Kwalifikowany podpis elektroniczny – czym jest i jak go uzyskać?

Mico kojarzycie głównie ze sprzedażą urządzeń fiskalnych, terminali płatniczych i rozwiązań gastronomicznych. Nic dziwnego! Zajmujemy się tym od 1998roku i wciąż jest to nasz główny obszar działań. Ale jak zwykło się mawiać, kto stoi w miejscu, ten się cofa. Jako, że naszym sloganem jest dumnie brzmiące hasło „Mico dla Firm”, wprowadzamy do sprzedaży wciąż nowe produkty. Jednym z nich jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Co to jest? Jak go uzyskać i jakie korzyści ze sobą niesie?

Kwalifikowany podpis elektroniczny – co to jest?

Mimo, że produkt o którym piszemy jest dość rozpowszechniony i popularny w polskim biznesie, wciąż dziwicie się gdy pada hasło „Kwalifikowany podpis elektroniczny”. Co to jest i po co to komu? Cóż, najkrótsza definicja mówi, że podpis elektroniczny kwalifikowany to dane elektroniczne o mocy prawnej podpisu własnoręcznego. Podpiszesz nim każdy dokument, co znacząco ułatwia życie i przyspiesza realizację formalności.

Podpis elektroniczny kwalifikowany wymaga osobistego potwierdzenia Twojej tożsamości przez inspektora lub pismo notarialne. Dla odbiorcy jest zupełnie niepodważalnym dowodem na to, że Ty to Ty, mimo że nie podpisałeś się w fizycznej formie. Składasz go za pomocą wyspecjalizowanego, kwalifikowanego urządzenia, którego działanie opiera się na kwalifikowanym certyfikacie. Jak widać, elektroniczny podpis kwalifikowany funkcjonuje w bardzo sztywnych normach i wymaganiach, aby zapewnić bezpieczeństwo jego używania.

Kwalifikowany podpis elektroniczny a inne opcje

Wiesz już, co to jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Dla porządku trzeba jednak zaznaczyć, że na rynku funkcjonuje również podpis elektroniczny, który nie jest kwalifikowany. Oznacza to, że uznanie jego skuteczności prawnej wymaga umowy pomiędzy stronami. Taki podpis elektroniczny często wykorzystuje się do potrzeb wewnętrznych firm, lub komunikacji tych firm z klientami. Zwykły podpis elektroniczny nie wymaga osobistego potwierdzenia tożsamości. Oferuje ponadto dużo węższy zakres stosowania, niż elektroniczny podpis kwalifikowany.

Jeszcze więcej zamętu wprowadza podpis zaufany (Profil Zaufany), z którym często mylony jest podpis elektroniczny kwalifikowany. Należy jednak zaznaczyć, że podpis zaufany może nam służyć jedynie do podpisywania dokumentów w formie elektronicznej w kontaktach urzędowych. Opłacenie mandatu, składanie wniosków, rozliczenie PIT – tu w zupełności wystarcza podpis zaufany. Potwierdzenie tożsamości realizuje się przez zalogowanie np. do bankowości elektronicznej. Podpis zaufany, podobnie do podpisu elektronicznego, nie jest tak wszechstronny jak kwalifikowany podpis elektroniczny, co prowadzi nas prosto do kolejnego wątku.

Elektroniczny podpis kwalifikowany – zalety stosowania

Papierowy obieg dokumentów w firmie wymaga bardzo dobrej organizacji, a ta z kolei pochłania dużo czasu. Drukowanie, przechowywanie, skanowanie, czy wysyłanie listów – wszystkie te czynności zostaną zniwelowane, jeśli zdecydujesz się na elektroniczny podpis kwalifikowany.

Można więc powiedzieć, że przede wszystkim oszczędzasz czas. Podpis elektroniczny kwalifikowany umożliwia załatwienie ważnych spraw formalnych czy biznesowych wygodnie i zdalnie. Złożenie podpisu nie będzie już wymagało Twojej fizycznej obecności na spotkaniu z partnerem lub klientem, czy też w biurze. Na pewno znajdziesz lepsze zastosowanie dla czasu, który wcześniej poświęcałeś na organizowanie takich spotkań, dojazdy oraz katalogowanie czy poszukiwanie dokumentów.

Nie do przecenienia jest również wygoda, która wynika z powyższego. Na dodatek Kwalifikowany podpis elektroniczny jest ważny aż 3 lata, więc nie musisz co chwila myśleć o nim i o jego przedłużeniu – po prostu korzystasz z dobrodziejstw, które oferuje. Nawet jeśli nie przekonują Cię specjalnie te wszystkie nowe technologie, używasz pewnie aplikacji mobilnej banku lub karty płatniczej w telefonie? Warto wiedzieć, że elektroniczny podpis kwalifikowany może być używany w podobny sposób, bez urządzeń dodatkowych. Ale o tym za chwilę.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest również całkowicie bezpieczny. Odpowiada za to Narodowe Centrum Certyfikacji oraz kwalifikowani dostawcy usług zaufania.

Kwalifikowany podpis elektroniczny – jak założyć?

Widać, ile zalet ma kwalifikowany podpis elektroniczny. Jak założyć takie udogodnienie dla siebie? Jest to bardzo proste – skontaktuj się z inspektorem – przedstawicielem jednej z firm, które świadczą kwalifikowane usługi zaufania. W Mico jest to Ania Jezierska, która reprezentuje renomowaną firmę CenCert.

Kwalifikowany podpis elektroniczny wymaga podania następujących danych:

• imię i nazwisko,
• nazwa powszechna (identyfikator podpisu, zazwyczaj imię i nazwisko),
• adres e-mail,
• opcjonalne: tytuł, pozycja zawodowa, nazwa firmy.

Co ważne, wszelkie informacje o uprawnieniach jakie ma posiadać Twój kwalifikowany podpis elektroniczny, będą musiały znaleźć potwierdzenie w odpowiednim dokumencie. Jak założyć kwalifikowany podpis elektroniczny z użyciem powyższych danych? Wszystkie je podajesz w specjalnym formularzu. Kolejnym krokiem jest spotkanie z naszą specjalistką, Anią, która potwierdzi Twoją tożsamość. Niezbędny będzie dokument tożsamości.

Rzadziej wybieraną alternatywą jest uzyskanie certyfikatu przez poświadczenie notarialne. Więcej o tym, jak zdobyć w ten sposób kwalifikowany podpis elektroniczny napisaliśmy w tym produkcie: Podpis elektroniczny kwalifikowany – poświadczenie notarialne. Wiesz już, jak założyć kwalifikowany podpis elektroniczny. Jak jednak z niego korzystać?

Podpis elektroniczny kwalifikowany – czyli jak to wygląda w praktyce?

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest bardzo łatwy w obsłudze. Zazwyczaj ma postać specjalnej karty, przypominającej nieco kartę płatniczą oraz czytnika, wpinanego portem usb do komputera. Inna wersja podpisu to tzw. token, który wielu z Was może kojarzyć z wyglądem pendrive’a. Ostatnią formą tego rozwiązania jest rSign, czyli działający w chmurze kwalifikowany podpis elektroniczny. Co to jest rSign? Jest to elektroniczny podpis kwalifikowany, który nie wymaga ani karty, ani czytnika, ani tokena, a jedynie Twojego własnego telefonu i odpowiedniej aplikacji.

Ponadto, niezależnie od tego, jaką postać podpisu kwalifikowanego wybierzesz, zawsze będziesz potrzebował komputera, laptopa lub tabletu z portem USB oraz dedykowanego oprogramowania. Jedynie w przypadku rSign port USB nie będzie konieczny, ale urządzenie komputerowe i oprogramowanie – już tak.

Procedura składania podpisu przypomina nieco płatność BLIK. Może różnić się także w zależności od dostawcy. W przypadku CenCert kwalifikowany podpis elektroniczny składasz w poniższy sposób:

• Wskaż pliki do podpisu z użyciem dedykowanego programu.
• Zatwierdź plik i potwierdź chęć użycia klucza/aktywowania urządzenia potwierdzającego (karta/token),
• W przypadku Sign klucz pozyskujemy z aplikacji na telefonie i wpisujemy go na komputerze. Zatwierdzamy naszym PINem.
• W przypadku karty lub tokena, wprowadź PIN (urządzenia musisz uprzednio podłączyć do komputera!).
• To wszystko!

Elektroniczny podpis kwalifikowany ma bardzo szerokie zastosowanie. Podpiszesz nim wszelkie umowy cywilno-prawne. Przyda się w kontakcie z ZUSem, Urzędem Skarbowym, w sprawach KRS, JPK, JEDZ, aukcjach, przetargach, jest nieoceniony w branży medycznej, budowlanej i geodezyjnej.

Coś jeszcze wymaga wyjaśnienia? Zapraszamy do spotkania w naszym biurze stacjonarnym w Poznaniu na ul. Gorczyczewskiego 4-6! Nasza specjalistka Ania z chęcią opowie Ci o kwalifikowanym podpisie, a także krok po kroku opisze sposób jego działania. Na własne oczy będziesz mógł również zobaczyć karty i czytniki. Zapraszamy!

Skontaktuj się z nami!