Czy voucher trzeba ewidencjonować na kasie fiskalnej? Wyjaśniamy

Vouchery, bony i karty podarunkowe spotykamy już niemal wszędzie. Dlatego ich wdrożenie w firmie wydaje się marketingowym strzałem w dziesiątkę. Wielu przedsiębiorców zadaje sobie jednak pytanie: jak obchodzić się z voucherami z perspektywy sprzedawcy? Czy voucher trzeba ewidencjonować na kasie fiskalnej? Jak uniknąć zamieszania przy księgowaniu płatności? Dziś wyjaśniamy ten temat krok po kroku, abyś mógł bez stresu zaoferować vouchery swoim klientom. Zapraszamy!

Spis treści

1. Voucher a kasa fiskalna w pigułce

2. Czym jest bon jednego przeznaczenia?

3. Czym jest bon różnego przeznaczenia?

4. Kiedy muszę nabić voucher na kasę fiskalną? Różnica pomiędzy bonem SPV i MPV

5. Jak zarejestrować sprzedaż vouchera bez kasy fiskalnej?

5.1 Jakie dowody księgowe wykorzystać w sprzedaży voucherów MPV?

5.2 Dlaczego należy prowadzić ewidencję voucherów nawet bez kasy fiskalnej?

6. Czy rozliczyć sprzedaż niewykorzystanego vouchera na kasie fiskalnej?

7. FAQ – najczęściej zadawane pytania o vouchery i kasę fiskalną

8. Jak ewidencjonować voucher na kasie fiskalnej? Poradź się specjalistów!

Voucher a kasa fiskalna w pigułce

• Bon jednego przeznaczenia (SPV) – ewidencjonujemy na kasie fiskalnej, ponieważ dotyczy usługi/towaru o określonej stawce VAT.
• Bon różnego przeznaczenia (MPV) – nie ewidencjonujemy na kasie fiskalnej w momencie wydania bonu – obowiązek podatkowy powstaje przy wykorzystaniu bonu, gdy wiadomo, jakie towary/usługi zakupuje klient.
• Wydanie vouchera MPV bez paragonu fiskalnego z kasy fiskalnej, rejestrujemy za pomocą paragonu niefiskalnego, noty księgowej lub dokumentu KP.
• Niewykorzystany voucher MPV jest zyskiem niepodlegającym opodatkowaniu VAT. Należy od niego odprowadzić podatek dochodowy.

Czym jest bon jednego przeznaczenia?

Na początek trzeba zaznaczyć, że sytuacja podatkowa bonów została określona w Ustawie o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535). Definicję bonu jednego przeznaczenia znajdziemy w przepisach ogólnych Ustawy:

43) bonie jednego przeznaczenia – rozumie się przez to bon, w przypadku którego miejsce dostawy towarów lub świadczenia usług, których bon dotyczy, oraz kwota należnego podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze z tytułu dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług są znane w chwili emisji tego bonu.

Powyższa definicja wyjaśnia, że bon jednego przeznaczenia posiada określone i jasne parametry. Wiemy, jaki towar lub usługę można za niego kupić i w jakim kraju – znamy więc od początku przypisaną stawkę VAT. To niezwykle istotna sprawa dla określenia momentu powstania obowiązku podatkowego, który w tym przypadku pojawia się w momencie sprzedaży vouchera. Kasa fiskalna musi go zarejestrować od razu. Z punktu widzenia organów podatkowych jest traktowany jak zaliczka.

Przykład: Pan Nowak kupił w myjni samochodowej voucher na „Mycie Complex” za 100 zł. Ponieważ wiadomo, że to usługa mycia (8% VAT), voucher powinien być nabity na kasę od razu w momencie wydania go klientowi.

Warto wiedzieć, że mało intuicyjna nazwa “bon jednego przeznaczenia” pochodzi z języka angielskiego, od słów Single-Purpose Voucher. W skrócie bon jednego przeznaczenia nazywa się więc bonem SPV.

UWAGA! Nawet bon na ściśle określoną usługę może stać się bonem różnego przeznaczenia (MPV), jeśli można go zrealizować w oddziałach firmy w różnych krajach. Brak pewności co do miejsca dostawy w momencie emisji bonu uniemożliwia określenie należnego podatku, co wyklucza uznanie go za SPV.

Czym jest bon różnego przeznaczenia?

Definicję bonu różnego przeznaczenia również znajdziemy w Ustawie o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535), choć jest ona bardzo lakoniczna:

44) bonie różnego przeznaczenia – rozumie się przez to bon inny niż bon jednego przeznaczenia.

Właściwości podatkowe bonu różnego przeznaczenia Ustawa o podatku od towarów i usług opisuje dokładniej w Rozdziale 2a:

Art. 8b. 1. Faktyczne przekazanie towarów lub faktyczne świadczenie usług dokonane w zamian za bon różnego przeznaczenia przyjmowany przez dostawcę lub usługodawcę jako wynagrodzenie lub część wynagrodzenia podlega opodatkowaniu podatkiem. Nie podlega opodatkowaniu podatkiem wcześniejszy transfer bonu różnego przeznaczenia.

W odróżnieniu od bonu jednego przeznaczenia (SPV), bon różnego przeznaczenia nie zawiera informacji o tym, co dokładnie będzie przedmiotem kupna. Sprzedaż takiego vouchera nie powinna być nabita na kasę fiskalną. Nie jest bowiem możliwe określenie właściwej stawki VAT w momencie emisji bonu. Jeśli bonem można zapłacić za towary z różnymi stawkami VAT (np. 5% i 23%), to zawsze będzie to bon różnego przeznaczenia.

Przykład: Pani Kowalska dostaje kartę podarunkową z popularnej księgarni za 100 zł. Za jakiś czas kupuje w księgarni dwie książki ze stawką VAT 5% i zestaw długopisów ze stawką 23% VAT. Sprzedawca nabija towar na kasie fiskalnej i wydaje paragon, odprowadzając należny podatek.

Nazwa bonu różnego przeznaczenia również wywodzi się od angielskich słów Multi-Purpose Voucher. Często jest nazywany w skrócie bonem MPV.

Kiedy muszę nabić voucher na kasę fiskalną? Różnica pomiędzy bonem SPV i MPV

Nie każdy voucher trzeba nabić na kasę fiskalną – wszystko zależy od tego, czy jest to bon jednego przeznaczenia (SPV), czy bon różnego przeznaczenia (MPV). Najprościej zrobić to, odpowiadając na pytanie: czy w momencie wydania bonu wiem dokładnie, ile podatku VAT trzeba będzie od niego odprowadzić?

• Jeśli tak – jest to bon jednego przeznaczenia (SPV), o określonej stawce VAT. Podatek jest naliczany w momencie, gdy sprzedajesz klientowi voucher. Kasa fiskalna rejestruje transakcję i wydaje paragon.
• Jeśli nie – jest to bon różnego przeznaczenia (MPV). Nie ma określonej stawki VAT. Sprzedając taki voucher, nie nabijasz go na kasę fiskalną. Podatek odprowadzasz, gdy klient zrealizuje bon.

Kluczowe różnice pomiędzy bonem SPV i MPV w pigułce

Jak zarejestrować sprzedaż vouchera bez kasy fiskalnej?

Ustaliliśmy, że przy bonie różnego przeznaczenia (MPV) nie należy wystawić paragonu fiskalnego w momencie sprzedaży bonu. Jak więc zaksięgować środki otrzymane za voucher, jeśli nie możemy ich nabić na kasę fiskalną?

Jakie dowody księgowe wykorzystać w sprzedaży voucherów MPV?

Istnieje kilka dróg, by rozwiązać ten problem. Klientowi można wystawić:

• paragon niefiskalny – to najwygodniejsza opcja, jeśli posiadasz odpowiednie oprogramowanie sprzedażowe. Gwarantuje Ci automatyczne rozliczenie vouchera, jeśli zostanie zrealizowany.
• dokument KP (Kasa Przyjęła) – sprzedawca wypisuje ręcznie bloczek, potwierdzający przyjęcie gotówki. Najczęściej stosowane w małych punktach usługowych lub handlowych.
• nota księgowa – dokument zawierający sformułowanie “Obciążamy nabywcę kwotą X z tytułu wydania bonu”. Często stosowane w kontaktach B2B.

Dlaczego należy prowadzić ewidencję voucherów nawet bez kasy fiskalnej?

Co się stanie, jeśli za swoje bony MPV nie wystawiasz żadnych dowodów zapłaty? Po pierwsze utworzysz w kasie manko o wartości sprzedanego vouchera – będziesz miał więcej pieniędzy, niż wskazują na to dokumenty fiskalne. W razie kontroli skarbowej może to zostać uznane za próbę sprzedaży z pominięciem kasy fiskalnej i ukrycia dochodu.

Po drugie, potrzebujesz potwierdzenia dla celów księgowych. Bez jakiegokolwiek dokumentu potwierdzającego wydanie vouchera, nie będzie podstawy by wpisać pieniądze z jego sprzedaży do KPiR. Wszystko musi zostać odpowiednio udokumentowane.

Czy rozliczyć sprzedaż niewykorzystanego vouchera na kasie fiskalnej?

Odpowiedź może być nieco szokująca, ale nie – nie należy rozliczać na kasie fiskalnej niewykorzystanego przez klienta vouchera. Dlaczego? Nabicie na kasę wiąże się z obowiązkiem rozliczenia VAT. Natomiast zgodnie z ustawą o VAT, opodatkowaniu podlega odpłatna dostawa towarów lub odpłatne świadczenie usług. Jeśli bon MPV wygaśnie, nie doszło do czynności podlegającej opodatkowaniu. Dlatego od kwoty niewykorzystanego bonu MPV nie odprowadzasz podatku VAT.

Pamiętaj jednak, że zysk z niewykorzystanych voucherów, wciąż będzie opodatkowany podatkiem dochodowym jako “pozostałe przychody operacyjne”. Dla wpisu w księgach ważne będą sporządzone wcześniej dowody księgowe ze sprzedaży voucherów MPV.

Ważne! W regulaminie sprzedaży bonów musi znaleźć się jasny zapis o terminie ważności oraz informacja, że po jego upływie środki nie podlegają zwrotowi. Bez tego klient mógłby domagać się zwrotu wpłaconej kwoty, powołując się na nienależne wzbogacenie firmy.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o vouchery i kasę fiskalną

Jak zarejestrować na kasie fiskalnej płatność, jeśli wartość zakupów przekracza wartość bonu?

W takim przypadku należy płatność za paragon rozbić na odrębne formy płatności. Na przykład kwotę 150 zł, rozbijamy na 100 zł z formą płatności “BON” i 50 zł z formą płatności “KARTA”.

Czy za nabycie bonu różnego przeznaczenia mogę klientowi wydać fakturę imienną?

Nie, ponieważ w świetle Ustawy o VAT to nie jest sprzedaż. Za sprzedaż uznaje się odpłatną dostawę towarów lub odpłatne świadczenie usług. Sama sprzedaż bonu MPV nie jest sprzedażą towaru, a jedynie wymiana gotówki na inny środek płatniczy.

Czy mogę odmówić przyjęcia bonu po terminie ważności?

Tak, pod warunkiem, że termin ważności był jasno określony w momencie zakupu (na samym bonie lub w regulaminie). Z punktu widzenia księgowego, po upływie terminu bon staje się Twoim przychodem (podatek dochodowy), ale usługa wygasa.

Czy na paragonie za towar opłacony bonem musi być informacja „Płatność bonem”?

Tak, jest to bardzo wskazane dla celów ewidencyjnych. Nowoczesne kasy fiskalne pozwalają na zdefiniowanie formy płatności „Bon” lub „Inne/Voucher”. Dzięki temu kwoty zrealizowane bonami zostaną wykazane w raporcie dobowym kasy fiskalnej.

Jak ewidencjonować voucher na kasie fiskalnej? Poradź się specjalistów!

Wielu naszych klientów wykorzystuje w codziennej pracy bony, karty podarunkowe i vouchery. Kasy fiskalne i systemy, które dla nich wybraliśmy i zaprogramowaliśmy, są idealnym wsparciem w ich sprzedaży. Sekret tkwi w tym, żeby już na etapie rozmowy z klientem określić jego potrzeby. Później, już w trakcie szkolenia, upewniamy się, że klient umie obsłużyć nie tylko podstawowe funkcje kasy fiskalnej czy swojego systemu. Jeśli tego potrzebuje, będzie także z łatwością rozliczał vouchery i mieszane formy płatności.

Czy planujesz w swojej działalności wdrożyć vouchery, a przy okazji potrzebujesz też kasy fiskalnej? Czekamy na Ciebie na ulicy Gorczyczewskiego 4 w Poznaniu. Od prawie 30 lat pomagamy przedsiębiorcom w Poznaniu i w całej Polsce. Dlaczego miałbyś nie dołączyć do grona naszych zadowolonych, pewnych siebie klientów? Zapraszamy do kontaktu pod naszym handlowym numerem telefonu 696 357 511.

Autorem poradnika jest Borys, Dyrektor Handlowy Mico, który od 5 lat doradza naszym klientom w doborze kas fiskalnych i systemów sprzedażowych.

Skontaktuj się z nami!