Nieodpłatne przekazanie towaru a kasa fiskalna – co mówią przepisy?

Rozdajesz próbki, obdarowujesz klientów gadżetami reklamowymi albo przekazujesz towar na cele charytatywne. Czy musisz to ewidencjonować na kasie fiskalnej? Wielu przedsiębiorców zakłada, że skoro nieodpłatne przekazanie może generować obowiązek na gruncie podatku VAT, powinno także trafić na kasę fiskalną. Jak to wygląda w praktyce? Jaka relacja łączy nieodpłatne przekazanie towaru, kasę fiskalną i podatek VAT? Zapraszamy do artykułu!

Spis treści:

1. Nieodpłatne przekazanie towarów a kasa fiskalna – w pigułce

2. Jaka jest relacja pomiędzy nieodpłatnym przekazaniem a kasą fiskalną?

2.1 Co to jest nieodpłatne przekazanie towaru?

2.2 Dlaczego przy nieodpłatnym przekazaniu kasa fiskalna nie jest potrzebna?

3. Kiedy nieodpłatne przekazanie towarów może wymagać kasy fiskalnej?

3.1 Gdy nieodpłatne przekazanie jest pozorne (sprzedaż premiowa)

3.2 Gdy przekazujesz towary z bezwzględnym obowiązkiem ewidencji

4. Kiedy nieodpłatne przekazanie towaru podlega VAT?

4.1 Czy są sytuacje, w których nieodpłatne przekazanie nie podlega VAT w ogóle?

4.2 Limity wartości prezentów o małej wartości

4.3 Co w przypadku przekroczenia limitu?

5. Jak prawidłowo udokumentować nieodpłatne przekazanie?

6. Kasa fiskalna a nieodpłatne przekazanie – najczęściej zadawane pytania (FAQ)

7. Planujesz zakup pierwszej kasy fiskalnej i rozdajesz klientom gadżety? Poradź się Mico!

Nieodpłatne przekazanie towarów a kasa fiskalna – w pigułce

• Nie musisz prowadzić ewidencji fiskalnej za nieodpłatne przekazanie towarów – kasa fiskalna rejestruje wyłącznie sprzedaż, czyli odpłatną dostawę.
• Obowiązek VAT od nieodpłatnego przekazania powstaje tylko wtedy, gdy przy zakupie towaru odliczono podatek naliczony (Art. 7 ust. 2 Ustawy o VAT).
• Wyjątek stanowią próbki i prezenty małej wartości (do 20 zł za sztukę lub do 100 zł rocznie na jednego odbiorcę przy prowadzeniu ewidencji) – są one wyłączone z VAT.
• Brak obowiązku ewidencji fiskalnej nie zwalnia Cię z prowadzenia dokumentacji księgowej. Nieodpłatne przekazanie rejestrujesz wewnętrznie lub – jeśli odbiorca jest podatnikiem VAT – fakturą.

Jaka jest relacja pomiędzy nieodpłatnym przekazaniem a kasą fiskalną?

Co to jest nieodpłatne przekazanie towaru?

Nieodpłatne przekazanie towaru to każda sytuacja, w której przenosisz własność towaru na inną osobę bez pobierania zapłaty. W praktyce może to być:

• gadżet reklamowy lub upominek wręczany klientom,
• towar przekazywany fundacji lub organizacji pożytku publicznego,
• próbka produktu wydawana potencjalnym nabywcom,
• towar wycofany ze sprzedaży i przekazany pracownikom lub na cele osobiste właściciela.

Wspólnym mianownikiem wszystkich przytoczonych przykładów jest fakt, że nie pojawia się tu żadna forma świadczenia wzajemnego.

Dlaczego przy nieodpłatnym przekazaniu, kasa fiskalna nie jest potrzebna?

Przepisy mówią jednoznacznie: obowiązek prowadzenia ewidencji na kasie fiskalnej powstaje wyłącznie przy sprzedaży, zgodnie z Art. 111 ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535). Art. 2 pkt 22 tej samej ustawy definiuje sprzedaż jako:

„odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów”.

Nieodpłatne przekazanie towaru, z samej swojej natury, nie mieści się w tej definicji. Dlatego właśnie, co do zasady, nie będzie Ci potrzebna kasa fiskalna – nieodpłatne przekazanie towarów nie niesie za sobą żadnej zapłaty, którą mógłbyś zarejestrować fiskalnie.

Ważne! Nie należy rejestrować za pomocą kasy fiskalnej nieodpłatnego przekazania, ponieważ nie mamy w tej sytuacji do czynienia ze sprzedażą!

Kiedy nieodpłatne przekazanie towarów może wymagać kasy fiskalnej?

Gdy nieodpłatne przekazanie jest pozorne

Jeśli warunkiem otrzymania prezentu jest dokonanie innego, odpłatnego zakupu (np. „kup kurtkę, dostaniesz czapkę za 1 zł / gratis” albo „zrób zakupy za 150 zł, a dostaniesz gadżet”), to mamy do czynienia ze sprzedażą premiową lub transakcją wiązaną.

Sądy i urzędy skarbowe stoją na stanowisku, że:

• Wydanie takiego gadżetu nie jest czynnością darmową (gdyby klient nie zapłacił 150 zł, nie dostałby gratisu/gadżetu).
• Koszt tego gadżetu ekonomicznie zawiera się w cenie, którą klient płaci przy kasie.

Jest to więc transakcja odpłatna, czyli sprzedaż, a nie nieodpłatne przekazanie towarów. Kasa fiskalna powinna zarejestrować zarówno produkt główny jak i gadżet/gratis, jeśli klientem jest osoba fizyczna. W praktyce często rozbija się cenę na paragonie, np. obniżając cenę towaru głównego i dodając gadżet za grosz, tak aby łączna wartość paragonu się zgadzała.

Gdy przekazujesz towary z bezwzględnym obowiązkiem ewidencji

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902) wymienia towary, które muszą być bezwzględnie rejestrowane na kasie fiskalnej (§ 4 ust. 1 pkt 1). Można tu wyliczyć m.in. perfumy, alkohol, wyroby tytoniowe, elektroniczne, z metali szlachetnych, czy paliwa.

Czy więc każde przekazanie jednego z powyższych towarów należy nabić na kasę fiskalną? Czy nieodpłatne przekazanie towarów z wrażliwej listy bez ewidencji fiskalnej, może rodzić poważne konsekwencje skarbowe?

W przypadku towarów objętych §4 rozporządzenia (np. część elektroniki, perfumy) występują rozbieżności interpretacyjne. Część opracowań wskazuje konieczność ewidencji, jeśli nieodpłatne przekazanie podlega VAT, jednak ponieważ §4 odnosi się do sprzedaży, warto rozważyć uzyskanie interpretacji indywidualnej KIS.

Przykład: Przekazujesz influencerowi darmowe perfumy o wartości przekraczającej limit prezentu małej wartości. Takie przekazanie może rodzić obowiązek VAT. W przypadku ewidencji na kasie fiskalnej pojawiają się jednak rozbieżności interpretacyjne, dlatego przy większych wartościach warto rozważyć wystąpienie o interpretację KIS.

Ważne! Planując przekazanie prezentów o większej wartości upewnij się, że nie są one objęte bezwzględnym obowiązkiem ewidencji fiskalnej na mocy § 4 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1902)!

Kiedy nieodpłatne przekazanie towaru podlega VAT?

Przedsiębiorcy bardzo często wiążą obowiązek rozliczenia VAT z obowiązkiem ewidencji na kasie fiskalnej. Nieodpłatne przekazanie towarów może rodzić zobowiązanie na gruncie podatku VAT zupełnie niezależnie od obowiązku ewidencji fiskalnej. Są to dwa odrębne mechanizmy, regulowane zupełnie różnymi przepisami.

Art. 7 ust. 2 Ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535) stanowi:

„Przez dostawę towarów (…) rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności: przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników (…) oraz wszelkie inne darowizny – jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.„

Jak widać, zobowiązanie na gruncie VAT od nieodpłatnego przekazania pojawia się tylko wtedy, gdy przy zakupie towaru odliczono podatek. Jeśli natomiast kupiłeś towar bez prawa do odliczenia podatku VAT (np. na paragon konsumencki), nieodpłatne przekazanie nie generuje żadnego podatku wtórnego.

Przykład: Firma budowlana przekazuje swojemu pracownikowi (osobie fizycznej) materiały budowlane o wartości 500 zł, które zostały jej po remoncie biura. Ponieważ przy ich zakupie firma odliczyła VAT, to nieodpłatne przekazanie podlega pod podatek VAT. Jednak na kasie fiskalnej niczego nie ewidencjonuje – materiały budowlane nie są objęte bezwzględnym obowiązkiem stosowania kasy, a samo przekazanie nie jest odpłatną sprzedażą.

Czy są sytuacje, w których nieodpłatne przekazanie nie podlega VAT w ogóle?

Nawet jeśli VAT był odliczony przy zakupie, istnieją dwa rodzaje towarów, pozostające poza opodatkowaniem na mocy Art. 7 ust. 3–4 Ustawy o VAT. Są to próbki i prezenty małej wartości.

Próbki są towarami wydawanymi wyłącznie w celu zaprezentowania produktu. Nie mają charakteru standardowego obrotu handlowego. Prezenty małej wartości są natomiast definiowane przez konkretne progi kwotowe, co prezentujemy w poniższej tabeli

Limity wartości prezentów o małej wartości

Jak widać, jednorazowy upominek dla danej osoby fizycznej do kwoty 20 zł netto nie rodzi zobowiązania na gruncie podatku VAT. Jednak wielokrotne, droższe upominki (powyżej 20 zł) dla jednej osoby nie powinny w ciągu roku przekroczyć kwoty 100 zł netto. Aby mieć to pod kontrolą, należy prowadzić ewidencję tożsamości osób obdarowanych. Nie oznacza to oczywiście, że do kwoty 100 zł, przy nieodpłatnym przekazaniu towarów, kasa fiskalna staje się nagle niezbędna. Mamy tu na myśli prowadzenie ewidencji księgowej np. zestawienie w arkuszu kalkulacyjnym.

Co ciekawe, w Mico też stosujemy nieodpłatne przekazanie. Kasa fiskalna idzie u nas w parze z firmową krówką i teczką na fiskalne dokumenty. Są to groszowe sprawy, więc nie ewidencjonujemy tego na kasie. Nie prowadzimy też ewidencji klientów jedzących nasze krówki. Trudno byłoby przekroczyć kwotę 100 zł w skali roku nawet największemu łasuchowi. – mówi Joanna Nowicka, Specjalista ds. Marketingu Mico.

Co w przypadku przekroczenia limitu?

Jeśli przy serii prezentów ich wartość dla danej osoby w roku podatkowym przekroczy 100 zł netto, opodatkowaniu podlegają dopiero te przekazania, które spowodowały nadwyżkę. Nie musisz korygować i opodatkowywać prezentów wręczonych wcześniej, które mieściły się w limicie.

Przy pojedynczym prezencie o wartości większej niż 100 zł, jest on od razu opodatkowany w całości. Nie spełnia bowiem definicji prezentu o małej wartości.

Ważne! Przekazanie jednorazowego upominku o wartości powyżej 100 zł netto oznacza, że VAT obejmuje całą wartość tego przedmiotu – nie tylko nadwyżkę ponad limit.

Jak prawidłowo udokumentować nieodpłatne przekazanie?

Skoro przy nieodpłatnym przekazaniu towarów kasa fiskalna nie prowadzi ewidencji – jak należy dokumentować wydawanie próbek i prezentów o małej wartości? Kiedyś obowiązkowe faktury wewnętrzne, zostały zniesione. Dziś przepisy nie narzucają jednego, sztywnego dokumentu. W praktyce stosuje się:

Niezależnie od formy dokumentu, czynność podlegającą opodatkowaniu VAT należy ująć w ewidencji VAT – w pliku JPK_VAT, w odpowiednim okresie rozliczeniowym.

Kasa fiskalna a nieodpłatne przekazanie – najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy gadżety reklamowe wydawane klientom muszę ewidencjonować na kasie fiskalnej?

Nie. Gadżety wydawane nieodpłatnie to nieodpłatne przekazanie towaru, nie sprzedaż w rozumieniu Art. 2 pkt 22 Ustawy o VAT. Brak zapłaty oznacza brak podstawy do wystawienia paragonu.

Czy nieodpłatne przekazanie towaru wlicza się do limitu 20 000 zł zwalniającego z kasy?

Nie. Limit dotyczy obrotu ze sprzedaży, czyli wyłącznie transakcji odpłatnych. Nieodpłatne przekazanie nie jest obrotem i do tego limitu się nie wlicza.

Co jeśli towar, który przekazuję nieodpłatnie, kupiłem bez odliczenia VAT?

Nie powstaje obowiązek na gruncie podatku VAT – Art. 7 ust. 2 Ustawy o VAT nie ma wówczas zastosowania. Warto jednak zachować dokumentację potwierdzającą brak odliczenia.

Czy przekazanie towaru pracownikom wymaga kasy fiskalnej?

Co do zasady nie, ale mogą pojawiać się wyjątki. Więcej na ten temat w artykule: Sprzedaż na rzecz pracowników a kasa fiskalna – kiedy działa zwolnienie, a kiedy pojawiają się wyjątki?

Czy darowizna towaru na rzecz fundacji wymaga paragonu?

Nie. Fundacja nie jest konsumentem w rozumieniu przepisów o kasach fiskalnych. Kasa służy do rejestrowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności. Darowiznę na rzecz fundacji udokumentujesz protokołem, nie paragonem.

Co z upominkiem o wartości przekraczającej 100 zł na jedną osobę rocznie?

Cała wartość upominku podlega VAT (nie tylko nadwyżka ponad 100 zł). Wykazujesz to w JPK_VAT i wystawiasz dokument wewnętrzny.

Czy relacja pomiędzy nieodpłatnym przekazaniem a kasą fiskalną to problem tylko przy próbkach i gadżetach?

Nie – zasada dotyczy każdej formy nieodpłatnego przekazania. W przypadku towarów wymienionych w § 4 ust. 1 pkt 1–2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1902), takich jak część elektroniki czy perfumy, pojawiają się jednak rozbieżności interpretacyjne. Część stanowisk wskazuje konieczność ewidencji, jeżeli przekazanie podlega VAT. Ze względu na brak jednoznaczności warto rozważyć interpretację indywidualną KIS.

Planujesz zakup pierwszej kasy fiskalnej i rozdajesz klientom gadżety? Poradź się Mico!

Niezmiernie nas cieszy, że przeczytałeś całą część poradnikową i dotarłeś aż tutaj. Mamy nadzieję, że znalazłeś odpowiedzi na wszystkie swoje pytania. Jeśli właśnie przygotowujesz się do założenia własnego biznesu i po prostu szukałeś informacji o nieodpłatnym przekazaniu – kasa fiskalna, jej zakup i konfiguracja na pewno nieco Cię martwi.

Wiedz, że ogromne znaczenie w zakupie pierwszej kasy fiskalnej ma wybór właściwego serwisu kas. My działamy w tej branży od blisko 30 lat. Mamy wśród swoich klientów osoby stosujące różne formy nieodpłatnego przekazania towarów, a kasa fiskalna jest ich sprzymierzeńcem, bo została wybrana i skonfigurowana na podstawie długiej, cierpliwej rozmowy.

W Mico nie dostajesz po prostu pudełka z urządzeniem. Otrzymujesz pełne programowanie, szkolenie z obsługi, fiskalizację, a co ważniejsze – przestrzeń na wszystkie Twoje pytania.

Jeśli więc masz wątpliwości dotyczące nieodpłatnego przekazania towaru i kasy fiskalnej, albo chcesz kupić pierwszą kasę fiskalną w sprawdzonym miejscu – zadzwoń bezpośrednio do nas. Skontaktuj się z nami pod numerem 696 357 511 lub przyjdź na ulicę Gorczyczewskiego 4 w Poznaniu.

Autorem poradnika jest Jędrzej Powalisz, współzałożyciel firmy Mico, z blisko 30-letnim doświadczeniem w doradztwie i wdrożeniach urządzeń fiskalnych.

Skontaktuj się z nami!