E-paragon w kasie fiskalnej online – Co trzeba wiedzieć?

Temat e-paragonów krąży po branży fiskalnej od czasu publikacji i wejścia w życie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. We wrześniu 2021 opublikowano projekt ustawy, który określa, w jaki sposób kasy online mają obsługiwać e-paragon. Kasa fiskalna online jest w tym momencie urządzeniem przystosowanym do emitowania papierowych i elektronicznych dowodów sprzedaży – przynajmniej większość modeli ma taką możliwość. Jak więc działa taki paragon elektroniczny? Co powinieneś o nim wiedzieć? Zapraszamy do lektury!

Sprawdź naszą ofertę kas fiskalnych online!

Co to jest e-paragon?

E-paragon to dokument sprzedaży w formie elektronicznej, czyli paragon elektroniczny. Ma moc prawną swojego papierowego odpowiednika, może je wystawiać każdy przedsiębiorca. Czasami możemy usłyszeć sformułowanie “paragon online”. Nie jest ono do końca poprawne, ale będziemy je stosować, byście łatwiej znaleźli nasz artykuł w odmętach sieci.

Więcej o tym, czym jest paragon elektroniczny, napisaliśmy w artykule: E-paragon – co to jest i jakie ma zalety?

Według Ministerstwa Finansów oraz Ministerstwa Rozwoju i technologii, paragony elektroniczne są bezpieczną, nowoczesną, a przede wszystkim wygodną formą przesyłania informacji o dokonanej transakcji. Co więcej, MF deklaruje, że paragony online nie podlegają kontroli ministerstwa. Aktualnie dostępne na rynku rozwiązania e-paragonowe koncentrują się na zapewnieniu jak największej anonimowości kupujących.

Paragony elektroniczne, a kasy wirtualne i kasy online

Wiesz już, co to jest e-paragon. Przejdźmy teraz do rozwiązań technologicznych. Przez długi czas paragon elektroniczny funkcjonował jedynie w kasach wirtualnych, czyli mających postać oprogramowania zainstalowanego na smartfonie. To dość logiczne rozwiązanie mając na uwadze, że smartfon nie jest w stanie wydać paragonu papierowego – nie posiada bowiem wbudowanej drukarki. 

Kasy fiskalne online, których w tym momencie jest na rynku grubo ponad pół miliona, przystosowano oryginalnie jedynie do wydawania paragonów papierowych. Obecnie do większości modeli można dodać e-paragon. Kasa fiskalna online będzie mogła wtedy emitować dowód sprzedaży online, na równi z kasami wirtualnymi.

Historia e-paragonów w Polsce

Historia legislacyjna wprowadzenia e-paragonów w Polsce obejmuje kilka etapów zmian prawnych, które miały na celu umożliwienie i uregulowanie wystawiania paragonów elektronicznych zamiast tradycyjnych papierowych. Oto kluczowe momenty:

1. Początkowe plany i konsultacje (2018-2019)

• W 2018 roku Ministerstwo Finansów zaczęło rozważać możliwość wprowadzenia paragonów elektronicznych jako części cyfryzacji fiskalizacji.

• W 2019 roku weszły w życie przepisy dotyczące kas fiskalnych online, które stanowiły fundament pod przyszłe e-paragony.

2. Ustawa o VAT i nowelizacja Rozporządzenia (2020)

• 1 stycznia 2020 r. – Zaczęły obowiązywać kasy fiskalne online dla wybranych branż (np. stacje paliw, warsztaty samochodowe).

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 kwietnia 2020 r. – Umożliwiło wysyłanie paragonów elektronicznych w określonych przypadkach, ale nadal wymagało fizycznego wydruku (chyba że klient wyraził zgodę na e-paragon).

3. Pełne wdrożenie e-paragonów (2021-2023)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 czerwca 2021 r. – Pozwoliło na pełnoprawne stosowanie e-paragonów, ale tylko pod warunkiem uzyskania zgody klienta i stosowania kas fiskalnych online.

• 2022-2023 – Rozwój aplikacji i systemów do obsługi e-paragonów (m.in. aplikacja MF, eparagony.pl), a także prace nad uproszczeniem procesu wydawania e-paragonów w sklepach i online.

4. Dalsze zmiany i zachęty dla firm (2024)

• Od 2024 r. planowano kolejne ułatwienia, m.in. zmniejszenie barier technicznych dla przedsiębiorców oraz szersze wykorzystanie e-paragonów w e-commerce i stacjonarnych punktach sprzedaży.

Obecnie e-paragony są opcjonalne, ale rozwój infrastruktury cyfrowej oraz presja ekologiczna mogą doprowadzić do ich większej popularności w przyszłości.

Paragon fiskalny online w języku prawa

Wystawianie paragonu online samoobsługowo w świetle Rozporządzenia z dnia 23 maja 2022 r.

Na początku września 2021 zakończono tworzenie projektu zmieniającego rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Ostateczną treść obowiązującego aktu prawnego można znaleźć tutaj: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 maja 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

W treści Rozporządzenia, e-paragon jest głównym omawianym tematem. Dokument precyzuje szczególnie, jakie muszą wyglądać paragony online wystawiane w sprzedaży samoobsługowej (np. myjnie samochodowe). Według niego kasy fiskalne wbudowane w urządzenia obsługujące, mogą nie posiadać wbudowanych drukarek i emitować tylko paragon elektroniczny.

Co ważne, w Rozporządzeniu podkreślono, że: Kasa umożliwia przesłanie do nabywcy paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej z wykorzystaniem interfejsu komunikacyjnego za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej. Można z tego wnioskować, że paragony elektroniczne z kas wirtualnych, mogą być przesyłane do klienta w jakikolwiek zaproponowany przez producenta sposób. 

Paragony elektroniczne w kasach fiskalnych online

Jeśli chodzi o kasy online, paragon online to jedynie alternatywa dla tradycyjnego dowodu sprzedaży. Oznacza to, że każde urządzenie fiskalne wciąż musi być wyposażone w drukarkę termiczną, do wydawania paragonu papierowego. Po stronie kupującego leży decyzja, jaką formę dowodu sprzedaży wybierze.

Więcej na ten temat mówi Obwieszczenie z dnia 30.07.2021 r  w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu Rozporządzenia MF w sprawie kas rejestrujących. Interesuje Cię fragment:

• § 6. 1. 9)3) Podatnicy, prowadząc ewidencję: (…)  zapewniają stan techniczny kasy gwarantujący czytelny wydruk paragonu fiskalnego lub faktury w postaci papierowej, a w przypadku paragonu fiskalnego lub faktury w postaci elektronicznej – ich czytelny widok, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży.
• § 19a.10) Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kas on-line, mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą
  i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny lub fakturę w postaci elektronicznej.

Ewidencja sprzedaży przebiega w dotychczasowy sposób, a jej zakończenie wiąże się z wydaniem paragonu, w formie papierowej lub elektronicznej. Warunkiem tego drugiego jest posiadanie urządzenia fiskalnego oraz rozwiązania technologicznego, oferującego odpowiednie warunki techniczne. Wystawianie paragonu online także musi być natychmiastowe. Nie zmienia się tu zasada konieczności wydawania każdemu klientowi paragonu już przy kasie.

Paragon online anulujemy podobnie jak paragon papierowy. Wszystkie wydruki niefiskalne także będą mogły być emitowane w formie elektronicznej.

Jak wystawić e-paragon?

W tym momencie wiemy już, jak wystawić e-paragon. Wystawianie paragonu online wymaga od nas wybrania jednego z dostępnych na rynku rozwiązań – my polecamy HUB eparagony.pl! Nie będzie Ci potrzebna żadna aplikacja, a jedynie drukarka fiskalna online z odpowiednią homologacją, obsługująca paragony elektroniczne. Później wystarczy zalogować się w usłudze naszego Partnera, eparagony.pl.

Po uruchomieniu usługi, paragon elektroniczny jest generowany podczas transakcji. Gdy drukarka fiskalna „nabija” sprzedaż, ten sygnał jest przekazywany także do repozytorium eparagony.pl, w celu pobrania zaszyfrowanych danych o transakcji. Repozytorium przetwarza dane, tworząc ich wizualizację w postaci unikatowego linka. Klient otrzymuje e-paragon w uzgodniony wcześniej sposób (np. przez link osadzony w mailu, na konto klienta, aplikację sprzedawcy).

Warto wiedzieć, że pełnoprawny paragon elektroniczny nie jest plikiem graficznym. Więcej na temat rozwiązania przeczytasz w artykule: Paragon w sprzedaży internetowej i stacjonarnej z eparagony.pl.

Aplikacja E-paragon od Ministerstwa Finansów

Co więcej, Ministerstwo Finansów proponuje konsumentom używanie Aplikacji E-paragony dostępnej na urządzenia mobilne. To wirtualna baza paragonów, która w tym momencie automatycznie łączy się także z urządzeniem fiskalnym, pobierając potrzebne dane. Usługa umożliwia pobranie paragonu w postaci elektronicznej na smartfona i jest całkowicie anonimowa, niepotrzebny jest nawet numer telefonu. Każdy użytkownik otrzymuje unikalny identyfikator, mający formę kodu kreskowego. Kasjer skanuje kod, wywołując tym samym żądanie do systemu dystrybucji e-paragonów. Po kilku sekundach klient może pobrać swój e-paragon do aplikacji!

Które rozwiązanie jest bardziej wiarygodne, by uruchomić paragony elektroniczne w swojej firmie? My stawiamy na eparagony.pl – z naszego doświadczenia wynika, że HUB rządowy nie zawsze działa sprawnie. 😊

E-paragon – od kiedy?

Tak naprawdę podstawa prawna do funkcjonowania e-paragonów istniała już w 2021. W 20243 roku wszystkich zaskoczył upowszechniający się e-paragon. Od kiedy na rynku pojawiły się nowe rozwiązania i propozycje, od tego momentu byliśmy pewni, że jesteśmy bliżej niż dalej. Paragony elektroniczne funkcjonują dziś w kasach wirtualnych i współpracują z kasami online, dlatego warto zainteresować się co oferuje rynek. Upowszechnienie e-paragonu może jednak zająć wiele lat, mając na uwadze klasyczną niechęć konsumentów do nowinek technologicznych.

Paragony online – zalety

Dowód sprzedaży online posiada w zasadzie wiele zalet. Najważniejszą z nich jest z pewnością wygoda, zarówno dla sprzedawcy jak i konsumenta. Osoba obsługująca kasę oszczędza czas potrzebny na wydrukowanie i wydanie paragonu. Klient moze w końcu przestać zamartwiać się o to, że paragon się zgubi, ulegnie wyblaknięciu albo zniszczeniu. Wyklucza to występowanie powszechnych napięć na linii konsument-sprzedawca, w zakresie procedury reklamowej czy zwrotu.

Poza tym paragony online są przyjazne dla środowiska, nie zużywają bowiem papieru termicznego. To także oszczędność dla sprzedającego, szczególnie jeśli prowadzi sklep o dużym natężeniu ruchu, gdzie kasy fiskalne dziennie zużywają po kilka rolek. 

Nie da się również ukryć, że jest to rozwiązanie korzystne w czasach popularności szybkich płatności. Dane statystyczne wskazują, że zdecydowanie częściej wybieramy płatność kartą. Wydaje się więc, że paragon elektroniczny może stać się kolejnym, preferowanym przez konsumentów, szybkim i bezdotykowym rozwiązaniem. 

Obserwuj nas na Facebooku!