tu drukarka fiskalna podłączona do komputera.
Czystość i higiena
Na zakończenie słowo o estetyce i higienie. Dość trywialną sprawą jest wybór koloru urządzenia fiskalnego. Nie mówimy, że kasa fiskalna dla mechanika nie powinna być biała, albo w jasnych kolorach. Zdecydowanie jednak rekomendujemy zakup grafitowego lub czarnego urządzenia. Ciemna obudowa ukryje nieco codzienne zabrudzenia – jest dużo bardziej praktyczna w miejscu pracy, jakim jest warsztat samochodowy. Kasa fiskalna z dotykowym ekranem jest także niezłym wyborem. W przypadku takiego urządzenia nie będą się brudzić przyciski, a zachowanie kasy fiskalnej w czytości jest niezwykle łatwe. Wystarczy kilka razy dziennie przetrzeć ekran czystą tkaniną, albo specjalnymi chusteczkami.
Połączenie z CRK – jakie wybrać?
Sposób komunikacji z CRK jest kwestią niezwykle istotną, jeśli chodzi o wybór kasy fiskalnej online. Krótko mówiąc – przed zakupem powinieneś zweryfikować, jaką infrastrukturę sieciową oferuje Twój warsztat samochodowy. Kasa fiskalna online musi mieć stałe połączenie internetowe. To Ty, jako użytkownik kasy, jesteś odpowiedzialny za zapewnienie jego stabilności.
Istnieje kilka rodzajów komunikacji z CRK. Kasa fiskalna dla mechanika może korzystać z kabla sieciowego lub USB – wtedy staje się zupełnie “uziemiona”. Bardziej wygodne jest korzystanie z sieci WiFi, którą można udostępniać przez router albo hotspot ze smartfona. To często wykorzystywane rozwiązanie dla kas mobilnych, które jednak czasami bywa zawodne. Wiele zależy od jakości połączenia. Najlepszym i najbardziej stabilnym rozwiązaniem, szczególnie dla miejsc o słabym zasięgu, będzie skorzystanie z komunikacji GSM – z wykorzystaniem karty SIM. Kasa fiskalna dla mechanika komunikująca się z CRK przez GSM jest praktycznie niezawodna w każdych warunkach.
Cieszymy się, że dobrnąłeś do końca artykułu. Wiesz już, jakie cechy powinna posiadać kasa fiskalna do warsztatu samochodowego. Masz pytania? Chcesz, żebyśmy pomogli Ci wybrać konkretny model? Zachęcamy Cię do kontaktu z Ekipą Mico albo do wizyty w naszym biurze na ulicy Gorczyczewskiego 4-6 w Poznaniu.
