Sprzedaż na rzecz pracowników a kasa fiskalna – kiedy działa zwolnienie, a kiedy pojawiają się wyjątki?

Sprzedajesz pracownikom posiłki w kantynie? A może kupują Twoje towary po preferencyjnej cenie? Każda z tych transakcji to sprzedaż – i każdą, co do zasady, powinieneś nabić na kasę fiskalną. Warto jednak wiedzieć, że przepisy przewidują tu pewne zwolnienie. Jak ono działa i na jakich zasadach? Czy można prowadzić sprzedaż na rzecz pracowników, a kasą fiskalną zupełnie się nie przejmować? Dziś wyjaśniamy wszelkie wątpliwości w tym temacie.

Spis treści:

1. Sprzedaż na rzecz pracowników a kasa fiskalna – w pigułce

2. Czy każda sprzedaż na rzecz pracownika wymaga ewidencji na kasie fiskalnej? Podstawa prawna zwolnienia

3. Kiedy kasa fiskalna jest wymagana w sprzedaży dla pracowników?

3.1 Jakich towarów i usług nie można sprzedawać bez kasy fiskalnej?

4. Szczególne przepisy dotyczące sprzedaży na rzecz pracowników

5. Czy pracownicy muszą płacić za parking w miejscu pracy?

6. Czy benefity dla pracowników trzeba rejestrować na kasie fiskalnej?

7. Czy potrącenie z pensji trzeba ewidencjonować na kasie fiskalnej?

8. Czy zleceniobiorcy i B2B są „pracownikami”?

9. Jak dokumentować sprzedaż na rzecz pracowników bez kasy fiskalnej?

10. Sprzedaż na rzecz pracowników a kasa fiskalna – najczęściej zadawane pytania (FAQ)

11. Jak uniknąć błędów przy sprzedaży pracownikom? Postaw na wsparcie ekspertów

Sprzedaż na rzecz pracowników a kasa fiskalna – w pigułce

Jeśli szukasz szybkich odpowiedzi, oto najważniejsze zasady dotyczące sprzedaży na rzecz pracowników i kasy fiskalnej:

• Sprzedaż towarów i usług Twoim pracownikom jest, co do zasady, zwolniona z obowiązku ewidencji na kasie na podstawie poz. 39 załącznika do Rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1902).
• Zwolnienie obejmuje zarówno dostawę towarów, jak i świadczenie usług i nie ma limitu kwotowego.
• W sprzedaży na rzecz pracowników, kasa fiskalna jest niezbędna, gdy sprzedajesz towary wymienione w § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia – m.in. wyroby tytoniowe, napoje alkoholowe powyżej 1,2%, perfumy, czy paliwa. Wyjątkiem są lit. b–n, do których zwolnienie stosuje się.
• Zwolnienie nie działa przy usługach z § 4 ust. 1 pkt 2. Jest to m.in. gastronomia stacjonarna i catering, fryzjerstwo, kosmetyka, naprawa pojazdów, opieka medyczna, doradztwo podatkowe, usługi prawnicze.
• Parking dla pracowników jest objęty osobnym zwolnieniem z poz. 38 załącznika – mimo, że sprzedaż usług parkingowych wymaga co do zasady kasy fiskalnej.
• Zastosowanie zwolnienia z ewidencji fiskalnej nie zwalnia z prowadzenia dokumentacji księgowej – transakcję należy ująć w ewidencji wewnętrznej (WEW w JPK_V7) lub wystawić fakturę imienną.
• „Pracownik” według przepisów to osoba zatrudniona na umowę o pracę. Zleceniobiorcy i osoby na B2B nie są objęci tym zwolnieniem automatycznie.

Czy każda sprzedaż na rzecz pracownika wymaga ewidencji na kasie fiskalnej? Podstawa prawna zwolnienia

Zanim wyjaśnimy, kiedy możesz zrezygnować z kasy fiskalnej przy sprzedaży na rzecz pracowników, warto zrozumieć, skąd w ogóle bierze się pytanie o obowiązek jej stosowania. A w dalszej kolejności – dlaczego sprzedaż pracownikom jest z niego w dużej mierze wyłączona.

Obowiązek ewidencji na kasie fiskalnej wynika z art. 111 ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Ustawa o VAT):

Art. 111. 1. Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Jak widać, kasa jest wymagana przy sprzedaży dla osób fizycznych. Twoi pracownicy są osobami fizycznymi, dlatego sprzedaż na ich rzecz, co do zasady, powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej i wynika to bezpośrednio z zapisów Ustawy o VAT.

Minister Finansów może jednak zwalniać określone towary i czynności z obowiązku ewidencji fiskalnej w drodze rozporządzenia. Takim dokumentem jest Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902). Wskazane w nim zwolnienia obowiązują do 31 grudnia 2027 r.

Relację pomiędzy sprzedażą na rzecz pracowników a kasą fiskalną reguluje poz. 39 załącznika do rozporządzenia w brzmieniu:

„Czynności zwolnione z obowiązku ewidencji:

Dostawa towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników oraz przez spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków lub innych osób, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub które są właścicielami lokali położonych w budynkach administrowanych przez spółdzielnie mieszkaniowe, jak również przez wspólnoty mieszkaniowe na rzecz właścicieli lokali.”

Warto jednak wiedzieć, że nie jest to zwolnienie bezwarunkowe – jego granice wyznacza § 4 tego samego rozporządzenia.

Kiedy kasa fiskalna jest wymagana w sprzedaży dla pracowników?

Rozporządzenie w § 4 ust. 1 pkt 1 i 2 zawiera katalog towarów i czynności objętych bezwzględnym obowiązkiem ewidencji na kasie. W przypadku tych towarów i usług nie zastosujesz wspomnianego zwolnienia z poz. 39 załącznika.

Jakich towarów i usług nie można sprzedawać bez kasy fiskalnej?

Wśród towarów objętych obowiązkiem ewidencji znajdują się:

• wyroby tytoniowe, e-papierosy,
• napoje alkoholowe powyżej 1,2%,
• wyroby alkoholowe nieprzeznaczone do spożycia (np. rozpuszczalniki),
• perfumy i wody toaletowe,
• paliwa silnikowe i dodatki do paliw, gaz płynny,
• opał,
• części do silników, silniki spalinowe, silniki elektryczne,
• elektronika (np. komputery, telewizory, smartfony, głośnik),
• wyroby optyczne,
• sprzęt fotograficzny,
• wyroby z metali szlachetnych,
• nośniki danych,
• automaty vendingowe.

Przykład: Sieciówka odzieżowa sprzedaje pracownikom wyroby z ubiegłorocznej kolekcji z 60-procentowym rabatem. Transakcje są odpłatne, pracownicy to osoby fizyczne – mimo to kasa fiskalna nie jest wymagana, ponieważ odzież nie jest objęta bezwzględnym obowiązkiem ewidencji i pracodawca może skorzystać ze zwolnienia.

Natomiast obowiązek ewidencji fiskalnej dotyczy usług:

• gastronomicznych (stacjonarnych i cateringu),
• fryzjerskich, kosmetycznych,
• naprawy pojazdów,
• medycznych,
• prawniczych, podatkowych,
• przewozów pasażerskich w komunikacji samochodowej,
• kulturowych i rozrywkowych – w zakresie biletów wstępu,
• mycia i czyszczenia samochodów,
• parkingowych,
• samoobsługowych.

Szczególne przepisy dotyczące sprzedaży na rzecz pracowników

W kontekście towarów i usług objętych bezwzględnym obowiązkiem ewidencji fiskalnej trzeba zaznaczyć, że i tutaj ustawodawca przewidział specjalne wyjątki dotyczące sprzedaży na rzecz pracowników i kasy fiskalnej. W omawianym rozporządzeniu § 4 ust. 3 stanowi, że:

3. Przepisu ust. 1:

1) pkt 1 nie stosuje się do:

a) dostawy towarów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b–n, będącej dostawą towarów, o której mowa w poz. 39 załącznika do rozporządzenia.

Powyższe oznacza, że w przypadku towarów, które są opisane pod literami b-n i stanowią jednocześnie sprzedaż na rzecz pracowników, kasa fiskalna nie jest potrzebna do ich ewidencji. Pod tymi literami kryją się:

b) części do silników,

c) silniki do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek,

d) nadwozia do pojazdów silnikowych,

e) przyczepy i naczepy, kontenery,

f) części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bezsilnikowych,

g) części i akcesoria do pojazdów silnikowych,

h) komputery stacjonarne i przenośne oraz urządzenia peryferyjne i części do nich,

i) elektronika, w tym telewizory, odbiorniki radiowe, gramofony, głośniki, telefony, smartfony, smartwatche, anteny, wyświetlacze, monitory, nawigacje, urządzenia alarmowe, taśmy, dyski,

j) wyroby optyczne,

k) silniki elektryczne, prądnice i transformatory,

l) sprzęt fotograficzny, w tym kamery i projektory filmowe,

m) wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali,

n) zapisane i niezapisane nośniki danych cyfrowych i analogowych.

Wszystkie powyższe towary, co do zasady mogą korzystać ze zwolnienia z poz. 39 załącznika. Zalecamy również sięgnięcie bezpośrednio do źródłowego rozporządzenia. Przytoczona lista ma charakter uproszczony, dlatego należy samodzielnie zweryfikować listę towarów objętych zwolnieniem z kasy fiskalnej przy sprzedaży na rzecz pracowników.

Czy pracownicy muszą płacić za parking w miejscu pracy?

Zgodnie z § 4 ust 1 pkt 2 lit. n) omawianego rozporządzenia, obowiązkowa fiskalizacja sprzedaży dotyczy również usług parkingowych. Czy zatem Twoi pracownicy muszą płacić za parking w miejscu zatrudnienia?

Na szczęście i tutaj ustawodawca przewidział wyjątkowe traktowanie. Poz. 38 załącznika do rozporządzenia przewiduje osobne zwolnienie:

Czynności zwolnione z obowiązku ewidencji:

Usługi parkingu samochodów i innych pojazdów świadczone przez podatnika na rzecz jego pracowników.

Co więcej, § 4 ust. 3 pkt 2 lit. e wyraźnie stanowi, że wyłączenia dla parkingów nie stosuje się do usług świadczonych zgodnie z warunkami z poz. 38. Oznacza to, że odpłatny parking dla Twoich pracowników nie wymaga kasy fiskalnej – mimo że parking dla klientów zewnętrznych już tak.

Czy benefity dla pracowników trzeba rejestrować na kasie fiskalnej?

Rozporządzenie zawiera jeszcze jeden ciekawy zapis, dotyczący refakturowania ( § 4 ust. 3 pkt 2 lit. a). O ile sprzedaż na rzecz pracowników własnych usług wymaga kasy fiskalnej, to w przypadku odsprzedaży usług podmiotu trzeciego nie ma takiego obowiązku.

Innymi słowy chodzi o sytuację, w której jako pracodawca nie jesteś bezpośrednim twórcą danej usługi. Kupujesz ją od zewnętrznego podmiotu i w niezmienionej formie „przerzucasz” na pracownika (często z dofinansowaniem).

W tej definicji mieszczą się wszelkie benefity typu Multisport albo pakiety medyczne. Ich sprzedaż na rzecz pracowników odbywa się bez kasy fiskalnej – ale jedynie w opisanym w rozporządzeniu modelu rozliczenia.

Czy potrącenie z pensji trzeba ewidencjonować na kasie fiskalnej?

Popularnym rozwiązaniem jest potrącenie wartości towaru lub usługi bezpośrednio z wynagrodzenia, gdy ma miejsce sprzedaż na rzecz pracowników. Kasa fiskalna także w tym modelu nie będzie pośredniczyła w transakcji, ponieważ charakter transakcji się nie zmienia.

Przyjęta forma płatności (gotówka, przelew lub potrącenie) jest obojętna dla przepisów o kasach fiskalnych. Jeśli zwolnienie z poz. 39 obejmuje daną transakcję, obejmuje ją niezależnie od sposobu rozliczenia.

Ważne! Potrącenie z wynagrodzenia wymaga pisemnej zgody pracownika na podstawie art. 91 § 1 Kodeksu pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141).

Czy zleceniobiorcy i B2B są „pracownikami”?

Na zakończenie omawiania relacji pomiędzy sprzedażą na rzecz pracowników, a kasą fiskalną warto wyklarować jedną rzecz. Zauważmy, że w polskim prawie pracownik to osoba zatrudniona na umowę o pracę (art. 2 Kodeksu pracy, Dz. U.1974 Nr 24 poz.141). Przepisy prawa pracy nie obejmują więc zleceniobiorców, osób na umowie o dzieło ani stałych kontrahentów na B2B.

Oznacza to, że sprzedaż towarów lub usług zleceniobiorcom nie mieści się automatycznie w zwolnieniu z poz. 39 Rozporządzenia w sprawie zwolnień – nawet jeśli pracują dla Ciebie na co dzień i kupują te same produkty co pracownicy etatowi.

„W praktyce widzimy firmy, które traktują wszystkich współpracowników jednakowo i nie ewidencjonują tej sprzedaży w ogóle. Jest to niestety błąd.” — mówi Przemysław Michalski, założyciel i właściciel firmy Mico.

Jeśli więc sprzedajesz cokolwiek zleceniobiorcom, sprawdź, czy transakcja nie kwalifikuje się pod inne zwolnienie lub skonsultuj tę kwestię ze swoim księgowym. Przypomnijmy również , że w transakcjach B2B standardowym sposobem rozliczania transakcji jest faktura VAT.

Jak dokumentować sprzedaż na rzecz pracowników bez kasy fiskalnej?

Pamiętaj, że zwolnienie z ewidencji na kasie fiskalnej nie zwalnia Cię automatycznie z prowadzenia dokumentacji księgowej! Sprzedaż pracownikom dolicza się do całkowitego obrotu i – jeśli jesteś podatnikiem VAT – musi znaleźć się w JPK_V7. W praktyce najczęściej stosuje się:

• fakturę imienną,
• zbiorczą ewidencję wewnętrzną (WEW) Zbierasz wszystkie transakcje z danego okresu w jedno zestawienie i wprowadzasz do JPK_V7 z oznaczeniem WEW. Należy zweryfikować z księgowym sposób ujęcia w JPK_V7. To najpopularniejsze rozwiązanie przy regularnej sprzedaży wielu pracownikom.

Przykład: Sklep spożywczy sprzedaje własnym pracownikom produkty z rabatem 20%. Raz w miesiącu przygotowuje się zestawienie transakcji i wprowadza je do programu księgowego jako jeden dokument WEW. Kasa fiskalna nie bierze udziału w tym procesie.

Sprzedaż na rzecz pracowników a kasa fiskalna – najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy każda sprzedaż pracownikom jest zwolniona z kasy fiskalnej?

Nie każda. Przy towarach z § 4 ust. 1 pkt 1 z wykluczeniem liter b-n (m.in. alkohol, tytoń, perfumy, paliwa) i usługach z § 4 ust. 1 pkt 2 (m.in. gastronomia stacjonarna, fryzjerstwo, kosmetyka, naprawa pojazdów, opieka medyczna, doradztwo podatkowe, usługi prawnicze), ewidencja na kasie fiskalnej jest obowiązkowa.

Pracownik dostaje produkt firmy za darmo – czy trzeba go ewidencjonować?

Nie. Nieodpłatne przekazanie pracownikowi co do zasady nie stanowi sprzedaży w rozumieniu art. 111 ust. 1 Ustawy o VAT, a kasa fiskalna służy wyłącznie ewidencji sprzedaży. Nieodpłatne przekazanie może rodzić inne obowiązki podatkowe, ale nie obowiązek fiskalny.

Firma prowadzi stołówkę, pracownicy płacą 6 zł za obiad. Czy potrzebna jest kasa?

Tak, jeśli stołówka działa jako stacjonarna placówka gastronomiczna. Takie usługi są bezwzględnie wyłączone ze zwolnień na podstawie § 4 ust. 1 pkt 2 lit. i rozporządzenia. Jednak ostateczna ocena zależy od modelu organizacyjnego (własna stołówka, operator zewnętrzny, refakturowanie usług).

Firma pobiera od pracowników opłatę za miejsce parkingowe. Czy potrzebna jest kasa?

Nie. Usługi parkingowe co do zasady powinny być rejestrowane na kasie fiskalnej (§ 4 ust. 1 pkt 2 lit. n), ale dla pracowników rozporządzenie przewiduje osobne zwolnienie w poz. 38 załącznika.

Czy sprzedaż pracownikom ma limit kwotowy zwolnienia?

Nie. Zwolnienie z poz. 39 załącznika dla sprzedaży pracownikom nie posiada żadnego progu dopuszczalnej wysokości.

Czy wystawiając fakturę pracownikowi, mogę pominąć kasę?

Tak, jeśli sprzedajesz towary lub usługi objęte zwolnieniem z poz. 39. Faktura imienna jest poprawnym dokumentem ewidencji tej sprzedaży. Jeśli pracownik jej nie żąda, możesz stosować zbiorczą ewidencję WEW.

Jak uniknąć błędów przy sprzedaży pracownikom? Postaw na wsparcie ekspertów

To już koniec części poradnikowej. Jeśli więc masz wątpliwości, czy Twoja sprzedaż na rzecz pracowników wymaga kasy fiskalnej – zadzwoń bezpośrednio do nas!

Dokładnie wiemy, jak skomplikowane wydają się przepisy podatkowe, szczególnie dla początkujących przedsiębiorców. Dlatego, jeśli po lekturze naszego artykułu wciąż masz jakieś pytania, po prostu daj nam znać. W Mico po drugiej stronie słuchawki zawsze czeka człowiek – doświadczony doradca, który codziennie pomaga firmom takim jak Twoja. Będąc naszym klientem zawsze możesz liczyć na wsparcie, cierpliwość i pomoc w trudnych sytuacjach fiskalnych.

Skontaktuj się z nami pod numerem 696 357 511 lub przyjdź na ulicę Gorczyczewskiego 4 w Poznaniu! Czekamy na Ciebie. 😊

Autorem poradnika jest Jędrzej Powalisz, współzałożyciel firmy Mico, z blisko 30-letnim doświadczeniem w doradztwie i wdrożeniach urządzeń fiskalnych.

Skontaktuj się z nami!