Jaką kasę fiskalną wybrać do sklepu internetowego?

Wbrew pozorom obowiązek rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, nie dotyczy wszystkich osób, które cokolwiek, komukolwiek sprzedają. Wręcz przeciwnie – polskie prawo określa wiele wyjątków, które zwalniają z posiadania urządzenia rejestrującego. Dotyczy to między innymi niektórych właścicieli platform handlowych online. Kasa fiskalna dla sklepu internetowego to temat, który zdecydowanie warto poruszyć. Źródłem przepisów prawnych, na których opieramy się w poniższym tekście, jest Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Sklep internetowy a kasa fiskalna – kto nie musi jej posiadać?

Każda sprzedaż na rzecz osób prywatnych (i rolników ryczałtowych), powinna być rejestrowana na kasie fiskalnej, jednak Rozporządzenie przewiduje pewne wyjątki. Łatwą do zapamiętania zasadą prawną jest limit obrotu 20 000 złotych w bieżącym i poprzednim roku podatkowym. Jeśli go nie przekraczamy istnieje możliwość, że wcale nie musimy posiadać kasy fiskalnej. Limit obowiązuje wszystkich przedsiębiorców, nie tylko właścicieli sklepów online.

W Rozporządzeniu znajdziemy również zapis odnoszący się bezpośrednio do kas fiskalnych do sklepów internetowych. Według Załącznika do Rozporządzenia zwolnieniu podlega dostawa towarów w systemie wysyłkowym, jeżeli sprzedający otrzyma zapłatę w całości, za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo – kredytowej. System wysyłkowy to oczywiście nic innego jak dostawa kurierem lub pocztą, a zapłata powinna się odbyć za pomocą e-płatności, jakiegokolwiek rodzaju. W Rozporządzeniu podkreślono też, że ewidencja i dowody dokumentujące zapłatę muszą jednoznacznie wykazywać, jaka czynność została podjęta i wobec kogo (dane osobiste nabywcy: imię, nazwisko, adres). Wszystko to potwierdza, że kasa fiskalna dla sklepu internetowego nie jest obowiązkowa. Zawsze jest jednak jakieś „ale”.

Sprzedaż przez internet a kasa fiskalna: towary objęte obowiązkiem ewidencji

Istnieją towary, które są objęte bezwzględnym obowiązkiem rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy lub drukarki fiskalnej. Nie ma tu znaczenia ani osiągany obrót, ani sposób sprzedaży, czy dokonywania zapłaty. Jeśli sprzedajesz któryś z poniższych towarów, kasa fiskalna dla sklepu internetowego będzie Ci niezbędna:

• części do silników, silniki spalinowe wewnętrznego spalania, w tym tłokowe,
• nadwozia pojazdów silnikowych, przyczepy, naczepy, kontenery oraz ich części,
• sprzęt radiowy, telewizyjny, telekomunikacyjny, fotograficzny (z wyłączeniem części i akcesoriów fotograficznych),
• wyroby z metali szlachetnych i wyroby je zawierające,
• nośniki danych cyfrowych i analogowych (zapisane i niezapisane),
• wyroby tytoniowe, alkoholowe (powyżej 1,2% alk. obj.) oraz mieszaniny piwa i napojów bezalkoholowych (powyżej 0,5 % alk. obj.),
• perfumy i wody toaletowe,
• gaz płynny oraz paliwa silnikowe oraz ich domieszki (dla ścisłości, bo raczej nie spotkacie ich w sprzedaży internetowej).

Urządzenie online czy tradycyjne?

Ustaliliśmy już, kto musi pogodzić się z posiadaniem kasy fiskalnej w sklepie internetowym, a kto może się bez niej obejść. Specjalnie dla tych z Was, którzy potrzebują urządzenia fiskalnego w swoim sklepie, stworzyliśmy poniższe rekomendacje.

Proponujemy Wam zarówno urządzenia online, jak i te z kopią elektroniczną. Według aktualnego stanu prawnego homologacja kas z kopią elektroniczną wygasa 31.12.2022 roku. Oznacza to, że nie będzie można ich sprzedawać, ani wymieniać w nich pamięci fiskalnych. Krótko pisząc: od 2023 roku wszyscy podatnicy objęci obowiązkiem ewidencji sprzedaży, będą musieli posiadać kasy online, choć urządzeń z kopią elektroniczną będzie można używać, dopóki same nie odmówią współpracy. Z powyższych powodów polecamy Wam urządzenia obydwu typów i to Wy decydujecie, jaka kasa fiskalna do sklepu internetowego zostanie wybrana.

Jaka kasa fiskalna do sklepu internetowego?

Jeśli w sklepie dochodzi do kilku lub kilkunastu transakcji dziennie, zdecydowanie wystarczy Wam kasa fiskalna. Nie musi być to drogie urządzenie. Wszystkim prowadzącym sklep polecamy nasz bezkonkurencyjny bestseller, czyli kasę Novitus Nano E (wersja z kopią elektroniczną) oraz Novitus Nano Online. Nano E pozwala na zaprogramowanie 3 tysięcy towarów, Nano Online – 20 tysięcy. Obydwa urządzenia wyposażono w mechanizm drukujący z łatwą wymianą papieru, prosty w obsłudze interfejs, estetyczną klawiaturę oraz ergonomiczną obudowę. Najbardziej odpowiednia kasa fiskalna dla sklepu internetowego to właśnie kasa Novitus Nano. Polecamy także zakup pokrowca do kasy Nano, które chroni urządzenie przed zarysowaniem czy uszkodzeniem. 

Polecamy Wam również kasę Posnet Ergo (wersja z kopią elektroniczną) i Posnet Ergo Online. Są to stosunkowo tanie urządzenia, które oferują możliwość rozszerzenia bazy towarowej, gdy zajdzie taka potrzeba. Podstawowe urządzenie posiada pojemność 4 tysięcy towarów. Inne dostępne pojemności to 6 tysięcy oraz 8 tysięcy. Kasa fiskalna Ergo jest dobrym rozwiązaniem dla każdego, kto prężnie działa na rzecz zwiększenia ilości dokonywanych w sklepie transakcji.

Wielu naszych klientów wybiera kasę Elzab K10 Online. Jest to bardzo lubiane urządzenie, ze względu na intuicyjną obsługę, dotykowy ekran oraz szeroki wybór kolorystyczny. Konstrukcja urządzenia była nagradzana ze względu na unikalny design i trzeba przyznać, że Elzab K10 Online jest chyba najbardziej popularną kasą mobilną tego producenta. Jeśli Twoja kasa fiskalna dla sklepu internetowego ma być przenośna, niewielka, z łatwą obsługą, to K10 Online idealnie wpisuje się w te wymagania. Warto także zakupić Etui do kasy K10 online, by bezpiecznie ją przechowywać.

Ostatnią naszą propozycją jest kasa Novitus Next Online. Jeśli prowadzisz sprzedaż przez Internet, a kasa fiskalna ma być czymś więcej niż rejestratorem sprzedaży, zdecyduj się na rozwiązanie dla wymagających. W kasę Next Online wbudowano dotykowy tablet oraz zainstalowano system operacyjny Linux i Android, poszerzające możliwości urządzenia. Kasa jest pełnym narzędziem biznesowym: tworzy raporty, analizy, wysyła maile, prowadzi ewidencję kontrahentów, stanów magazynowych, tworzy nawet wydruki niefiskalne. Next Online należy jednak do urządzeń z górnej półki cenowej kas fiskalnych.

Jaka drukarka fiskalna, oprócz kasy do sklepu internetowego?

Drukarki fiskalne polecamy do sklepów, które rejestrują duży obrót oraz posiadają rozbudowany katalog produktów. Dodatkową zaletą drukarek fiskalnych jest możliwość dostarczania wydruków niefiskalnych (np. kupony rabatowe, bony, programy lojalnościowe), a także umieszczenia w nagłówku (a niekiedy w stopce paragonu), elementu graficznego, np. logo lub dodatkowych informacji, istotnych dla klienta. Warto jednak zaznaczyć, że każda drukarka fiskalna wymaga podłączenia do komputera i że zazwyczaj jest to droższe rozwiązanie, niż kasa fiskalna. Dla sklepu internetowego, który planuje prężny rozwój, lepszym wyborem zawsze będzie drukarka fiskalna.

W naszym sklepie znajduje się kilka drukarek fiskalnych z niższej półki cenowej. Lubianym urządzeniem jest ZETA oraz ZETA Online, od znanego producenta Elzab. Ma niewielkie rozmiary, ciekawy wygląd i dość obszerną bazę towarową (wersja z kopią: 300 tysięcy produktów, wersja online: 500 tysięcy towarów). Od Elzab polecamy również drukarkę D10 z kopią elektroniczną – to jedno z niewielu urządzeń wyposażonych w dotykowy ekran. Posiada potwierdzoną testami wytrzymałością na ekstremalne sytuacje oraz super-wytrzymały, wymienny akumulator. Baza towarowa to aż 300 tysięcy produktów.

Odpowiednia drukarka dla sklepu internetowego to również Novitus Deon LAN E oraz Deon Online. Urządzenia zapewniają wysoki komfort pracy, długie godziny sprzedaży bez zasilania i rekordową bazę towarową – 1 mln produktów. Jeśli szukasz drukarki, która będzie naprawdę niewielka, ale za to bardzo funkcjonalna, sprawdź możliwości Posnet TEMO HS i TEMO Online. To najmniejsza drukarka na rynku, która bez problemu mieści się w dłoni, a ilością opcji bez problemu dorównuje swoim konkurentom.