Czy można wystawić fakturę do paragonu bez NIP?

Faktury i paragony to dokumenty sprzedaży nieodłącznie związane z prowadzeniem własnej firmy. Przedsiębiorcy wystawiają ich każdego dnia całe mnóstwo, dlatego lista pytań związanych z tym tematem jest długa. Najczęściej zastanawiacie się, czy możliwe jest wystawienie faktury do paragonu bez NIP? Co zrobić, gdy popełnisz błąd i wystawiona zostanie faktura do paragonu o nieprawidłowym NIP? Czy należy wystawić fakturę do paragonu dla osoby fizycznej, jeżeli tego żąda? W poniższym artykule odpowiadamy na najczęstsze pytania przedsiębiorców.

Spis treści

1. Faktura do paragonu bez NIP – w pigułce

2. Czy na podstawie paragonu bez NIP można wystawić fakturę na firmę?

3. Czy można zamienić paragon na fakturę, jeśli kasa fiskalna nie drukuje NIP?

4. Co grozi za wystawienie faktury do paragonu bez NIP?

5. Czy paragon bez numeru podatkowego do 450 zł można traktować jak fakturę uproszczoną?

6. Czy można wystawić FV do paragonu z błędnym numerem NIP?

7. Czy można wystawić fakturę na podstawie paragonu dla osoby fizycznej?

7.1 Faktura bez NIP dla klienta indywidualnego?

7.2 W jakich przypadkach przydaje się faktura imienna bez NIP-u?

8. FAQ: Czy można wystawić fakturę do paragonu bez NIP?

9. Potrzebujesz kasy fiskalnej, która wystawia paragony z NIP? Skontaktuj się z naszym doradcą!

Faktura do paragonu bez NIP – w pigułce

• Nie należy wystawiać faktury na firmę do paragonu bez NIP.
• Można wystawić fakturę imienną dla osoby fizycznej do paragonu bez NIP w ciągu 3 miesięcy.
• Paragon z NIP do 450 zł brutto to już faktura uproszczona.

Czy na podstawie paragonu bez NIP można wystawić fakturę na firmę?

Zgodnie z Ustawą o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535), dokument sprzedaży bez numeru identyfikacji podatkowej nie stanowi podstawy do wydania faktury VAT. Wynika to bezpośrednio z art. 106b ust. 5:

5. W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Skoro przepisy są jednoznaczne, dlaczego przedsiębiorcy wciąż pytają, czy można wystawić fakturę do paragonu bez NIP? Trzeba zauważyć, że przed 2020 rokiem paragon bez numeru NIP nie był przeszkodą, aby na żądanie nabywcy wystawić fakturę na firmę. Dopiero po nowelizacji przepisów i ich wejściu w życie w styczniu 2020 roku sytuacja ta uległa zmianie. Odtąd zarówno faktura, jak i paragon muszą posiadać numer NIP przedsiębiorcy, jeżeli mają posłużyć za podstawę do odliczenia podatku dochodowego. Podatnik nie może dowolnie decydować, czy dany zakup był brany na firmę, czy prywatnie – musi to określić przy realizowaniu transakcji.

Przykład: Pracownik kupuje artykuły dla firmy, w której pracuje, ale zapomina uprzedzić sprzedawcę, by naniósł na paragon numer NIP. Taki dokument jest jedynie dowodem konsumenckim. Paragon bez numeru identyfikacji podatkowej uniemożliwia wzięcie faktury na firmę.

Czy można zamienić paragon na fakturę, jeśli kasa fiskalna nie drukuje NIP?

Tak – w takiej sytuacji należy wystawić fakturę bezpośrednio, bez drukowania paragonu. Jeśli Twoja kasa fiskalna pozwala na emisję jedynie paragonów bez NIP, klient będący przedsiębiorcą powinien otrzymać od Ciebie fakturę. Wynika to z ustalonej już przyczyny – wydruk paragonu bez NIP uniemożliwia późniejsze wzięcie faktury na firmę. Żądanie klienta niczego nie zmienia w tym zakresie. Może przyjąć albo standardową fakturę od razu, albo w ogóle zrezygnować z zakupu.

Powyższa sytuacja dotyczy jedynie starszych modeli kas fiskalnych. Urządzenia, które aktualnie znajdują się w sprzedaży, posiadają w standardzie funkcję dodania numeru NIP do dokumentu sprzedaży. Zazwyczaj wystarczy zapamiętać kombinację dwóch klawiszy, aby ją wywołać.

Uwaga! Aby wydać fakturę na podstawie paragonu z NIP, musi być on poprawny! Sprawdź dwa razy, czy nie wkradły się żadne błędy, a najlepiej potwierdź zgodność numeru NIP z klientem.

Co grozi za wystawienie faktury do paragonu bez NIP?

Sankcje za wystawienie faktury na firmę na podstawie paragonu bez NIP mogą dotknąć:

• sprzedawcę, który wystawił wadliwą fakturę,
• nabywcę, jeśli faktura do paragonu bez danych firmowych zostanie użyta w rozliczeniach podatkowych.

Informacje o sankcjach znajdziemy w art. 106b ust. 6, ustawy o podatku od towarów i usług:

6. W przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z naruszeniem ust. 5, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

Wnioskując z powyższego, sprzedawca, który wystawił fakturę do paragonu bez NIP, zapłaci należny podatek VAT podwójnie. Pierwsze naliczenie podatku będzie wynikało z raportu z kasy fiskalnej. Natomiast drugie naliczenie – z wystawionej faktury. Przyjmując paragon bez NIP-u nabywcy jako podstawę do wystawienia faktury, działasz na swoją niekorzyść.

Wobec nabywcy, który użył faktury do paragonu bez NIP w swoich rozliczeniach podatkowych, nie ustala się wprawdzie dodatkowego zobowiązania podatkowego. Jednak wykrycie takiego nadużycia przez Urząd Skarbowy może zostać uznane za wykroczenie, a w skrajnych przypadkach za przestępstwo skarbowe. Z punktu widzenia nabywcy jest to więc równie ryzykowne rozwiązanie.

Czy paragon bez numeru podatkowego do 450 zł można traktować jak fakturę uproszczoną?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy z paragonu można zrobić fakturę uproszczoną, jeśli paragon opiewa na kwotę nie wyższą niż 450 zł brutto. Niestety, wartość paragonu nie ma tu żadnego znaczenia. Żeby uznać go za fakturę uproszczoną, wciąż musi zawierać on NIP nabywcy.

To często popełniany błąd. Wielu naszych klientów przyswoiło szczątkową informację, że do kwoty 450 zł brutto można traktować paragon jako fakturę uproszczoną. W rzeczywistości obowiązują tu dokładnie te same, opisywane wcześniej przepisy ogólne. To właśnie dodanie numeru NIP do paragonu sprawia, że zyskuje on status faktury uproszczonej. Bez niego jest jedynie dowodem konsumenckim.

Warto wiedzieć!

• Fakturę uproszczoną uznaje się za pełnoprawny dokument księgowy. Do takiego paragonu nie wystawia się już dodatkowej faktury VAT.
• Od 2027 roku wszystkie faktury dla firm będą wystawiane i przesyłane wyłącznie przez KSeF, w postaci elektronicznej. Paragon z NIP do kwoty 450 zł brutto, straci tym samym status faktury uproszczonej (zgodnie z aktualnym harmonogramem Ministerstwa Finansów na dzień publikacji artykułu).

Czy można wystawić FV do paragonu z błędnym numerem NIP?

W codziennej pracy oczywiście zdarzają się pomyłki. Co zrobić, jeśli na paragonie wpisałeś błędny NIP, a klient chce otrzymać do niego fakturę VAT?

Indywidualne interpretacje podatkowe wskazują, że jeśli popełniono literówkę np. w numerze NIP pojawiła się jedna błędna cyfra, a pozostałe są poprawne, z dużą dozą prawdopodobieństwa można ratować taką sytuację wystawieniem faktury korygującej do paragonu z NIP. Pamiętajmy jednak, że indywidualne interpretacje podatkowe są wydawane na podstawie konkretnej sytuacji danego podatnika. Nie mają mocy przepisów ogólnych. Dlatego nie można jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, czy do paragonu z błędnym NIP można wystawić po prostu fakturę korygującą.

Bardziej jednoznaczne są przypadki, w których NIP na paragonie jest całkowicie błędny lub dotyczy zupełnie innego podmiotu. W takiej sytuacji bezwzględnie nie powinieneś wystawiać faktury korygującej do paragonu z NIP – nie jesteś bowiem w stanie z całą pewnością zidentyfikować nabywcy.

Czy można wystawić fakturę na podstawie paragonu dla osoby fizycznej?

Faktury zazwyczaj wystawiamy dla innych firm, ale nie jest to reguła. Zdarza się, że osoba fizyczna również żąda od nas wystawienia faktury. W takiej sytuacji przydatna jest faktura imienna, którą wystawiasz do paragonu. Jak przebiega taka procedura? Dla klienta generujesz całkiem nowy dokument sprzedaży – fakturę imienną, a paragon który wystawiłeś wcześniej zostaje w Twojej ewidencji.

Ważne! Wystawiając fakturę imienną, należy pamiętać, by pobrać wcześniej wystawiony paragon od klienta!

Faktura bez NIP dla klienta indywidualnego?

Faktura imienna oczywiście funkcjonuje bez NIP, ponieważ osoby prywatne go nie posiadają. Na dokumencie znajdują się zamiast niego dane osobiste nabywcy, pozwalające na jego jednoznaczną identyfikację.

Należy podkreślić, że klient indywidualny ma trzy miesiące na żądanie faktury do paragonu dla osoby fizycznej – licząc od końca miesiąca, w którym dokonano zakupu. Po upływie tego terminu wystawienie faktury przez sprzedawcę jest dobrowolne.

W jakich przypadkach przydaje się faktura imienna bez NIP-u?

Na paragonie fiskalnym nie ma żadnych danych, które pozwalają zidentyfikować klienta prywatnego. Faktura jest natomiast imiennym dokumentem, dowodzącym poniesienia danego kosztu. Taka faktura imienna po zakupie na paragon może być przydatna, gdy potrzeba:

• odliczyć określone wydatki od dochodu w rocznym zeznaniu PIT (np. rehabilitacyjne, termomodernizacyjne),
• rozliczeń z ubezpieczycielem (np. zakup materiałów budowlanych, usług remontowych, wizyt lekarskich),
• wykazać przed pracodawcą poniesiony koszt (np. zakup okularów korekcyjnych),
• ewidencjonować bez kasy fiskalnej (w przypadku osób zwolnionych z kasy fiskalnej np. ze względu na limit obrotu).

FAQ: Czy można wystawić fakturę do paragonu bez NIP?

Czy można wystawić fakturę po paragonie dla firmy?

Tak, jeśli paragon posiada numer NIP nabywcy.

Czy do paragonu można wystawić fakturę imienną?

Tak, ale należy pamiętać o uzyskaniu od klienta indywidualnego oryginalnego paragonu fiskalnego.

Co zrobić, jeśli wystawiłem fakturę do paragonu bez NIP dla firmy?

Poinformuj klienta, że faktura jest wadliwa i nie może on odliczyć od niej podatku VAT ani ująć jej w kosztach uzyskania przychodu. Najlepiej taką fakturę anulować/skorygować. Jeśli nie masz takiej możliwości, zapłacisz należny VAT podwójnie.

Czy mogę wystawić notę korygującą, aby dodać brakujący NIP na fakturze do paragonu?

Nie. Nota korygująca służy do poprawiania błędów w istniejącym numerze NIP (np. literówka), a nie do jego uzupełnienia, jeśli w ogóle go nie było.

Czy klient może zwrócić towar z paragonem bez NIP i kupić go ponownie, by tym razem otrzymać fakturę?

Formalnie jest to możliwe (zwrot i nowa sprzedaż), o ile zwrot jest autentyczny. Sprzedawca musi jednak zachować dokumentację zwrotu.

Potrzebujesz kasy fiskalnej, która wystawia paragony z NIP? Skontaktuj się z naszym doradcą!

Szukasz swojej pierwszej kasy fiskalnej, albo chcesz wymienić stare urządzenie na nowszy model? Zapraszamy Cię do wizyty u nas! W Mico nie tylko dostarczamy nowoczesne kasy fiskalne, ale przede wszystkim dzielimy się wiedzą i dajemy Ci poczucie pewności, że poradzisz sobie w każdej sytuacji fiskalnej.

Już po krótkich konsultacjach wybierzemy najlepszy dla Ciebie model. Podczas szkolenia natomiast odpowiemy na Twoje pytania oraz pokażemy, jak obsługiwać urządzenie fiskalne bez stresu. Gwarantujemy, że dodawanie NIPu do paragonu to jedna z licznych funkcji kasy fiskalnej, którą będziesz miał w małym palcu. 😉 Zachęcamy do spotkania w naszym salonie sprzedaży na ulicy Gorczyczewskiego 4 w Poznaniu!

Autorem poradnika jest Borys, Dyrektor Handlowy Mico, który od 5 lat doradza naszym klientom w doborze kas fiskalnych i systemów sprzedażowych.

Skontaktuj się z nami!