Ewidencja pomyłek na kasie fiskalnej – co zrobić, gdy popełni się błąd?

Pośpiech, niekończące się kolejki klientów albo po prostu gorszy dzień mogą sprawić, że popełnimy błąd na kasie fiskalnej. Czasem wystarczy […]

Błędy na kasie

Pośpiech, niekończące się kolejki klientów albo po prostu gorszy dzień mogą sprawić, że popełnimy błąd na kasie fiskalnej. Czasem wystarczy o jedno zero za dużo i problem gotowy! Co zrobić w takim przypadku? Jak skorygować pomyłkę na kasie fiskalnej?

Skontaktuj się z nami!

Ewidencja pomyłek na kasie fiskalnej – podstawa prawna

Polskie przepisy w dość niewielkim stopniu opisują, jak skorygować pomyłkę na kasie fiskalnej. Informacji na ten temat dostarcza nam Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Mamy na myśli Rozdział 2 opisujący sposób prowadzenia ewidencji oraz warunki i sposób używania kas. W paragrafie 3 oraz ustępie 4 tegoż rozdziału znajdziemy zapis:

4.W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:
1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego);
2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.
5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, podatnik ewidencjonuje przy użyciu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości.

Jak widać ewidencja pomyłek wprowadzonych do kasy fiskalnej nie jest obwarowana restrykcyjnymi przepisami. Rozporządzenie nie wyjaśnia nawet, co możemy uznać za oczywisty błąd, choć w pewnym stopniu definiuje jednak, jak skorygować pomyłkę na kasie fiskalnej.

Oczywista pomyłka – interpretacje

Jeśli kiedykolwiek zdarzy się, że nie będziesz wiedział jak rozumieć przepisy prawa fiskalnego, sięgnij do dostępnych interpretacji – z pewnością ktoś już o to zapytał. Ewidencja pomyłek zarejestrowanych na kasie fiskalnej również jest przedmiotem takich interpretacji. Organ wydający opinię to zazwyczaj Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej lub Izba Skarbowa.

Według istniejących interpretacji, oczywista pomyłka to taki błąd, który jest całkowicie niezamierzony. Na pierwszy rzut oka widać, że wyniknął z niedokładności albo pośpiechu. Może to być nabicie na kasę makaronu zamiast mąki, dodanie zera w kwocie do zapłaty lub kwocie należnego podatku VAT. Co istotne, o oczywistej pomyłce mówimy tylko wtedy, gdy zostaje zauważona natychmiast, w trakcie realizowania sprzedaży lub zaraz po. Wtedy z pomocą przychodzi nam ewidencja pomyłek na kasie fiskalnej.

Jak skorygować pomyłkę na kasie fiskalnej – pomyłka oczywista

Tu sprawa jest prosta. Ewidencja pomyłek zarejestrowanych na kasie fiskalnej nie ma określonej prawnie formy. Możesz do tego wykorzystać stworzony przez siebie druk, lub zwykły zeszyt. Niezależnie od wybranego sposobu ewidencjonowania, powinieneś zadbać o przechowywanie go w bezpiecznym miejscu np. segregatorze lub teczce. Ewidencja pomyłek wprowadzonych do kasy fiskalnej może dotyczyć Twojego okresu rozliczeniowego z VAT, lub mieć wymiar comiesięczny, jak raporty okresowe. Jeśli posiadasz więcej niż jedno urządzenie, ewidencja może być prowadzona dla każdego z nich.

W przypadku oczywistej pomyłki, zauważamy ją zaraz po popełnieniu błędu. Nie wydajemy paragonu klientowi, tylko zachowujemy do późniejszego raportu. W obecności klienta nabijamy sprzedaż ponownie i przekazujemy mu poprawny paragon.

Ewidencja pomyłek na kasie fiskalnej (oczywistych) rozpoczynamy od wpięcia błędnego paragonu do raportu. Wyczerpująco sporządzony dokument powinien zawierać kilka informacji, takich jak numer NIP sprzedawcy, numer ewidencyjny urządzenia, wartość sprzedaży brutto, wartość podatku należnego oraz opis przyczyn i okoliczności popełnienia pomyłki. Na podstawie ewidencji oczywistych pomyłek należy pomniejszyć przychód z księgi przychodu i rozchodu oraz VAT należny wynikający z błędnego paragonu. Jeśli potrzebujesz wzoru takiego dokumentu, bez problemu znajdziesz go w internecie.

Pomyłka nieoczywista

Nie zawsze jest tak, że popełniony błąd zostaje zauważony w momencie jego popełnienia. Czasami pomyłka nie wychodzi na jaw od razu, zostaje nabita na kasę, paragon wydajemy klientowi, a po kilku dniach dostrzegamy nieprawidłowość. Mamy wtedy do czynienia z nieoczywistą pomyłką.

Czy popełnienie nieoczywistej pomyłki odbiera nam możliwość skorygowania błędu? Na szczęście nie! Inaczej jednak wygląda ewidencja pomyłek na kasie fiskalnej, które mają charakter nieoczywisty.

Ewidencja pomyłek wprowadzonych do kasy fiskalnej – korekta pomyłki nieoczywistej

Koniecznym warunkiem do dokonania sprostowania, jest posiadanie jakiegokolwiek dokumentu, który jednoznacznie potwierdzałby popełniony przez nas błąd. Dowodem takiej sprzedaży nie musi być paragon. Możesz posłużyć się wydrukiem z terminala, jeśli klient dokonał płatności kartą, lub wydrukiem niefiskalnym, jeśli felerna transakcja została zarejestrowana przez drukarkę fiskalną. W przypadku aptek dodatkowym kołem ratunkowym jest recepta.

Ewidencja pomyłek zarejestrowanych na kasie fiskalnej, które zauważyliśmy po jakimś czasie, nie różni się od dokumentacji, którą prowadzisz w przypadku pomyłki oczywistej. Taki dokument powinien zawierać datę wystawienia paragonu, jego numer, nazwę towaru lub usługi, opis okoliczności i przyczyn dokonania korekty, a także określenie prawidłowej kwoty obrotu oraz podatku należnego.

Wiesz już, jak postępować w przypadku popełnienia pomyłki, zarówno oczywistej, jak i nieoczywistej. Życie pisze jednak różne scenariusze, a Twój przypadek może wymagać indywidualnej interpretacji – jeśli znajdziesz się w takiej sytuacji, w której ewidencja pomyłek na kasie fiskalnej wydaje się niewystarczająca, wnioskuj o poradę do odpowiednich organów. Zawsze możesz też skontaktować się z nami: może spotkaliśmy się już z podobną pomyłką i będziemy mogli Ci doradzić? Zapraszamy!

Skontaktuj się z nami!

wróć do bazy wiedzy