Jak długo należy przechowywać paragony z kasy fiskalnej?

Nie da się ukryć, że dokumenty emitowane przez urządzenia fiskalne odgrywają bardzo ważną rolę. W zakresie ich przechowywania prawo bardzo się zmieniło na przestrzeni lat, dlatego wciąż pokutuje pytanie o to, jak długo przechowywać wydruki z kasy fiskalnej. Przedsiębiorcy zastanawiają się także, jak długo przechowywać paragony z kasy fiskalnej, bo gdzieś kiedyś słyszeli, że tak trzeba. Rozprawmy się więc z tymi pytaniami, analizując aktualny stan prawny… choć do przeszłości też na chwilę sięgniemy. 😉

Skontaktuj się z nami!

Ile lat trzeba przechowywać rolki z kas fiskalnych?

Kasy z papierowym zapisem kopii paragonu są już bardzo oldschoolowe, ale wciąż spotykamy je w obiegu. Jeśli pracujesz na takim urządzeniu, powinieneś wiedzieć, ile lat trzeba przechowywać rolki z kas fiskalnych, bo to Ciebie wciąż dotyczy ten obowiązek. Sprawdźmy, co na temat przechowywania dokumentów mówią przepisy:

Art. 70. § 1. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Art. 86. § 1. Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Widać tu, ile czasu należy mieć pod opieką wyemitowane przez nas paragony. Okres przechowywania tych dokumentów to 5 lat. Dotyczy on podatników, którzy wciąć używają kasy fiskalnej z kopią papierową. Warto wiedzieć, że okres przechowywania rolki z kas fiskalnych zmieniał się w ciągu lat. Łatwo możemy trafić na przestarzałe poradniki, według których paragony trzeba przechowywać tylko 2 lata. Rzeczywiście, tak było, ale z końcem 2012 roku nastało nowe prawo, a według niego okres przechowywania wynosi 5 lat.

Paragony – okres przechowywania w kasie z kopią elektroniczną paragonu i w kasie online

Wiesz już, ile lat trzeba przechowywać rolki z kas fiskalnych. To jednak nie jedyne sprawy, które powinieneś mieć na uwadze. Warto wiedzieć, że na użytkowników kas z kopią elektroniczną nałożono obowiązek bieżącego kontrolowania, czy zapis elektroniczny działa tak jak powinien. Poza tym to użytkownik kasy jest odpowiedzialny za przechowywanie archiwalnych danych na nośniku elektronicznym i ich bezpieczeństwo. Widać zatem, że znaczenie mają nie tylko papierowe rolki z kas fiskalnych. Okres przechowywania może dotyczyć także paragonów „cyfrowych”

W kasach online wszystkie dane dotyczące zarejestrowanej sprzedaży są przesyłane bezpośrednio do KAS i dostępne dla organów kontroli w Centralnym Repozytorium Kas. Rolki z kas fiskalnych i okres przechowywania tych dokumentów sprzedaży nie powinien być dla Ciebie istotny. To kolejna przewaga kas online nad tradycyjnymi!

Rolki z kas fiskalnych – okres przechowywania, jego warunki i utylizacja dokumentów

Ważne jest też jak przechowujesz paragony, a nie tylko ich okres przechowywania. Paragony trzeba przechowywać w miejscu, które zabezpieczy je przed zniszczeniem lub uszkodzeniem. Druk na papierze termicznym nie jest zbyt trwałym nośnikiem. Mając na uwadze, jak długo przechowywać paragony z kasy fiskalnej, można łatwo wnioskować, że druk wyblaknie albo zatrze się, jeśli odpowiednio nie zadbasz o rolki z kas fiskalnych. Okres przechowywania w postaci 5 długich lat może okazać się dla papieru termicznego zbyt silnym przeciwnikiem.

Przechowywanym paragonom, ale także innym wydrukom fiskalnym, zapewnij suchą, zacienioną przestrzeń. Warto zachować te środki ostrożności również dla cyfrowych nośników danych, na których znajdują się nasze elektroniczne paragony. Okres przechowywania obowiązujący podatnika może i dla nich okazać się zbyt długi do zachowania przydatności.

Załóżmy, że upłynął obowiązkowy okres przechowywania, paragony natomiast zajmują Ci miejsce. Zaczynasz myśleć o ich utylizacji. Pamiętajmy zatem, że paragony i rolki z kas fiskalnych należy wyrzucać do pojemników na śmieci zmieszane. Wielu kusi, by wrzucać je do pojemników na papier, niestety jest to błędny tok myślenia. Termoczuła emulsja, którą pokryte są rolki termiczne sprawia, że nie można uznać ich za zwykłą makulaturę.

Sprawdź naszą ofertę kas fiskalnych online!

Jak długo przechowywać wydruki z kasy fiskalnej?

Wielu z Was wie, że konieczność archiwizowania paragonów przeszła już raczej do lamusa. Zastanawiacie się jednak, jak długo przechowywać wydruki z kasy fiskalnej? W końcu paragon nie jest jedynym z nich, a emitujemy jeszcze raporty dobowe i miesięczne. To bardzo ważne dokumenty sprzedaży, które w razie kontroli skarbowej mogą być podmiotem zainteresowania.

Więc jak długo przechowywać wydruki z kasy fiskalnej? Nieważne, czy to raporty fiskalne czy rolki z kas fiskalnych – okres przechowywania jest ten sam i wynosi 5 lat. Tutaj jednak temat się nie kończy, bo podobnie jak w przypadku paragonów, nie każdy musi przechowywać papierową kopię raportów fiskalnych.

Zgodnie z obwieszczeniem Ministra Finansów, Funduszu i Polityki Regionalnej z dnia 30 lipca 2021 w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, użytkownicy kas online nie muszą w ogóle wystawiać raportów dobowych w postaci papierowej. Mogą wybrać bardziej wygodną opcję w postaci raportu elektronicznego (§19.1.7). Szczególnym wydrukiem fiskalnym jest raport miesięczny, który niezależnie od stosowanego rodzaju kasy, jest wystawiany w formie papierowej. Tak samo postępujemy z kasą z kopią elektroniczną (§29). Respektując to, jak długo przechowywać wydruki z kasy fiskalnej w postaci papierowych raportów miesięcznych, należy zastosować się do naszych wcześniejszych porad dotyczących paragonów fiskalnych.

Wiesz już, jak długo przechowywać paragony z kasy fiskalnej oraz kto jest to tego zobowiązany. Dowiedziałeś się także, że dla większości przedsiębiorców większe znaczenie ma to, jak długo przechowywać wydruki z kasy fiskalnej, czyli raporty miesięczne, które wszystkie kasy emitują w postaci papierowej. W razie jakichkolwiek pytań w tym temacie, kontaktuj się śmiało z Ekipą Mico!