Automaty vendingowe a kasa fiskalna w 2025 – co mówią przepisy?

Automaty vendingowe istnieją w przestrzeni publicznej od dawna. Oferują wygodną, prostą i bezobsługową sprzedaż produktów. Każdy z nas pewnie choć raz korzystał z takiej maszyny, kupując batonik albo kawę. Warto wiedzieć, że rok 2025 przyniósł ważne zmiany prawne, dotyczące obowiązkowej fiskalizacji tychże urządzeń. Jakie przepisy obejmują automaty vendingowe? A kasa fiskalna – czy będzie dla nich niezbędna? W tym artykule wyjaśniamy aktualne regulacje i wskazujemy, jakie obowiązki czekają przedsiębiorców vendingowych.

Automaty vendingowe a kasa fiskalna w 2025 roku

Na początku warto przyjrzeć się zmianom prawnym, które weszły w życie wraz z początkiem 2025 roku. Zostały one zawarte w nowym Rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku stosowania kas fiskalnych z dnia 17 grudnia 2024 r. Dokument ten jest aktualizowany co rok albo dwa, ponieważ stopniowo obejmuje obowiązkiem fiskalizacji coraz szersze grupy przedsiębiorców. Aby dowiedzieć się, jaka jest relacja na linii “automaty vendingowe a kasa fiskalna w 2025 roku ” należy zagłębić się w treść powyższego Rozporządzenia. Mówiąc ogólnie, dokument określa, jakim branżom niezbędna jest kasa fiskalna od pierwszego dnia sprzedaży, a które rodzaje działalności mogą jej w ogóle nie posiadać, lub zastosować tymczasowe zwolnienie.

Jeszcze do końca 2024 roku, sprzedaż automatyczna była całkowicie zwolniona z obowiązku fiskalizacji. W poprzednim obowiązującym Rozporządzeniu vending figurował w Załączniku w pozycji 39, jako czynność całkowicie zwolniona z obowiązku ewidencji:

(Czynności zwolnione z obowiązku prowadzenia ewidencji)… poz. 39 Dostawa towarów przy użyciu urządzeń służących do automatycznej sprzedaży, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar.

W aktualnym Rozporządzeniu, które obowiązuje od 2025 roku, vending nie widnieje już w spisie czynności zwolnionych z obowiązku prowadzenia ewidencji. Jak widać, przepisy dotyczące ewidencji sprzedaży zmieniają się dynamicznie. Automaty vendingowe, a kasa fiskalna w 2025 to więc jeden z głównych tematów dla branży vendingowej w tym roku

Vending w świetle nowego rozporządzenia w sprawie zwolnień

W Rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2024 r. sprzedaż automatyczna znalazła się wśród czynności objętych bezwzględnym obowiązkiem stosowania kasy fiskalnej. Tę informację znajdujemy konkretnie w §4 ust. 1 pkt 1 lit. w:

• 4. 1. Zwolnień, o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się w przypadku

1) dostawy:

(…) w) towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar;

W powyższą definicję bezsprzecznie wpisują się automaty vendingowe, a kasa fiskalna jest według nowego Rozporządzenia, wymagana do prowadzenia sprzedaży za ich pośrednictwem. Czy oznacza to, że w 2025 roku wszyscy przedsiębiorcy vendingowi muszą martwić się o ewidencję fiskalną? Na szczęście nie – ustawodawca przewidział przepisy przejściowe, które dają czas na dostosowanie się do obowiązujących wymogów prawnych.

Automaty vendingowe a kasa fiskalna – terminy

Przepisy przejściowe dotyczą przedsiębiorców vendingowych, którzy w okresie od 1 stycznia 2025 do 31 marca 2027:

• rozpoczynają lub kontynuują sprzedaż
• lub wznawiają ją po wcześniejszym przerwaniu.

W paragrafie § 8 omawianego Rozporządzenia stwierdzono, że:

• 8 (…) 4. 1) i 2) dostawa tych towarów i świadczenie tych usług są zwolnione z obowiązku prowadzenia ewidencji do dnia 31 marca 2027 r.

Oznacza to, że można prowadzić sprzedaż przez automaty vendingowe, a kasa fiskalna w 2025 roku nie jest konieczna. Natomiast od 1 kwietnia 2027 roku sprzedaż będzie już musiała być w pełni fiskalna.

W efekcie przedsiębiorcy mają ponad dwa lata, aby zastosować się do nowych przepisów. Decyzja ta wynika z trudności technicznych związanych z dostosowaniem automatów vendingowych do wymogów sprzedaży fiskalnej. Co więcej, sami Przedstawiciele Polskiego Stowarzyszenia Vendingu zgłaszali konieczność wydłużenia tego terminu, aby umożliwić branży odpowiednie dostosowanie się do nowych wymagań. W efekcie tak właśnie się stało. Teraz możesz więc zarabiać przez automaty vendingowe, a kasa fiskalna w 2025 roku nie znajdzie się na Twojej liście zakupów. Warto jednak, abyś brał już pod uwagę dostosowanie się do nowych przepisów.

Towary objęte bezwzględnym obowiązkiem ewidencji a vending

Dla tych, którzy dopiero planują rozpocząć swoją przygodę z vendingiem przypominamy, że istnieją towary objęte bezwzględnym obowiązkiem rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Nie ma na to wpływu forma sprzedaży – osobista, wysyłkowa, bezobsługowa, przepisy są zawsze są takie same. Lista takich towarów znajduje się w omawianym Rozporządzeniu, we wspomnianym już §4.

Na szczęście niewiele z tych towarów oferują automaty vendingowe – a kasa fiskalna w większości przypadków będzie zbędna. Przekąski, zimne i gorące napoje, produkty biurowe, higieniczne, a także świeża żywność (np. sałatki, kanapki), nie muszą podlegać sprzedaży fiskalnej według zapisów Rozporządzenia. Natomiast towarami, na które trzeba uważać są perfumy i wody toaletowe, niezapisane nośniki danych (np. pendrive), czy wyroby z metali szlachetnych. W Polsce nie można ich sprzedawać bez paragonu, niezależnie od formy sprzedaży.

Warto również wspomnieć, że sprzedaż niektórych towarów dla których obowiązkowa jest kasa fiskalna, jest w vendingu zakazana. Mowa o papierosach, lekach na receptę, broni palnej i wybuchowej. Problematyczna jest także sprzedaż alkoholu oraz e-papierosów.

Mechaniczne automaty vendingowe, a kasa fiskalna

Na zakończenie trzeba jeszcze podkreślić, że ustawodawca wykluczył z obowiązku fiskalizacji mechaniczne automaty, działające bez zasilania elektrycznego. Na pewno znasz urządzenia na stojaku, wydające piłeczki kauczukowe. Wystarczy wrzucić monetę, przekręcić pokrętło, a chwilę później piłeczka wypada na zewnątrz. To właśnie są działające jedynie na zasadzie mechaniki automaty vendingowe, a kasa fiskalna nie jest i nie będzie dla nich wymagana.

To dość logiczne rozwiązanie – trudno sobie wyobrazić instalację kasy fiskalnej w urządzeniu, które działa bez prądu. Brak zasilania w zasadzie uniemożliwia fiskalizację takiego automatu.

FAQ – Automaty vendingowe a kasa fiskalna w 2025 roku

Podsumowując – przepisy dotyczące fiskalizacji vendingu są dość zagmatwane. Na zakończenie chcielibyśmy uporządkować wszystkie informacje, dlatego przedstawiamy je w formie przejrzystych pytań i odpowiedzi.

• Czy w 2025 roku trzeba mieć kasę fiskalną do automatu vendingowego?

Nie, ponieważ przepisy przewidują okres przejściowy do 31 marca 2027 roku.

• Od kiedy będzie obowiązek fiskalizacji sprzedaży w automatach?

Od 1 kwietnia 2027 roku.

• Czy wszystkie produkty w automacie są zwolnione z fiskalizacji do 2027 r.?

Nie – niektóre towary (np. perfumy, pendrive’y, biżuteria z metali szlachetnych) muszą być ewidencjonowane od razu, bez względu na formę sprzedaży.

• Co mogę sprzedawać bezpiecznie w automacie bez kasy fiskalnej?

Przekąski, napoje, artykuły higieniczne, biurowe i świeżą żywność (przy zachowaniu zasad sanitarnych).

• Czy automat bez zasilania też musi mieć kasę?

Nie – mechaniczne automaty (np. z piłeczkami) wyłączono z obowiązku fiskalizacji na stałe.

Skontaktuj się z nami!