Ewidencja zwrotów dla kasy fiskalnej – jak prowadzić ją prawidłowo?

Zarobek w handlu nigdy nie jest sprawą ostateczną. Fajnie jest, gdy klienci ustawiają się w długie kolejki, by kupować Twoje produkty. Ale co zrobić, gdy niektórzy z nich wracają po godzinie albo po miesiącu, mówiąc: “Oj, przepraszam, to jednak nie ten rozmiar/kolor/styl”. Takie sytuacje to stały element handlowej codzienności – po prostu nie da się ich uniknąć. Każdy sprzedawca prędzej czy później będzie musiał zmierzyć się ze swoim pierwszym zwrotem towaru. A trzeba tu zaznaczyć, że ewidencja zwrotów dla kasy fiskalnej jest w Polsce ściśle regulowana przepisami. Jak więc poprawnie prowadzić ewidencję zwrotów dla kasy fiskalnej? Czy to trudne i od czego zacząć?

Na kasie ewidencjonujesz tylko sprzedaż

Fundamentalna kwestia, o której musisz wiedzieć, brzmi: kasa fiskalna służy do rejestracji sprzedaży, a nie zwrotów. Mówi o tym wprost Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2025 poz. 845, § 3 ust. 2):

W ewidencji nie ujmuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.

Zapomnij więc o próbach „cofania” transakcji, robienia ujemnych paragonów czy wciskania jakichkolwiek magicznych kombinacji klawiszy. To nie zadziała – kasa fiskalna po prostu nie ma funkcji ewidencjonowania zwrotów. Wszelkie anulowania transakcji są dopuszczalne tylko przed wydrukowaniem paragonu fiskalnego i finalizacją sprzedaży.

Ewidencja zwrotów dla kasy fiskalnej wymaga natomiast odrębnej dokumentacji. Szczegóły wyjaśniamy poniżej.

Jak wygląda ewidencja zwrotów dla kasy fiskalnej?

Ponieważ zwrotów nie rejestrujesz na kasie, ujmiesz je w odrębnej ewidencji. Ewidencję możesz prowadzić analogowo – w starym, dobrym zeszycie lub w eleganckim pliku na komputerze – ważne, żeby była. Ewidencja zwrotów dla kasy fiskalnej to dokument, który będzie służył udokumentowaniu podstawy zwrotu pieniędzy klientowi.

Jest to również coś więcej niż luźna notatka. Wspomniane wcześniej Rozporządzenie (§ 3 ust. 3) określa, co musi zawierać taka ewidencja zwrotów dla kasy fiskalnej, aby była uznana za poprawną:

1. datę sprzedaży;
2. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3. termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4. wartość z podatkiem (brutto) zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5. wysokość zwracanej należności (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej – numer tego paragonu lub tej faktury oraz numer unikatowy;
7. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół z nabycia sprawdzającego.

W skrócie ewidencja zwrotów dla kasy fiskalnej powinna pokazywać co, kiedy i za ile zostało sprzedane oraz ile pieniędzy oddajesz klientowi. W załączniku powinien pojawić się dokument potwierdzający sprzedaż. Całą procedurę zamykasz protokołem przyjęcia zwrotu – podpisanym przez Ciebie i Klienta dokumentem, który potwierdza, że zwrot faktycznie miał miejsce.

Potwierdzenie zakupu? Nie zawsze oznacza paragon

Bardzo częstym problemem jest brak paragonu fiskalnego u klienta dokonującego zwrotu. O powszechności tego problemu niech świadczy niesłabnąca popularność artykułu Czy sprzedawca może przyjąć zwrot towaru bez paragonu? w naszej Bazie Wiedzy.

Czy więc zwrot bez paragonu jest możliwy? Tak, oczywiście. Warto zwrócić uwagę, że ewidencja zwrotów dla kasy fiskalnej wymaga jedynie, aby klient przedstawił dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży. Nie musi to być paragon, o ile oczywiście klient posiada inny dowód zakupu.

Żebyś uznał zwrot, klient może przedstawić:

• paragon fiskalny,
• wyciąg z konta bankowego (jeśli płacił kartą lub przelewem),
• potwierdzenie płatności kartą,
• fakturę elektroniczną lub papierową,
• gwarancję z pieczątką i datą,
• inny, wiarygodny ślad transakcji.

Po prostu musisz mieć pewność, że oddajesz pieniądze właściwej osobie, a klient musi udowodnić, że dokonał zakupu. Dowód zakupu należy pobrać od klienta i dołączyć do protokołu, aby ewidencja zwrotów dla kasy fiskalnej była wyczerpująca i transparentna.

Osobna ewidencja dla każdej kasy

Masz kilka stanowisk kasowych albo kilka punktów sprzedaży? Pamiętaj, że dla przejrzystości rozliczeń każde z urządzeń fiskalnych musi mieć własną, osobną ewidencję zwrotów. Nie powinieneś łączyć dokumentacji zwrotów dla transakcji z różnych kas rejestrujących w jednym zbiorczym dokumencie.

Trzeba zadbać o to, by ewidencja zwrotów dla kasy fiskalnej zawierała w sobie ewidencyjny numer unikatowy kasy fiskalnej. Wpisując go, wprowadzasz tym samym rozróżnienie dokumentów, unikając niepotrzebnych pomyłek w przyszłości.

ProTip od Mico – z nami jest łatwiej!

Dobrze wiemy, że wiedza to jedno, a wykonanie to już zupełnie inna sprawa. Cieszymy się, że czytając ten artykuł, dowiedziałeś się więcej, ale z pewnością przydałby Ci się jakiś wzór, coś na start…

Od tego jesteśmy my! W Mico wiemy, że klienci mają na głowie prowadzenie biznesu, a studiowanie przepisów bywa przytłaczające. Dlatego, gdy kupujesz u nas kasę fiskalną, nie dostajesz tylko sprzętu – dostajesz także wyprawkę z niezbędnymi dokumentami. Wśród nich znajduje się również ewidencja zwrotów dla kasy fiskalnej.

Jeśli więc szukasz pierwszej kasy i serwisu, który potraktuje Cię jak człowieka, a nie kolejny numer na liście wpłat – wpadnij do Mico! Jesteśmy tu, by Cię wesprzeć wiedzą i doradztwem. Nie musisz niczego wiedzieć. Po prostu opowiedz nam o swoim biznesie. Gwarantujemy, że w kilka minut znajdziemy idealną kasę. Pokażemy Ci, jak działa, odpowiemy na wszystkie pytania i dopilnujemy, byście się polubili! Odwiedź nas na Gorczyczewskiego 4 w Poznaniu lub zadzwoń: 696 357 511. Zapraszamy serdecznie!

Skontaktuj się z nami!