Raporty okresowe z kasy fiskalnej – wszystko, co musisz o nich wiedzieć

Raporty wydawane przez urządzenia fiskalne to bardzo ważne dokumenty, będące podstawą rozliczenia podatkowego przedsiębiorcy. Z tego powodu wielu użytkowników urządzeń […]

Raporty dobowe, miesięczne, roczne z kasy fiskalnej

Raporty wydawane przez urządzenia fiskalne to bardzo ważne dokumenty, będące podstawą rozliczenia podatkowego przedsiębiorcy. Z tego powodu wielu użytkowników urządzeń fiskalnych stresuje się obowiązkiem drukowania raportów, ich przechowywania, a sen z powiek spędzają im możliwe nieprawidłowości w dokumentacji. Remedium na wszystkie zmartwienia jest odpowiednie przygotowanie teoretyczne i konkretna dawka wiedzy. Zapraszamy więc do przeczytania poniższego artykułu pokazującego, że żaden raport dobowy czy raport okresowy nie powinien być powodem do stresu.

Skontaktuj się z nami!

Kasa fiskalna – raport dobowy

Bardzo ważnym obowiązkiem osoby obsługującej urządzenie fiskalne jest rozliczenie kasy na koniec dnia sprzedaży. Za rozliczeniem stoi oczywiście tzw. raport fiskalny dobowy, który musi być wykonywany zgodnie ze ścisłymi wymaganiami Ministerstwa Finansów.

Raport dobowy: co to takiego?

Najprościej pisząc, raport dobowy to wydruk z kasy fiskalnej, rozliczający wszystkie transakcje z danego dnia sprzedaży. Jest to również raport fiskalny.

Pierwszy raport dobowy stanowi potwierdzenie fiskalizacji. W codziennym użytku, najczęściej wykonuje się go po zamknięciu lokalu dla klientów i zakończeniu rejestracji sprzedaży.  W rzeczywistości bywa jednak różnie, a najdokładniejszą wskazówkę dotyczącą wykonywania raportu, znajdujemy w przepisach prawa. 

Kiedy wykonywać raport fiskalny dobowy?

Według Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (§ 6 ust. 1 pkt 3) podatnik wystawia raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, ale nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. Oznacza to, że rozliczenie kasy na koniec dnia nie jest obligatoryjne – można to zrobić również w kolejnym dniu, ale przed zarejestrowaniem pierwszej transakcji. Doba nie ma tu aż tak dużego znaczenia, ważne jest wydrukowanie raportu w określonym odcinku czasu.

Zapomniany raport dobowy – kasa fiskalna upomni się sama!

Zdarza się, że wykonanie raportu wymusza sama kasa fiskalna. Raport dobowy zostaje wtedy narzucony przez moduł fiskalny urządzenia, który nie dopuści do nabicia sprzedaży w dobie następującej po dwóch kolejnych dobach sprzedażowych, bez uprzedniego wydrukowania dokumentacji. Skomplikowane? Niekoniecznie, wystarczy przełożyć te słowa na konkretny przykład. 

Wyobraź sobie, że wykonałeś ostatni raport dobowy 21.09 o godzinie 22:00. Nowy paragon (wliczający się już w kolejny raport dobowy) wstawiłeś następnego dnia, 22.09 o godzinie 9:00. Do kiedy będziesz mógł sprzedawać, aż kasa sama upomni się o raport fiskalny dobowy? Ewidencja będzie możliwa do końca doby, w której rozpoczęto sprzedaż (22.09) oraz do końca następnej doby (północ z dnia 23.09 na 24.09). Po upływie tego czasu, nastąpi żądanie wykonania raportu dobowego wywołane przez moduł fiskalny. Pamiętajmy jednak, że tylko niektóre modele kas wyposażone są w tak funkcję. 

Ile razy dziennie powinien być wykonywany raport dobowy?

Zazwyczaj raport dobowy jest wykonywany raz, maksymalnie dwa razy w danym okresie sprzedaży. Teoretycznie można jednak wykonywać raporty dobowe po każdej sprzedaży… tylko po co? 😉

Raport dobowy, jako raport zerujący kasy fiskalnej 

Istotną właściwością raportu dobowego jest to, że jego wydruk zeruje licznik kasy, a zatem konkretne dane można odczytać tylko raz. Raportu dobowego nie można więc wydrukować powtórnie. Z tego powodu użytkownik powinien przykładać szczególną wagę do codziennego sprawdzania poprawności danych pochodzących ze sprzedaży. Ze względu na to, że raport dobowy to raport zerujący kasy fiskalnej, należy również chronić go przed uszkodzeniem bądź zagubieniem. W kasach online istnieje możliwość wyłączenia wydruku papierowego raportu dobowego – do CRK wysłany zostaje raport w formie elektronicznej, a my nie musimy się martwić o wątpliwą wytrzymałość nośnika danych.

Po co w urządzeniach fiskalnych istnieje raport zerujący kasy fiskalnej? Zerowanie zabezpiecza użytkownika przed przypadkowym sumowaniem niewłaściwych danych oraz gwarantuje poprawność prowadzonej dokumentacji.

Ile raportów dobowych ma kasa fiskalna?

To pytanie często zadawane przez początkujących użytkowników kas fiskalnych i wiąże się z ogólną żywotnością urządzenia fiskalnego. Każde urządzenie posiada pamięć fiskalną, w której zmieści się około 1830 raportów dobowych. Odpowiedź na pytanie “ile raportów dobowych ma kasa fiskalna?” jest więc jedna: raportów jest tyle, by starczyło ich na około 5 lat codziennego użytkowania. Prosta matematyka 😉

Raport dobowy z terminala?

Rozliczenie kasy na koniec dnia sprzedaży to nie wszystko – istnieje jeszcze coś takiego, jak raport dobowy z terminala. Dzięki niemu, wszystkie płatności bezgotówkowe z danego dnia zostają ujęte w rozliczeniu, a wszelkie informacje z raportu zostają przesłane do agenta rozliczającego np. PayTel. Raport dobowy z terminala informuje agenta, ile pieniędzy należy przelać na Twoje konto bankowe.

Zamknięcia dnia na terminalu płatniczym często nazywa się paczką z transakcjami. Taki raport dobowy to kilka kliknięć na terminalu, a czasami potwierdzenie wykonywanych operacji hasłem. Wydruk zawiera kwoty i unieważnienia sprzedaży, a także zwroty. Istnieje również możliwość ustawienia wydruków automatycznych na daną godzinę, by raport dobowy z terminala nie zaprzątał nam myśli. Przy takim ustawieniu należy jednak pamiętać, by terminal był włączony.

Jeśli masz problem z zamknięciem dnia na terminalu płatniczym, zajrzyj na YouTube: znajduje się tam cały ogrom przydatnych i bardzo przyjaznych poradników!

Pominięty raport dobowy: co zrobić?

Czasami zdarzy się, że nie wykonaliśmy poprzedniego dnia raportu dobowego. Jeśli tego dnia nie dokonano żadnej nowej sprzedaży, sposób postępowania jest prosty – należy wykonać brakujący raport fiskalny dobowy i zapomnieć o całej sprawie. 

Jeśli natomiast dokonaliśmy już sprzedaży w kolejnym dniu, należy wykonać raport dobowy, a na zakończenie dnia następny. Otrzymamy w tym dniu dwa raporty dobowe z tą samą datą, ale z innym numerem. Pierwszy tego dnia wydrukowany raport dobowy należy wpiąć w rozliczenie za dzień poprzedni.

raport dobowy kasa fiskalna

Raport fiskalny miesięczny

Bardzo ważnym elementem użytkowania kasy jest wykonywanie raportu miesięcznego. Na szczęście jest to obowiązek mniej obwarowany restrykcyjnymi przepisami, niż wykonywanie raportu dobowego.

Raport miesięczny: co to jest?

To raport fiskalny, będący zestawieniem wszystkich sprzedaży zarejestrowanych w zakończonym już miesiącu sprzedaży. Prezentuje wykaz raportów dobowych wykonanych w poprzednim miesiącu i ma charakter księgowy – służy do rozliczenia podatkowego. Raport miesięczny to raport okresowy, do którego wykonania jest zobligowany każdy użytkownik kasy fiskalnej. 

Kiedy wykonywać raport kasowy miesięczny?

Według Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (§ 6 ust. 1 pkt 4), raport miesięczny wystawiany jest po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu, jednak nie później niż do 25 dnia kolejnego miesiąca. Oznacza to, że np. raport miesięczny za wrzesień, może zostać wystawiony najpóźniej do dnia 25 października. 

Wyjątek stanowi sytuacja, w której przez cały miesiąc nie zarejestrowaliśmy żadnej sprzedaży, nie jest więc wymagany raport miesięczny. Kasa fiskalna nie zapisała żadnych transakcji, nie wykonywaliśmy raportów dobowych, stąd zwolnienie ze sporządzenia raportu miesięcznego. 

Czy można dwa razy wydrukować raport miesięczny?

Raport kasowy miesięczny ma charakter jedynie odczytujący, a nie zerujący, tak jak raport dobowy. Dlatego jeśli zgubimy dokument, lub ulegnie on zniszczeniu, bez problemu wydrukujemy go ponownie z pamięci kasy. Odpowiedź na pytanie: “czy można dwa razy wydrukować raport miesięczny?” jest prosta. Owszem, można, zarówno przy wystawianiu pierwotnego dokumentu, jak i w innym, dowolnym momencie, o ile pamięć fiskalna nie uległa uszkodzeniu. 

Jak wydrukować raport miesięczny z kasy fiskalnej?

Nie ma jednej odpowiedzi na to pytanie, bowiem raport fiskalny miesięczny może być drukowany w różny sposób, w zależności od urządzenia, którego używamy. Zapewniamy jednak, że jest to zawsze czynność prosta i mało skomplikowana, dzięki której uzyskujemy raport miesięczny. Kasa fiskalna zazwyczaj wyposażona jest w odpowiedni klawisz skrótu, którego naciśnięcie powoduje wydruk. 

Polecamy również znowu całe mnóstwo filmików instruktażowych z YouTube, które pokazują jak pozyskać raport kasowy miesięczny na konkretnych urządzeniach wiodących marek. Jeśli nie masz ochoty przeszukiwać YouTube, zajrzyj do naszego działu z instrukcjami obsługi: Instrukcje obsługi urządzeń fiskalnych. Tam z pewnością dowiesz się, jak wydrukować raport miesięczny z kasy fiskalnej.

Raport roczny kasy fiskalnej

Raport roczny to raport fiskalny dużo mniej popularny wśród przedsiębiorców, bowiem przepisy nie regulują w żaden sposób obowiązku jego posiadania. Warto jednak wiedzieć, że urządzenia fiskalne posiadają możliwość stworzenia takiego zestawienia, które może mieć wartość dla księgowości firmy. Jeśli chcesz wydrukować raport roczny kasy fiskalnej, powinieneś wykonać raport okresowy skrócony, obejmujący okres od 1.01 do 31.12 interesującego Cię roku.

Pamiętaj, że raport roczny kasy fiskalnej drukujesz według własnych potrzeb, a ustawodawca (przynajmniej w tym momencie) nie przewiduje żadnych kar ani grzywien za jego brak w dokumentacji.

Jak długo należy przechowywać każdy raport fiskalny?

O ile nie dysponujesz urządzeniem zapisującym dokumenty fiskalne w formie elektronicznej, musisz zadbać o odpowiednie przechowywanie papierowych dokumentów fiskalnych. Prawo nakłada na Ciebie obowiązek przechowywania dokumentów fiskalnych przez 5 lat.

5 lat liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Pisząc prościej: jeśli wypełniasz zeznanie PIT w oparciu o dokumenty fiskalne z 2020, musisz przechowywać je do końca 2025 roku.

Raporty kasowe

Urządzenia fiskalne posiadają również możliwość wydrukowania raportów kasowych. Raport kasowy to coś innego, niż raport fiskalny. Wśród raportów kasowych znajdziesz interesującą dokumentację, dotyczącą sprzedaży, statystyk, grup towarowych, transakcji odroczonych czy stanu samej kasy. Znajdziesz tu także tzw. raport szczegółowy sprzedaży

Raport szczegółowy sprzedaży wydrukować możesz dla celów informacyjnych, statystycznych i analitycznych. Dzięki niemu poznasz wartość sprzedaży poszczególnych produktów lub usług, czy utarg zrealizowany przez każdego użytkownika kasy. Raport szczegółowy sprzedaży pozwoli Ci także kontrolować wyznaczone pracownikom cele sprzedażowe. Wszystkie dane można analizować za względu na wybrany okres czasu (miesiąc, kwartał, rok).

Liczymy, że po przeczytaniu naszego artykułu, raporty nie mają dla Ciebie żadnych tajemnic. Potrzebujesz więcej informacji? Zapraszamy do kontaktu z nami lub do działu Najczęściej zadawane pytania w branży fiskalnej. 🙂

Skontaktuj się z nami!

wróć do bazy wiedzy