Czy możliwe jest wyłączenie kasy online w okresie jej bezczynności?
Urządzenia fiskalne online są jedynymi, które w tym momencie można zakupić w celu prowadzenia ewidencji sprzedaży. Są to urządzenia specyficzne. […]
Urządzenia fiskalne online są jedynymi, które w tym momencie można zakupić w celu prowadzenia ewidencji sprzedaży. Są to urządzenia specyficzne. Ich główną funkcją wyróżniającą jest stałe przesyłanie danych (dokumentów fiskalnych i niefiskalnych) do Centralnego Repozytorium Kas. Pociąga to za sobą konieczność zapewnienia stabilnego i ciągłego podłączenia do internetu. Zatem, czy kasa online musi być cały czas włączona? Przyjrzyjmy się temu zagadnieniu.
Zasada działania kas fiskalnych online
Aby odpowiedzieć na pytanie, czy kasa fiskalna online musi być włączona cały czas, na początek warto zrozumieć, jak w ogóle to urządzenie działa. We wstępie napisaliśmy to, co najważniejsze – urządzenie online z pewnością musi mieć stałe połączenie z siecią internetową, jeśli pozostaje w trybie fiskalnym. Trzeba jednak wiedzieć, że komunikacja ta odbywa się zupełnie poza ingerencją użytkownika. Tak, podatnik musi zadbać o to, by łącze było stabilne. Niemniej jednak kasa fiskalna łączy się z Repozytorium automatycznie, średnio co dwie godziny i nie masz na to żadnego wpływu. Jeśli ma do wysłania jakieś dane – robi to. Jeśli nie, próbuje znów za dwie godziny.
Więc czy kasa fiskalna online musi być włączona cały czas? Aby mogła wysyłać dane o sprzedaży, z pewnością musi. Warto jednak wiedzieć, że brak połączenia nie jest momentem, w którym powinniśmy wpadać w panikę. Kasa wciąż rejestruje transakcje. Wszystkie dane wyśle jednak dopiero po odzyskaniu łączności z siecią. Mówi o tym zapis w ustawie o VAT:
3ab. W przypadku gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia, o którym mowa w art. 111a ust. 3:
1) czasowo – podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn;
2) trwale – podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić to połączenie w ustalonych z naczelnikiem urzędu skarbowego odstępach czasowych.
Czy kasa fiskalna online musi być włączona cały czas? Ustawa o VAT
Kwestie związane bezpośrednio ze sposobem używania kas fiskalnych regulują dwa dokumenty prawne: Ustawa o VAT (wspomniana przed chwilą) oraz Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących. Najpierw zajmijmy się tym pierwszym dokumentem.
Aby odpowiedzieć na pytanie, czy kasa online musi być cały czas włączona, należy skierować się do Rozdziału 3 o nazwie Kasy Rejestrujące. Art. 111. 3a omawia dokładnie obowiązki użytkownika kasy fiskalnej. Tam w pozycji 12) znajdujemy zapis:
12) (podatnicy są zobowiązani) zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3.
Stanowi to potwierdzenie obowiązków, które opisaliśmy w pierwszym akapicie. Art. 111a ust. 3. z kolei mówi:
3. Kasy rejestrujące łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia:
1) przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej;
2) przesyłanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas, i ich odbiór przez te kasy:
a) związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej,
b) obejmujących określenie: – sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy, – sposobu pracy kasy rejestrującej,
c) zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.
W zapisach tych widać, że prawo wymaga nie tylko wysyłania danych do CRK. W kierunku naszego urządzenia fiskalnego, Repozytorium również emituje żądania. Czy kasa fiskalna online musi być włączona cały czas, aby spełnić te wymogi? W godzinach pracy, a więc i prowadzenia sprzedaży – jak najbardziej. Gdy pojawia się stały problem z połączeniem, powinniśmy wystąpić o pozwolenie na indywidualny harmonogram komunikacji.
Czy kasa online musi być cały czas włączona? Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących
Kolejnym ważnym dokumentem, który może odpowiedzieć na pytanie, czy kasa fiskalna online musi być włączona cały czas, jest Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących. Konkretnie opieramy się na Obwieszczeniu z dnia 30 lipca 2021 r. a więc i tekście jednolitym. Interesuje nas oddział 2 – Sposób prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas on-line oraz warunki i sposób używania kas on-line, który mówi:
§ 17. 1. Podatnik, po uruchomieniu trybu fiskalnego, jest obowiązany zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas, zgodnie z harmonogramem przesyłania danych.
oraz:
§ 21. W przypadku, o którym mowa w art. 111 ust. 3ab pkt 2 ustawy (Ustawy o VAT – przyp. Mico), podatnik jest obowiązany złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia
Zapisy te znów określają obowiązki użytkownika, mówią też o wspomnianej już konieczności ustalenia indywidualnego harmonogramu połączenia, jeśli występują problemy z komunikacją. Widać więc jednoznacznie, czy kasa fiskalna online musi być włączona cały czas i z czego wynika ta potrzeba. Konieczność połączenia z siecią jest ważnym aspektem ewidencji sprzedaży na kasie online. Przepisy jednak nie wspominają ani słowem o tym, czy urządzenie fiskalne można wyłączyć w okresie bezczynności np. urlopu, weekendu lub sprzedaży sezonowej.
Możliwość wyłączenia kasy online a indywidualne interpretacje podatkowe
O tym, czy kasa fiskalna online musi być włączona cały czas, dowiemy się nieco z indywidualnych interpretacji podatkowych. Mogą one być źródłem wyjaśnień tych aspektów prawa, których nie określono dokładnie w przepisach. Dobrze je znać i wykorzystywać jako argument w kontaktach z organami podatkowymi. Poniżej przedstawiamy skrót informacji i polecamy klikać w podpięte linki, aby poznać szczegóły.
Sprzedaż sezonowa
Patrząc chronologicznie, pierwsza była interpretacja z dnia 24 listopada 2020 r. Odpowiada ona na pytanie, czy kasa online musi być cały czas włączona, jeśli prowadzimy sprzedaż sezonową np. tylko przez 30 dni w roku. Interpretacja potwierdza, że urządzenie fiskalne włączamy tylko wtedy, kiedy prowadzona jest faktyczna sprzedaż.
Sprzedaż u klienta
Kolejna jest interpretacja z dnia 11 grudnia 2020 r. We wniosku opisano sytuację firmy remontowo-budowlanej, wykonującej pracę u klienta, trwającej czasem kilkanaście dni. Czy kasa fiskalna online musi być włączona cały czas, także podczas wykonywania usługi u klienta, zakładając wydawanie dwóch – trzech paragonów miesięcznie? Nie musi. Interpretacja jasno wykazuje, że urządzenie fiskalne może pozostać wyłączone w trakcie wykonywania aktywności zawodowej u klienta. Włączamy ją w chwili wystawienie paragonu lub sporządzania raportu fiskalnego.
Innym dokumentem w omawianym temacie, jest interpretacja z dnia 4 maja 2021 r. Wnioskodawca prowadzi sprzedaż mobilną, serwisując samochody klientów i nie posiada warsztatu stacjonarnego. Czy kasa online musi być cały czas włączona, nawet jeśli przedsiębiorca nie ma akurat żadnego zlecenia? Analogicznie do wcześniejszych interpretacji, urządzenie fiskalne włączamy tylko w momencie finalizacji zlecenia.
Nieregularne godziny wykonywania usług/sprzedaży
Inna interpretacja z dnia 6 kwietnia 2021 r. odpowiada na pytanie, czy kasa fiskalna online musi być włączona cały czas, jeśli nie są ustalone konkretne godziny prowadzenia sprzedaży. Wnioskodawca jest rolnikiem, który sprzedaje produkty w nieregularnych porach, umawiając się z klientami dzień wcześniej. Według interpretacji kasę wystarczy włączyć i zapewnić jej dostęp do internetu w dniu dokonywanej sprzedaży. Pora jest indywidualnie ustalana z klientem.
Następny i ostatni dokument to interpretacja z dnia 25 marca 2021 r. Odnosi się ona do sytuacji, w której lekarz prowadzi prywatny gabinet. Posiada określone godziny otwarcia, ale nie zawsze świadczy usługi w ich ramach – zależy to w dużej mierze od pór rejestracji dokonywanej przez pacjentów. W takim razie, czy kasa online musi być cały czas włączona, nawet jeśli lekarz nie zawsze świadczy usługi w ustalonych przez gabinet godzinach otwarcia? Nie powinna. Urządzenie włączamy i komunikujemy z CRK jedynie podczas przebywania w gabinecie i świadczenia usług medycznych.
W powyższych dokumentach widać pewien schemat wnioskowania o tym, czy kasa online musi być cały czas włączona. Jeśli wciąż jednak masz wątpliwości dotyczące Twojego położenia, polecamy wystąpić o własną interpretację. Mamy nadzieję, że zgromadzona przez nas w jednym miejscu wiedza, rozjaśniła nieco ten niesprecyzowany w polskich przepisach kawałek wymagań podatkowych.
