Kasa fiskalna w biurze nieruchomości – kiedy jest konieczna?

Prowadzisz biuro nieruchomości i zastanawiasz się, czy musisz mieć w nim kasę fiskalną? Branża nieruchomości jest specyficzna – często w grę wchodzą duże pieniądze, ale też różne typy klientów i formy płatności. W tym artykule postaramy się wyjaśnić, jaka relacja panuje na linii kasa fiskalna, a biuro nieruchomości. Wskażemy, kto według polskiego prawa musi mieć kasę fiskalną. Dowiesz się także, czy istnieje w ogóle możliwość bezpiecznego zrezygnowania z zakupu kasy.

Kasy fiskalne – ogólne zasady

Czy kasa fiskalna w biurze nieruchomości jest koniecznym sprzętem? Główne zasady dotyczące kas fiskalnych znajdziesz w ustawie o VAT (czyli o podatku od towarów i usług). Drugim ważnym dokumentem jest Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z posiadania kasy fiskalnej. Brzmi skomplikowanie, ale tak naprawdę sprowadza się to do kilku prostych zasad.

Co mówi Ustawa o VAT?

Najważniejsza zasada brzmi: kasa fiskalna jest ci potrzebna, gdy sprzedajesz swoje usługi (lub towary) osobom prywatnym. Czyli komu? Zwykłym ludziom, którzy nie prowadzą firmy (ani nie są rolnikami ryczałtowymi). Jeśli twoim klientem jest inna firma, na przykład deweloper, to zazwyczaj wystawiasz mu fakturę VAT i to wystarczy. Kasa fiskalna w biurze nieruchomości nie jest w takim przypadku potrzebna.

Limit obrotu jako opcja zwolnienia

Dobrze, ale czy zawsze, gdy klientem jest osoba prywatna, musisz mieć kasę? Na szczęście nie! W polskim ustawodawstwie istnieje takiego jak limit obrotu. To ustalona granica obrotu w kwocie 20 000 złotych. Jeśli w poprzednim roku zarobiłeś na usługach dla osób prywatnych (i rolników ryczałtowych) mniej niż 20 000 zł, to nie jest Ci potrzebna kasa fiskalna. A biuro nieruchomości? Może działać bez niej. Jeśli przekroczysz tę kwotę, masz 2 miesiące na zainstalowanie urządzenia rejestrującego.

Dla kogo kasa fiskalna bezwzględnie obowiązkowa?

Minister Finansów w swoich rozporządzeniach określa również listę usług i towarów, które są objęte bezwzględnym obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej od pierwszej zarobionej złotówki. Obowiązek ten istnieje niezależnie od wysokości obrotów. Oznacza to, że jeśli świadczysz którąś z tych konkretnych usług (lub sprzedajesz taki towar) dla osoby prywatnej, musisz mieć kasę fiskalną od razu, nawet jeśli zarobisz z tego tylko 100 złotych. Wśród zobowiązanych branż znajdziesz np. usługi prawnicze, lekarskie czy usługi fryzjerskie. Na szczęście kasa fiskalna w biurze nieruchomości nie znalazła się na tej „czarnej liście”. Warto jednak wiedzieć, że taki spis istnieje, a Rozporządzenie podlega aktualizacji co rok, lub dwa lata.

Kasa fiskalna w biurze nieruchomości – załącznik do rozporządzenia

Do tej pory omówiliśmy istniejące zwolnienia podmiotowe – to znaczy takie, które dotyczą samego podmiotu, przedsiębiorcy. Kluczowe w omawianym temacie jest natomiast zwolnienie przedmiotowe, które dotyczy konkretnych usług lub towarów. Sprawia ono, że nie musisz się martwić kasą fiskalną, a biuro nieruchomości z powodzeniem może działać wystawiając jedynie faktury.

O tym bardzo istotnym zwolnieniu mówi Załącznik do aktualnego Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (obecnie obowiązującego na lata 2024-2027). Szukamy pozycji 30 gdzie wyraźnie wskazano, że czynnością całkowicie zwolnioną z kasy fiskalnej są: „Usługi związane z obsługą rynku nieruchomości (PKWiU ex 68.3), jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą.” Takim usługom nie przyda się kasa fiskalna, a biuro nieruchomości świetnie wpisuje się w tę definicję.

Oznacza to, że jeśli prowadzisz biuro nieruchomości i za każdą świadczoną usługę – czy to pośrednictwo w sprzedaży, kupnie, wynajmie, czy zarządzanie – wystawiasz klientowi fakturę, to jesteś zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Kluczowe jest tu pełne udokumentowanie fakturą każdej transakcji, nawet jeśli klientem jest osoba prywatna. Stosując się do tego zalecenia, kasa fiskalna w biurze nieruchomości jest zbędnym sprzętem – przynajmniej na czas obowiązywania aktualnego Rozporządzenia.

Płatność przelewem a zwolnienie z kasy fiskalnej

Przytoczony zapis z Załącznika Rozporządzenia jest dość ogólny i mówi o „udokumentowaniu w całości fakturą”. W praktyce najlepiej trzymać się zasady potwierdzania faktur płatnościami bezgotówkowymi. Mamy tu na myśli przede wszystkim przelewy bankowe lub płatności kartą płatniczą.

Dlaczego jest to tak ważne? Ponieważ płatności bezgotówkowe są w pełni identyfikowalne i możliwe do weryfikacji. Każdy przelew ma swój numer, widnieje na wyciągu bankowym, zawiera dane nadawcy i odbiorcy, a także tytuł płatności. Dzięki temu rozliczenia można bez problemu połączyć konkretną fakturę z otrzymaną płatnością od danej osoby. To daje im pewność, że sprzedaż została prawidłowo udokumentowana i rozliczona, mimo że kasa fiskalna w biurze nieruchomości nie została zakupiona i nie potwierdziła transakcji paragonem fiskalnym. Faktura staje się w tym przypadku pełnoprawnym i jedynym dowodem zapłaty.

Kasa fiskalna, a biuro nieruchomości – podsumowanie

Spróbujmy podsumować relacje na linii kasa fiskalna a biuro nieruchomości. Prowadząc biuro nieruchomości, kluczową kwestią jest zrozumienie, kiedy musisz mieć kasę fiskalną. Ogólnie, jest ona potrzebna do ewidencjonowania sprzedaży usług osobom prywatnym. Choć istnieje zwolnienie podmiotowe dla firm, których roczny obrót z takich usług nie przekroczy 20 000 zł, to dla biur nieruchomości najważniejsze jest zwolnienie przedmiotowe.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów, usługi związane z obsługą rynku nieruchomości (PKWiU ex 68.3) są zwolnione z kasy fiskalnej, jeśli każdą z nich w całości udokumentujesz fakturą. W praktyce oznacza to, że jeśli za świadczoną usługę wystawiasz faktury, a Twoi klienci płacą bezgotówkowo (przelewem, kartą) kasa fiskalna w biurze nieruchomości będzie zbędna. Pamiętaj, że lista usług bezwzględnie wymagających kasy fiskalnej zmienia się wraz z aktualizacjami Rozporządzenia co rok albo dwa. Warto śledzić więc aktualny stan prawny.

Wiesz już, że nie przyda Ci się kasa fiskalna, a biuro nieruchomości może działać bez niej, przy zachowaniu odpowiednich warunków. Jeśli nadal masz pytania, coś jest niejasne – daj nam znać! Jesteśmy tu, żeby Ci pomóc i doradzić, więc nie czekaj, skontaktuj się z nami. Czekamy na ul. Gorczyczewskiego 4 w Poznaniu! 😊

Skontaktuj się z nami!