Druga kasa fiskalna w firmie – kiedy jest potrzebna i jak ją rozliczyć?

Nabycie pierwszego urządzenia fiskalnego to ważna i często dość stresująca decyzja, szczególnie dla początkujących przedsiębiorców. Zdarzają się jednak sytuacje, w których konieczna jest druga kasa fiskalna. W tym artykule dowiesz się, kiedy kolejne urządzenie może się przydać i co warto wiedzieć przed jego nabyciem. Ponadto odpowiemy na pytanie, czy przy drugim urządzeniu można zastosować ulgę na zakup. Poznasz również odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Zapraszamy!

Spis treści

1. Druga kasa fiskalna – ważne informacje w pigułce

1.1 Zwrot za zakup kasy fiskalnej

1.2 Inne odliczenia podatkowe za drugą kasę

2. Czy przysługuje zwrot za drugą kasę fiskalną online?

2.1 Druga kasa fiskalna i ulga w świetle ustawy o VAT

2.2 Czy ulga na drugą kasę fiskalną jest dla każdego?

3. Kiedy przysługuje ulga na drugą kasę fiskalną online?

4. Kiedy druga kasa fiskalna może się przydać w firmie?

4.1 Rozszerzenie działalności

4.2 Nowa działalność

4.3 Zużycie starego urządzenia

4.4 Kasa rezerwowa

5. Jak odliczyć drugą kasę fiskalną w zależności od statusu VAT i formy opodatkowania?

5.1 Odliczenie VAT

5.2 Ulga na zakup kasy

5.3 Koszt uzyskania przychodu

6. FAQ – Najczęściej zadawane pytania o drugą kasę fiskalną

7. Jak uniknąć błędów przy zakupie drugiej kasy fiskalnej w firmie? Eksperckie wsparcie Mico

Druga kasa fiskalna – ważne informacje w pigułce

Zwrot za zakup kasy fiskalnej

• Ulga 700 zł przysługuje na wszystkie urządzenia fiskalne online zakupione przy rozpoczęciu ewidencjonowania, pod warunkiem że w przeszłości nie prowadziłeś sprzedaży fiskalnej.
• Prawo do zwrotu obowiązuje 6 miesięcy, licząc od daty fiskalizacji pierwszego urządzenia – dotyczy to nie tylko drugiej, ale także kolejnych kas fiskalnych.
• Kasę rezerwową warto kupić razem z pierwszą kasą lub w terminie 6 miesięcy od fiskalizacji pierwotnego urządzenia – wtedy dostaniesz za nią zwrot 700 zł.
• Czynni podatnicy VAT rozliczają zakup drugiej kasy fiskalnej w deklaracji JPK_V7.
• Podatnicy zwolnieni z VAT otrzymują zwrot kosztów na rachunek bankowy, po wysłaniu wniosku do Urzędu Skarbowego.

Inne odliczenia podatkowe za drugą kasę

• Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, zawsze odliczasz 23% podatku od zakupu każdego kolejnego urządzenia fiskalnego.
• Zakup drugiej kasy fiskalnej możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeśli rozliczasz się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym.

Czy przysługuje zwrot za drugą kasę fiskalną online?

To najczęstsze pytanie, jakie zadają nasi Klienci – czy zwrot za druga kasę fiskalną online będzie mi przysługiwał? Dla przedsiębiorców kupujących swoje pierwsze urządzenie fiskalne, zwrot za drugą kasę fiskalną online przysługuje niemal zawsze, przy zachowaniu terminów przewidzianych w ustawie. Natomiast podatnicy, którzy w przeszłości skorzystali już z prawa do ulgi lub używali urządzeń fiskalnych, nie zastosują ulgi ponownie.

Druga kasa fiskalna i ulga w świetle ustawy o VAT

Prawo do zwrotu części kosztów za zakup kasy fiskalnej reguluje art. 111 ust. 4 ustawy o VAT (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535):

4. Podatnicy, u których:

1) powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a,

2) nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, oraz dotychczas nie używali kas rejestrujących lub kas, o których mowa w art. 145a ust. 1, do prowadzenia ewidencji sprzedaży – mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł, a w przypadku gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.

Czy ulga na drugą kasę fiskalną jest dla każdego?

Niestety z ulgi nie skorzystają wszyscy podatnicy. Zwrot części kosztów za zakup kasy fiskalnej nie został stworzony, aby ogólnie ulżyć przedsiębiorcom przy obowiązku fiskalizacji. Jej celem jest zmniejszenie kosztów dla podatników, którzy muszą lub dobrowolnie decydują się kupić kasę online.

Aktualnie ulga na zakup kasy jest przywilejem jednorazowym, na nabycie pierwszych urządzeń fiskalnych, które w dodatku muszą być modelami typu online. Zwrot za drugie urządzenie fiskalne otrzymasz jedynie przy zachowaniu terminów z ustawy, o których piszemy poniżej.

Kiedy przysługuje ulga na drugą kasę fiskalną online?

Relacja pomiędzy drugą kasą fiskalną a ulgą na zakup kształtuje w dużej mierze moment nabycia urządzenia.

1. W momencie powstania obowiązku ewidencjonowania możesz nabyć dowolną liczbę urządzeń fiskalnych online. W efekcie otrzymasz zwrot nie tylko za drugą kasę fiskalną, ale także na każde zakupione urządzenie.
2. Prawo do zwrotu części kosztów za zakup kasy fiskalnej obowiązuje 6 miesięcy, licząc od daty fiskalizacji.
3. Jeśli minie więcej niż 6 miesięcy od daty fiskalizacji pierwszej kasy fiskalnej – ulga nie będzie Ci już przysługiwać, gdy zdecydujesz się na zakup kolejnych urządzeń.

Ważne! Ulga przysługuje przy zakupie dowolnej liczby kas, pod warunkiem, że zostaną one zgłoszone i ufiskalnione w ciągu 6 miesięcy od daty powstania obowiązku fiskalizacji.

Kiedy druga kasa fiskalna może się przydać w firmie?

Istnieje kilka przypadków, w których zgłaszacie się do nas po drugą kasę fiskalną. Rozważmy teraz każdy z nich.

Rozszerzenie działalności

Najczęstszą przyczyną zakupu kolejnego urządzenia fiskalnego jest rozszerzenie działalności. Czasami potrzeba drugiej kasy fiskalnej online, aby utworzyć dodatkowe stanowisko sprzedaży. Często po pewnym czasie funkcjonowania biznesu pojawia się pomysł na otworzenie następnej lokalizacji w obrębie tej samej działalności. W obu przypadkach w firmie pojawia się druga kasa fiskalna. Pamiętaj, że otrzymasz na nią zwrot tylko wtedy, gdy dokonasz zakupu i fiskalizacji w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencjonowania w firmie

Druga firma na nowy NIP

Ciekawym przypadkiem jest utworzenie nowej działalności z innym numerem NIP, niezależnej od obecnie prowadzonej. Wyobraź sobie sytuację: prowadzisz sklep spożywczy z kasą fiskalną starego typu. Teraz planujesz w wolnym czasie zająć się także działalnością remontową, która wymaga urządzenia fiskalnego online. W tym przypadku ta druga kasa fiskalna będzie urządzeniem online, na które otrzymasz zwrot – pod warunkiem, że:

• założysz tę drugą firmę na inny NIP,
• nowa firma dopiero rozpoczyna ewidencję i są to jej pierwsze urządzenia.

W kontekście sprzedaży produktów spożywczych wciąż możesz używać kasy z elektroniczną kopią paragonu.

Zużycie starego urządzenia

Jeśli Twoja kasa fiskalna ulegnie awarii albo zapełni się jej pamięć fiskalna, musisz kupić nowe urządzenie lub wymienić w nim pamięć fiskalną. Pamiętaj, że wymiana zużytego sprzętu online nie daje prawa do ponownej ulgi na zakup, jeśli już raz z niej skorzystałeś.

Kasa rezerwowa

Druga kasa fiskalna w firmie, nabyta jako kasa rezerwowa w momencie zakupu pierwszego urządzenia, będzie objęta ulgą na zakup. W kryzysowej sytuacji można ją uruchomić i prowadzić na niej ewidencję, gdy w międzyczasie główna kasa jest serwisowana. Mając pod ladą drugie, gotowe do pracy urządzenie fiskalne, unikasz nieprzewidzianych przestojów i niepotrzebnego stresu.

Kiedy przysługuje ulga na drugą kasę fiskalną?

Jak odliczyć drugą kasę fiskalną w zależności od statusu VAT i formy opodatkowania?

Planując zakup kolejnego urządzenia, warto wiedzieć, jak rozliczyć drugą kasę fiskalną. Odliczenie w tym przypadku odbywa się dokładnie tak samo, jak w przypadku pierwszej kasy i może mieć aż trzy wymiary, które dokładnie opisujemy poniżej.

Odliczenie VAT

• W przypadku zakupu drugiej kasy fiskalnej odliczenie pełnej kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze (23%) jest standardowym prawem każdego czynnego podatnika VAT.
• Obowiązuje niezależnie od formy opodatkowania (ryczałt, liniowy, zasady ogólne).
• Pełną kwotę podatku VAT za kasę fiskalną wpisujesz do swojej deklaracji JPK_V7.

Ważne! Jeśli jesteś zwolniony z VAT, Twoim kosztem jest pełna kwota brutto z faktury!

Ulga na zakup kasy

• Przysługuje czynnym podatnikom VAT i przedsiębiorcom zwolnionym z VAT, niezależnie od formy opodatkowania (ryczałt, liniowy, zasady ogólne).
• Możesz odliczyć 90% ceny netto kasy, ale nie więcej niż 700 zł.
• Czynny podatnik VAT odlicza 700 zł od podatku VAT w deklaracji JPK_V7. Jeśli masz mniej podatku do zapłacenia, możesz rozliczyć ją w kolejnych miesiącach lub urząd zwróci Ci różnicę na konto.
• Podatnik zwolniony z VAT składa wniosek do Urzędu Skarbowego. Pieniądze trafiają prosto na rachunek bankowy podatnika.
• Przypominamy: odliczenie zwrotu na drugą kasę fiskalną, przysługuje tylko przy zachowaniu terminu 6 miesięcy od fiskalizacji pierwszego urządzenia!

Koszt uzyskania przychodu

• Koszt zakupu każdej kolejnej kasy, którego nie pokryła ulga 700 zł, możesz “wrzucić w koszty”, obniżając podatek dochodowy.
• Przysługuje czynnym podatnikom VAT i przedsiębiorcom zwolnionym z VAT oraz osobom na podatku liniowym i skali.

Przykład: Jesteś czynnym płatnikiem VAT i kupujesz kasę za 1600 zł netto. Dostałeś 700 zł ulgi. Pozostałe 900 zł netto wpisujesz jako koszt firmowy, obniżając swój podatek dochodowy.

Przykład 2: Jesteś podatnikiem zwolnionym z VAT i kupujesz drugą kasę za 1968 zł brutto. Niestety, pierwsze urządzenie fiskalne kupiłeś ponad rok temu, więc ulga na zakup już Ci nie przysługuje. W efekcie całą kwotę 1968 zł brutto wpisujesz jako koszt firmowy, obniżając swój podatek dochodowy.

Ważne! Zaliczenie zakupu kasy fiskalnej do kosztów uzyskania przychodu nie dotyczy przedsiębiorców na ryczałcie, ponieważ rozliczają się oni od przychodu, a nie dochodu!

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o drugą kasę fiskalną

Czy muszę serwisować kasę rezerwową?

Zdecydowanie tak. Nawet jeśli Twoja druga kasa fiskalna leży nieużywana jako „koło ratunkowe”, musisz pamiętać o regularnych przeglądach technicznych i wykonywaniu raportów fiskalnych, jeśli miała miejsce jakakolwiek sprzedaż. Każde ufiskalnione urządzenie podlega obowiązkowemu przeglądowi technicznemu co 2 lata.

Czy mogę mieć jednocześnie kasę online i kasę z elektroniczną kopią paragonu?

Tak. Jeśli Twoja branża nie została objęta przymusową wymianą na modele online (jak np. mechanicy czy fryzjerzy), możesz nadal używać starej kasy. Jeśli natomiast prowadzisz dwa rodzaje usług, z których tylko jedna wymaga kasy online, możesz używać obu typów urządzeń równolegle.

Czy druga kasa fiskalna online musi być zgłoszona do urzędu skarbowego?

Tak. Każda nowa kasa fiskalna online musi zostać zgłoszona do urzędu skarbowego. Zgłoszenie odbywa się przy fiskalizacji urządzenia i jest wykonywane zdalnie przez serwis.

Czy przy otwieraniu nowego oddziału firmy dostanę ulgę na nową kasę?

Tak, pod warunkiem, że ufiskalnisz ją w ciągu 6 miesięcy od daty fiskalizacji pierwszej kasy w firmie. Po tym terminie nowy punkt sprzedaży traktuje się jako kontynuację działalności bez prawa do ulgi.

Czy jeśli mam dwie kasy w dwóch sklepach, to mogę je dowolnie zamieniać?

Zasadniczo nie. Kasa jest przypisana do konkretnego adresu wykonywania działalności. Jeśli chcesz ją przenieść na stałe, musisz zaktualizować adres prowadzenia ewidencji.

Jak uniknąć błędów przy zakupie drugiej kasy fiskalnej w firmie? Eksperckie wsparcie Mico

W branży fiskalnej działamy od prawie 30 lat i pomagamy przedsiębiorcom dobrać odpowiednie urządzenia do realnych potrzeb firmy. W praktyce widzimy, że sporo obaw pojawia się właśnie przy zakupie kolejnej kasy – przedsiębiorcy często nie wiedzą, czy przysługuje im ulga, jak rozliczyć drugą kasę fiskalną albo czy warto kupić kasę rezerwową. Dzięki doświadczeniu wiemy, kiedy druga kasa fiskalna w firmie rzeczywiście jest potrzebna i jak zaplanować jej zakup, aby uniknąć niepotrzebnych kosztów.

Serwis i wsparcie, którego nie zastąpi żadna instrukcja

Kupując kasę fiskalną w Mico, otrzymujesz nie tylko urządzenie, ale również pełne wsparcie: programowanie, fiskalizację, szkolenie oraz wyprawkę z niezbędnymi dokumentami. Dzięki temu masz pewność, że wszystko zostanie wykonane zgodnie z przepisami – bez stresu i ryzyka błędów.

Porozmawiaj z doradcą

Masz pytania dotyczące drugiej kasy fiskalnej, ulgi lub rozliczenia zakupu? Skontaktuj się bezpośrednio z naszym zespołem. U nas nie rozmawiasz z botem ani anonimowym konsultantem – tylko z osobą, która na co dzień pracuje z urządzeniami fiskalnymi i doradza przedsiębiorcom takim jak Ty. Odwiedź nas na ul. Gorczyczewskiego 4 w Poznaniu lub dzwoń na numer: 696 357 511. Zapraszamy!

Autorem poradnika jest Borys, Dyrektor Handlowy Mico, który od 5 lat doradza naszym klientom w doborze kas fiskalnych i systemów sprzedażowych.

Skontaktuj się z nami!